Middelenbeheer

Een organisatie bestaat uit talloze apparaten, computers, software, inventaris en andere objecten. Middelenbeheer (Configuratiebeheer) helpt u om deze zaken te registreren en te controleren zodat u verzekerd bent van een goed en efficiënt beheer. Door middel van gedetailleerde beschrijvingen worden de objecten en de onderlinge connecties beschreven.

Identificeren van belangrijke objecten

Elk belangrijk bedrijfsmiddel krijgt een unieke identificatie of een naam. Op deze manier krijgt u een helder overzicht van alle objecten die u ondersteunt. TOPdesk onderscheidt vijf soorten objecten: hardware, software, telefonie, netwerkcomponenten en inventaris. U kunt objecten koppelen aan één of meer personen, persoonsgroepen, vestigingen of aan een configuratie. Configuraties zijn een handig middel om de relatie tussen objecten te beschrijven. U groepeert via de Configuratiekaart een aantal objecten, bijvoorbeeld een werkplek. Verder geeft u aan welke gebruiker met de groep objecten werkt en waar deze in de organisatie staat.

Voordelen

• Identificatie van belangrijke bedrijfsmiddelen;
• Registratie van hardware, software, inventaris, etc.;
• Licentiebeheer;
• Aparte Hardware-, Software, Telefonie-, Netwerkcomponent- en Inventariskaarten;
• Locatiebeheer;
• PC-audit met behulp van TOPsis.

Registratie van hardware in TOPdesk

In de Hardwarekaart registreert u alle gegevens die betrekking hebben op hardware-objecten. Informatie over aankoop en garantie, onderhoudscontracten en de personen die gebruik maken van het object is in één oogopslag beschikbaar.

Configuratiebeheer is gekoppeld aan het proces Incidentbeheer. Op de Hardwarekaart treft u een overzicht aan van de incidenten waarbij het object betrokken is. Het beheer van deze processen is hiermee vereenvoudigd.

Licentiebeheer van software

De registratie van software-applicaties maakt het mogelijk de licenties eenvoudig te bewaken. U heeft een duidelijk overzicht van de beschikbare licenties, de prijzen en de personen of machines die deze licenties gebruiken. U ziet hoeveel licenties u nog over heeft. Op het moment dat u nog weinig licenties over heeft, helpt TOPdesk u om te analyseren hoeveel geautoriseerde licenties er gebruikt worden. Uw licentiebeheer is hierdoor aanzienlijk eenvoudiger en efficiënter.

Telefonie, netwerkcomponenten en inventaris

TOPdesk Enterprise biedt u de mogelijkheid om uw telefoniesystemen, netwerkcomponenten en inventaris op een gedetailleerd niveau te registreren. Het telefoonnetwerk binnen uw organisatie registreert u op aparte kaarten, inclusief informatie over abonnementen, aansluitingen en onderhoud. Afhankelijk van het detailniveau binnen uw organisatie, registreert u hubs en switches op de Netwerkcomponentkaarten. Op Inventariskaarten registreert u bedrijfsmiddelen als bureaustoelen, bedrijfsauto’s en kasten.

Locatiebeheer in TOPdesk

TOPdesk biedt u de mogelijkheid om objecten en gebruikers aan elkaar te koppelen. Op deze manier verzamelt TOPdesk uitgebreide informatie met betrekking tot de gebruiker en de locatie van een object. Locatiebeheer in TOPdesk geeft u een grafische weergave van alle locaties binnen uw vestiging en de personen en objecten die zich op deze locaties bevinden. Via het Locatiebeheer opent u de bij een locatie behorende kaarten van objecten en personen.

Hardware scannen met TOPsis

TOPsis is het automatische TOPdesk-inventarisatieprogramma om al uw hardware te scannen. Het verzamelt technische gegevens van werkstations in uw organisatie. TOPsis kan een live scan uitvoeren van een PC of de scangegevens wegschrijven naar een tijdelijk bestand. U kunt TOPsis ook opnemen in het inlogscript van een werkstation. Het is ook mogelijk een handmatige scan van een werkstation uit te voeren.

Elke keer als u een werkstation scant, vindt TOPsis een grote hoeveelheid componenten. Een groot aantal van deze componenten zullen irrelevant zijn voor uw dagelijkse werkzaamheden. TOPsis biedt u de mogelijkheid om te bepalen welke componenten er getoond moeten worden. Informatie met betrekking tot ieder component wordt in een referentiedatabase opgeslagen. Als dezelfde componenten gevonden worden op een ander werkstation, weet TOPsis of en hoe deze weergegeven moeten worden.