Facilitymanagement
TOPdesk für Facilitymanagement ist eine CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) zur Unterstützung von Facility-Abteilungen. Die CAFM-Software unterstützt Sie unter anderem bei der Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden, Störungen, Wünschen und ähnlichen Meldungen und ermöglicht die Reservierung von Organisationselementen. Detaillierte Übersichten, To-do-Listen, Arbeitsaufträge und Reports sind von grundlegender Bedeutung.
CAFM-Rundumlösung
TOPdesk für Facilitymanagement ist eine umfassende CAFM-/ Assetmanagement-Software. Wichtige Basisdaten werden übersichtlich erfasst: Mitarbeiter, Lieferanten, Inventarobjekte, Standorte, Räumlichkeiten. Die Anwendung unterstützt Prozesse wie das Reservieren von Räumen, die Kfz-Flottenverwaltung, die Schlüsselverwaltung, das Gebäudemanagement, das Vertragsmanagement und die Mehrjahresplanung.
Das Erfassen von Beschwerden, Wünschen, Informationsanfragen sowie Störungen gestaltet sich in TOPdesk denkbar einfach. Beim Registrieren koppeln Sie die Meldungen an die Stammdaten des Mitarbeiters, an Räume und an Inventar. Anhand von Kategorien können Sie Meldungen filtern und unterschiedlichen Bereichen zuordnen. Mit Arbeitsaufträgen ausgestattet machen sich Ihre Spezialisten zur Bearbeitung von Meldungen auf den Weg.
Eine Meldung kann telefonisch, per E-Mail oder über den Online-SelfServiceDesk von TOPdesk eingehen. Auf den SelfServiceDesk können Ihre Mitarbeiter bequem zugreifen, zum Beispiel über das Intranet Ihrer Organisation.
In TOPdesk können Sie zahllose Objekte reservieren: Räume, Beamer, Autos, Inventar, Parkplätze usw. In die Reservierungen können zusätzliche Leistungen, wie zum Beispiel Catering, mit aufgenommen werden. Beim Reservieren von Räumen und Inventarobjekten haben Sie gleichzeitig Einsicht in Verfügbarkeit, Planung, Kosten, Vereinbarungen und Zuständigkeiten. Anhand von Lauflisten können die Reservierungen verfolgt werden.
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Ihre Facility-Organisation ist für die Bewirtschaftung von Gebäuden und Inventarobjekten wie Autos, Geräten, Schlüsseln und anderen Assets zuständig. Ein großes Vermögen in Aktiva und Passiva, deren Qualität, Verfügbarkeit und finanzielle Administration in Ordnung sein muss. Das Inventarmanagement dient der Registrierung und Überwachung dieser Objekte, sodass diese gut und effizient verwaltet werden. Mittels detaillierter Beschreibungen werden die Objekte und deren Beziehungen untereinander im System erfasst. Das Inventarmanagement ist die Basis für alle weiteren Prozesse in TOPdesk, unter anderem die Kfz-Flottenverwaltung, Reservierungen, Meldungen und Wartungen. |
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MIt der Kfz-Flottenverwaltung in TOPdesk steht Ihnen eine Übersicht Ihres Fuhrparks und der zugehörigen Informationen zur Verfügung. Relevante Daten wie Kosten, Abschreibung, TÜV, Reparaturen usw. werden für jedes Fahrzeug miterfasst.
