TOPdesk Magazine, hèt service management platform, behandelt onderwerpen die spelen in de wereld van professionele servicedesken en is een initiatief van TOPdesk Nederland.

Popular Pages

Module Uitgelicht: Configuratiebeheer
Beter, efficiënter, transparanter
Van KWIS naar ITIL
Klant in beeld: Rabobank Rotterdam
Succesvol samenwerken van Facilitaire Zaken en ICT

Editors choice

Van KWIS naar ITIL
Column: Resultaten uit het verleden
P&O-workflows in TOPdesk
Module Uitgelicht: Configuratiebeheer

Recent comments

Set your life time easier take the
Bob, ik ben grote voorstander van h
Beste Rob, Wij hebben inderdaad
Bob, Ik heb je stuk even doorgel
Bedankt voor de tip, het is aangepa

TOPdesk 4.2 Uitgelicht: Reserveringen

Uit onze consultancy-ervaring blijkt dat reserveringenmedewerkers met slechts een paar handigheidjes al efficiënter kunnen werken en daardoor zelf tevredener zijn met hun werk. Hieronder volgen enkele tips om het werk van reserveringenmedewerkers makkelijker te maken, uitgesplitst per rol in het reserveringenproces: voor de aanvrager, de reserveringsbehandelaar en de dienstenbehandelaar.

Reserveringenbehandelaar

De reserveringenbehandelaar is de spin in het web in het reserveringenproces. Hij is ervoor verantwoordelijk dat een geschikte ruimte wordt gereserveerd en dat de gereserveerde diensten op de to-dolijsten van de juiste dienstenbehandelaar komen.

Vanaf TOPdesk Enterprise versie 4.2 kunt u per dienst (voorheen ‘voorzieningen’ genoemd) een bloktijd voor of na een reservering instellen. Het gebruik van een bloktijd is bijvoorbeeld handig als vóór een vergadering de opstelling in een vergaderruimte nog aangepast moet worden. Wanneer u bij de dienst ‘Opstelling aanpassen’ een bloktijd van 30 minuten instelt, kan de vergaderruimte tijdens deze 30 minuten niet door iemand anders gereserveerd worden; de reserveringenbehandelaar hoeft hier dus geen rekening meer mee te houden.

 

Daarnaast kunt u per dienst een standaard diensten-behandelaar aangeven. De reserveringenbehandelaar hoeft dan niet zelf uit te zoeken wie de dienst moet uitvoeren. De gereserveerde dienst komt dan bij het koppelen aan de reservering automatisch op de to-dolijst van de juiste dienstenbehandelaar terecht. De standaard dienstenbehandelaar kunt u instellen op de Dienstenkaart.

Per faciliteit (ruimte of object) kunt u een standaarddienst instellen die altijd aangeboden wordt als de faciliteit wordt gereserveerd. Op deze manier wordt de dienst automatisch gekoppeld als voor deze faciliteit een reservering wordt gemaakt. De reserveringenbehandelaar hoeft deze dienst niet meer handmatig aan de reservering te koppelen. Op de Dienstenkaart kunt u per gekoppelde ruimte aangeven of de dienst standaard wordt aangeboden.

Dienstenbehandelaar

De dienstenbehandelaar voert de gereserveerde diensten als ‘Beamer klaarzetten’, ‘Lunch’ of ‘Koffie & thee’ daadwerkelijk uit en is daardoor vaak onderweg.

Omdat de dienstenbehandelaar weinig achter de pc zit, is er in TOPdesk een praktische printbare checklist speciaal voor de dienstenbehandelaar. Het is handig om bij het inrichten van de module het to-do-overzicht zo in te stellen dat alle relevante informatie zoals tijdstip, aantal en de bezorgingslocatie voortaan in de checklist verschijnt. Aan het einde van de dag kan hij op de checklist de voltooide taken eenvoudig in één keer afmelden. Het icoon ‘Checklist’ vindt u bij de to-dolijst van gereserveerde diensten rechtsbovenaan.

Aanvrager

De aanvrager is degene die het proces in gang zet door een reservering te doen. Voor een vergadering bijvoorbeeld kan de aanvrager een reservering maken voor een ruimte en de dienst ‘koffie en thee’ bestellen.

Bij het inrichten van het reserveringenproces kunt u de aanvrager én de reserveringenbehandelaars tijd besparen door aanvragers zelf hun reservering te laten inplannen via de SelfServiceDesk. De aanvrager kan zelf de planner inzien, een reservering doen, en sinds TOPdesk Enterprise 4.2 ook makkelijk diensten toevoegen: hij kiest een van de beschikbare diensten en geeft hier zelf het aantal en tijdstip aan. In de SelfServiceDesk kan de aanvrager ook heel makkelijk zelf zijn reserveringen bijhouden. Als u ervoor kiest aanvragers de SelfServiceDesk te laten gebruiken, is het wel belangrijk dat de aanvrager goed geïnformeerd is over de procedure van reserveringen.

 

Extra tips

Snelkoppeling planner

Voor de reserveringenbehandelaar kunt u op het Navigatortabblad een handige snelkoppeling naar de planner instellen. Klik op het icoon ‘TOPdesk Navigator instellen’ op het tabblad Navigator. Op het tabblad ‘Snelkoppelingen’ kiest u ‘Nieuwe snelkoppeling toevoegen’. Kies hier voor ‘Voor alle gebruikers’, zet een vinkje bij ‘Openen binnen TOPdesk’, geef de snelkoppeling een naam en vul bij URL het volgende in:
/tas/secure/orange/showsecureplanner.

Opleidingen

Opleidingen zijn een goede manier om mensen actief bij het gebruik van TOPdesk te betrekken. Met de opleiding Reserveringen maken de reserveringenmedewerkers zelf kennis met de Reserveringenmodule.

SelfServiceDesk

U kunt in de SelfServiceDesk een link naar de reserveringenplanner aan de snelkoppelingenlijst toevoegen zodat de aanvrager snel en eenvoudig een nieuwe reservering kan plannen. U doet dit in de behandelaarsgedeelte via het menu Instellingen > Systeeminstellingen > Menu-instellingen SelfServiceDesk > Reserveringen. Hier kunt u een nieuwe link toevoegen met als URL: /tas/public/reservationpublic?action=showpublicplanner. Let op! Het is belangrijk dat u hier een vinkje zet bij de optie “Meenemen in snelkoppelingen”.

Iris Fehse is TOPdesk-consultant. Zij houdt zich veel bezig met Facility Management en heeft zich gespecialiseerd in het reserveringsproces.

Links

TOPdesk corporate website
TOPdesk Community
TOPdesk Extranet
Werken bij TOPdesk

Alle artikelen op deze site zijn eigendom van TOPdesk. Copyright 2006-2010 TOP Informatiesystemen B.V.