Gebeurtenissen en Acties

Uitwisseling van informatie tussen medewerkers van uw servicedesk onderling en met gebruikers is van groot belang voor uw dienstverlening. Met de Gebeurtenissen- en Actiesmodule geeft u sturing aan uw dienstverlening en beheert u de uitwisseling van informatie. U kunt met gebeurtenissen en acties bepalen wie er op welk moment en op welke manier op de hoogte wordt gebracht van veranderingen in uw ICT-organisatie.

Wat zijn gebeurtenissen?

Gebeurtenissen zijn momenten die in TOPdesk Professional plaatsvinden. Een gebeurtenis is bijvoorbeeld het veranderen van een bepaald veld, het verplaatsen van een object binnen de organisatie, het aanmaken van een kaart of het verstrijken van een tijd (afspraaktijd is niet gehaald, contract loopt af, etc.). Het is voor iedere kaart in TOPdesk mogelijk gebeurtenissen en acties te definiëren. Deze momenten definiëert u in de Gebeurtenissen- en Actiesmodule. Definiëren houdt in dat u aangeeft wat de kenmerken zijn van een gebeurtenis. Na het definiëren van de gebeurtenissen koppelt u één of meer acties die moeten volgen op de het plaatsvinden van de gebeurtenis.

Acties

Acties vinden plaats naar aanleiding van een gebeurtenis. De module maakt hierbij onderscheid in vier acties, namelijk: e-mailberichten versturen, automatisch uitvoeren van bestanden, HTTP-Requests voor het aansturen van webapplicaties en het genereren van logfiles.

Voorwaarden:

geeft u sturing aan uw service management;
genereert u acties vanuit alle kaarten en velden in TOPdesk;
neemt u acties op in het contextmenu bij velden als specifieke actie;
kunt u velden uit TOPdesk als parameters aan acties meegeven.

E-mail versturen en bestanden laten uitvoeren

Een van de functionaliteiten om het contact met uw eigen klanten voorspoedig te laten verlopen, is het automatisch verzenden van e-mailberichten. Met de Gebeurtenissen- en Actiemodule kunt u op specifieke momenten e-mailberichten versturen. De e-mailberichten zijn zelf definieerbaar en kunnen worden aangevuld met velden uit de kaarten van TOPdesk Enterprise, zoals een incidentnummer, de aanmelder of een Object ID.

De Gebeurtenissen- en Actiesmodule kan ook automatisch bestanden laten uitvoeren, zoals een Network Broadcast Message versturen of een extern programma openen.

HTTP-requests en logfiles

Met een HTTP-request is het mogelijk om gegevens uit te wisselen met bijvoorbeeld (web)servers. Een alledaags voorbeeld van een HTTP-request, is het opvragen van een website. Een toepassing van een HTTP-request in TOPdesk is bijvoorbeeld het zoeken in Google met zoektermen uit bepaalde velden in TOPdesk. Een ander voorbeeld is het oproepen van een routeplanner met de adresgegevens van uw vestiging en die van de aanmelder van een incident.

Voorwaarden aangeven

Daarnaast is het mogelijk gebeurtenissen verder te specificeren. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat een e-mailbericht alleen verzonden mag worden als het incident een storing op een server betreft en als de status van een incident gewijzigd wordt naar ‘in behandeling’.