Dank des hohen Integrationsgrades von TOPdesk-Software können Fahrzeuge über das Reservierungsmodul auch reserviert werden. Sie haben jederzeit Einsicht in Standorte und Nutzer Ihrer Fahrzeuge. Ideal zum Beispiel dann, wenn Ihre Fahrzeuge von Teams genutzt werden. |
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Über die Schlüsselverwaltung ist immer ersichtlich, welche Schlüssel zu welchem Schlüsselbund, zu welcher Person und zu welchem Raum gehören. Zu jedem Türschloss erfassen Sie Modell, Status, Hersteller, Einbaudatum und gegebenenfalls Zugangscodes. Wenn neue Mitarbeiter Schlüssel erhalten, ein interner Umzug organisiert werden muss oder ein Schlüssel verloren geht, halten Sie dies alles in TOPdesk fest. |
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Verträge oder Absprachen mit externen Parteien und Lieferanten werden über das Vertragsmangement von TOPdesk geregelt. Hierüber sind Laufzeit, Kündigungsfrist, Erinnerungsdatum, Kosten und bereits erbrachte Leistungen eines Vertrages einsehbar. Auch interne Vereinbarungen (oder SLAs) können im Vertragsmanagement getroffen werden.
Über die Erinnerungsfunktion kann das System automatisch Nachrichten verschicken, zum Beispiel per E-Mail. Fällt eine Meldung, Anfrage oder Beschwerde unter eine vertragliche festgehaltene Vereinbarung, erinnert TOPdesk Sie an diese Übereinkunft.
Über das Modul Gebäudemanagement erfassen Sie Gebäude sowie Angaben zu Abmessungen und Verwendung. Die AutoCAD-Verknüpfung ermöglicht die Einbindung von Zeichnungen. Aktivitäten aus Mehrjahresplanungen registrieren Sie als Projekte oder periodische Aktivitäten. Jedes Projekt wird in Phasen und Aktivitäten unterteilt, die Sie mit einer Planung und einer Veranschlagung der Kosten versehen können. Werden diese überschritten, werden Sie automatisch informiert.
Periodische Aktivitäten sind oft unterstützende Tätigkeiten wie Kontrollen, Wartungsmaßnahmen, Checklisten und Ähnliches. Hierzu zählen zum Beispiel Reinigungsarbeiten, Legionella-Checks oder präventive Wartungstätigkeiten. Serien von periodischen Aufgaben können in Schemata zusammengefasst werden. Anhand eines Planers koordinieren Sie die vielen unterschiedlichen Aufgaben, die in Ihrer Facility-Abteilung anfallen und können Sie einsehen, welche Aktivitäten wann, von wem und wie oft ausgeführt werden.
Jede Organisation, die Vorräte verwaltet, möchte dies so strukturiert wie möglich tun. Neben aussagekräftigen Übersichten der Vorräte und Bestellungen ist auch wichtig, dass Daten wie Besteller, Bearbeiter und interner Bestimmungsort der Bestellungen direkt ersichtlich sind. Diese und alle weiteren logistischen Abläufe können in TOPdesk definiert und verfolgt werden. TOPdesk schlägt Ihnen vor, eine neue Bestellung aufzugeben, sobald ein Vorrat durch eine interne Bestellung den vorab definierten Sicherheitsvorrat unterschreitet.
Shared-Service-Center
In vielen Organisationen ist die Facility-Abteilung in ein Shared-Service-Center integriert, mit dem verschiedene Bereiche unterstützt werden: IT, Facility, Finanz-, Personal- und Beschaffungswesen. TOPdesk unterstützt nicht nur alle spezifischen Facility-Prozesse, sondern auch alle übergreifenden Prozesse wie das Ticketmanagement und das Vertragsmanagement. Mittels Filterfunktion und Rollensystem können die Daten nach Bereich getrennt werden. Daher eignet sich TOPdesk hervorragend zum Einsatz in Shared-Service-Centern.
Schrittweises Implementieren von Modulen
TOPdesk ist modular aufgebaut, sodass (Facility-)Organisationen den Prozess- und Funktionsumfang selbst wählen. So bezahlen Sie nur für Komponenten, für die Sie auch tatsächlich Bedarf haben. Außerdem ermöglicht es ein schrittweises Implementieren der Software. Unsere Erfahrung zeigt, dass sukzessive durchgeführte Software-Implementierungen meist sowohl schneller als auch erfolgreicher verlaufen.
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