Voorraad en bestellingen

Iedere organisatie die een voorraad bijhoudt wil een gestructureerd overzicht van deze voorraden en bestellingen. Daarin moet ook duidelijk zijn wie de bestellingen doen en waar de bestelde artikelen naar toe moeten. Alle logistieke handelingen kunt u met de Voorraad- en Bestelbeheermodule vastleggen en volgen.

Overzicht in uw voorraden en bestellingen

Met Voorraad- en Bestelbeheer verkrijgt u een goed overzicht in voorraden en lopende bestellingen. Tevens is het duidelijk wie de bestellingen doen en waar de bestelde artikelen naar toe moeten. Als behandelaar plaatst u bestellingen en wijst u binnengekomen artikelen toe aan de voorraad of de bedrijfsmiddelen.

Voordelen

Inzicht in lopende bestellingen;
Beheer van de voorraad en veiligheidsvoorraad;
Aparte artikelendatabase;
Opname van artikelen in Configuratiebeheer eenvoudig;
Boekhoudkundige en administratieve procesflow-informatie.

Artikelen en bestelaanvragen

Alle bedrijfsmiddelen zijn vastgelegd op zogenaamde Artikelkaarten. Dit vormt de artikelendatabase waaruit u bij een bestelaanvraag de juiste artikelen selecteert. Een bestelaanvraag kan door iedere gebruiker in uw organisatie ingediend worden.

U legt vast welk artikel besteld moeten worden en wat de gewenste leverdatum is. Vervolgens wordt het artikel bij de leverancier besteld. De lopende bestellingen volgt u via uw to-do-lijst. Binnengekomen artikelen wijst u toe aan de verschillende aanvragers.

Wilt u meerdere artikelen aanvragen in één bestelling? Een bestelling voor het inrichten van een nieuwe werkplek kan bijvoorbeeld gaan om een bureau, een bureaustoel, een computer en een beeldscherm. Deze artikelen koppelt u aan één bestelling en bestelt u vervolgens bij de verschillende leveranciers.

Veiligheidsvoorraad

U kunt gebruik maken van een zogeheten veiligheidsvoorraad. Dit betekent dat u in de kaart van een artikel aangeeft hoeveel u daarvan standaard op voorraad wilt hebben. Wanneer de voorraad afneemt onder de vastgestelde veiligheidsvoorraad krijgt u in uw to-do-lijst een herinnering dat de desbetreffende voorraad weer op peil moet worden gebracht.

Koppelingen

Doordat Voorraad- en Bestelbeheer geïntegreerd is met Configuratiebeheer wordt het samenstellen van nieuwe bestellingen nog eenvoudiger. Bedrijfsmiddelen voegt u zeer gemakkelijk aan de voorraad toe.

De Voorraad- en Bestelbeheermodule maakt onderscheid tussen configuratie-items (artikelen uit de database) en ‘bulkgoederen’ zoals muizen, briefpapier of printer-cartridges. Hierdoor kunt u deze artikelen apart van elkaar beheren. In financiële (ERP-) processtromen is voornamelijk de boekhoudkundige informatie aanwezig. TOPdesk koppelt hieraan nu ook de administratieve procesflow.