Facilitair beheer

Het registreren van klachten, wensen, informatieverzoeken en storingen (KWIS) doet u in TOPdesk op eenvoudige wijze. Bij het registreren koppelt u deze meldingen eenvoudig aan persoonsgegevens van de medewerker, locaties en bedrijfsmiddelen. Door middel van categorieën kunt u meldingen filteren en over de verschillende disciplines verdelen. Aan de hand van werkorders kunnen specialisten op pad worden gestuurd om de melding te behandelen.

Een melding kan telefonisch of per e-mail binnenkomen. Maar klanten kunnen ook gebruik maken van het webportaal van TOPdesk. Deze SelfServiceDesk kan door medewerkers eenvoudig benaderd worden via bijvoorbeeld het intranet van uw organisatie.

In TOPdesk kunt u tal van middelen reserveren: ruimtes, beamers, wagenpark, vergaderzalen, inventaris, parkeerplaatsen, etc. U kunt een reservering voorzien van aanvullende voorzieningen zoals te leveren catering. Bij het reserveren van ruimtes en middelen heeft u tevens inzicht in debeschikbaarheid, planning, kosten, afspraken en verantwoording. Aan de hand van looplijsten kunnen de reserveringen worden nagelopen.

Contracten en afspraken met externe partijen en leveranciers legt u vast in het Contractbeheer van TOPdesk. Hiermee heeft u een goed inzicht in de looptijd van een contract, de opzeggingstermijn, signaleringsdatum, de kosten en de geleverde diensten. Maar ook interne afspraken (of SLA's) kunt u in het Contractbeheer vastleggen.

Met betrekking tot de signaleringsdatum stuurt het systeem automatisch een melding via bijvoorbeeld e-mail. Ook wanneer u een melding, aanvraag of klacht registreert waar een contract op van toepassing is, herinnert TOPdesk u aan deze contractuele afspraken.

Het Huisvestingsbeheer zorgt voor registratie van panden, vierkante meters en gebruiksfuncties. Door middel van een AutoCAD-koppeling heeft u ook direct inzage in beschikbare tekeningen. Activiteiten binnen het meerjaren onderhoud plan registreert u als projecten of periodieke activiteiten. Elk project deelt u op in fasen en activiteiten. Hieraan hangt u een planning en begroting. Wanneer deze overschreden worden, krijgt u hiervan een melding.

Periodieke activiteiten zijn vaak ondersteunende taken zoals controles, onderhoudswerkzaamheden, checklists en dergelijke. Denk hierbij aan het schoonmaken van ruimtes, legionella controles of preventief onderhoud. Reeksen van periodieke taken kunnen gegroepeerd worden in een schema. Met een planner ziet u direct welke activiteiten plaatsvinden, wie er verantwoordelijk is voor welke taak en hoe vaak en wanneer de acties plaatsvinden. Met de activiteiten planner brengt u structuur in de vele werkzaamheden van de facilitaire afdeling.

Iedere organisatie die voorraden bijhoudt wil een gestructureerd systeem. Daarin moet naast een goed overzicht van de voorraden en bestellingen ook duidelijk zijn wie de bestellingen doen en waar de extern bestelde artikelen intern naar toe moeten. Al deze logistieke handelingen kunt u in TOPdesk vastleggen en volgen. TOPdesk doet een bestelsuggestie wanneer door een interne bestelling(en) de voorraad onder de ingestelde ijzeren voorraad zakt.