Contractbeheer en SLM

In de module Contractbeheer en SLM (Service Level Management) worden contracten met externe partijen, leveranciers en interne klanten vastgelegd. Dit biedt inzicht in de onderhoudskosten, de termijnen en de voorwaarden. Als u een melding registreert waarop een contract van toepassing is, herinnert TOPdesk u aan de afspraken van het contract.

De voordelen van Contractbeheer en SLM met TOPdesk

TOPdesk is volledig webbased;
De contracten zijn overal en altijd toegankelijk voor medewerkers met bijbehorende rechten;
Omdat alle contracten op één plek zijn opgeslagen, krijgt iedereen inzicht in de huidige leveranciers. Hierdoor kan er schaalvoordeel behaald worden;
Uitgebreide rapportagemogelijkheden en KPI’s en een betere sturing van het inkoopproces;
Het digitaal beheren van uw contracten bespaart u geld, papier en is beter voor het milieu;
TOPdesk beheert ook ‘underpinning contracts’;
Signalering om (ongewilde) contracten tijdig op te kunnen zeggen.

Service Level Agreements

Service Level Agreements (SLA’s) zijn afspraken die u maakt met uw klanten over het aan te bieden serviceniveau. Door middel van SLA’s creëert u duidelijkheid over de diensten die u levert, zowel bij uw serviceorganisatie als bij uw gebruikers. De afspraken die gemaakt zijn over doorlooptijden van meldingen worden automatisch getoond bij het registreren van binnenkomende meldingen. Uw dienstverlening wordt inzichtelijk, controleerbaar en beheersbaar. Zo houdt u met KPI’s de dagelijkse gang van zaken in de gaten.

contractbeheer overzicht

Leverancierscontracten

Met de module Contractbeheer en SLM kunt u alle leverancierscontracten registreren. Zo heeft u alle zaken over deze contracten op een rijtje: contactinformatie, de lopende contracten per leverancier en het contract zelf in bijvoorbeeld pdf-formaat.

Dienstencatalogus

De eerste stap in het SLA-proces bestaat uit het opstellen van een dienstencatalogus. Hierin definieert u alle diensten die uw afdeling kan leveren. Per dienst kunt u verschillende dienstenniveaus bepalen waaruit uw klanten kiezen. Met servicewindows reguleert u de afhandeling van meldingen. De prioriteit van een melding in TOPdesk wordt onder andere vastgesteld door de afspraken die u heeft vastgelegd in uw (SLA)contracten.

contractbeheer statistisch

Prijs-kwaliteitwaarborging

TOPdesk berekent automatisch of de doorlooptijd van uw interne dienst strookt met de afspraken die u heeft gemaakt met externe partijen. Dit resulteert in een contract tussen u en uw klant. Omdat TOPdesk nauwkeurig in de gaten houdt of de geleverde diensten voldoen aan de voorafgestelde voorwaarden van de klant, wordt de kwaliteit van uw dienstverlening gewaarborgd.

contractbeheer leveranciers

Inkoopproces

Een belangrijk onderdeel van de module Contractbeheer en SLM is het ondersteunen van uw inkoopproces. Met TOPdesk kunt u bijvoorbeeld uw voorlopige contracten registreren en inschatten wat het effect op uw organisatie is. Zo kunt u het contract afsluiten dat bij uw organisatie past. Ook biedt de leveranciersbeoordeling u relevante informatie over uw leveranciers. U wordt op tijd gewaarschuwd wanneer welke contracten verlopen, zodat er geen contracten onnodig of ongewild doorlopen.

Modules