{"id":16693,"date":"2021-01-27T12:42:48","date_gmt":"2021-01-27T11:42:48","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topdesk.com\/de\/?p=16693"},"modified":"2024-08-13T14:37:47","modified_gmt":"2024-08-13T12:37:47","slug":"onboarding-workflow-einrichten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topdesk.com\/de\/blog\/onboarding-workflow-einrichten\/","title":{"rendered":"Wie Sie einen Onboarding-Workflow in 2 Stunden einrichten"},"content":{"rendered":"<p><strong>Sie m\u00f6chten Ihren Onboarding-Prozess verbessern? Heute erkl\u00e4re ich Ihnen, wie Sie in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen einen Onboarding-Workflow in nur zwei Stunden erstellen k\u00f6nnen.<\/strong><\/p>\n<h2>Warum ein gemeinsamer Onboarding-Workflow Sinn macht<\/h2>\n<p>Als Beraterin habe ich oft Gelegenheit, Unternehmen bei der\u00a0<a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/de\/blog\/best-practice-onboarding-prozess\/\">Verbesserung ihrer Onboarding-Prozesse<\/a>\u00a0zu unterst\u00fctzen. Mir ist aufgefallen, dass der Eintritt eines neuen Mitarbeiters in vielen F\u00e4llen von jeder Abteilung separat organisiert wird. Oftmals haben die IT-, Facility- und HR-Abteilungen jeweils eigene Prozesse und Checklisten. Das ist bedauerlich. Ein gemeinsamer Workflow erspart viel Arbeit und ben\u00f6tigt wenig Einrichtungszeit. Viele meiner Kunden k\u00f6nnen in einer zweist\u00fcndige Besprechung bereits einen ersten Entwurf erstellen.<\/p>\n<h2>Vorbereitung<\/h2>\n<p>Der erste Schritt sollte immer die Vorbereitung sein. Bei der Planung einer Onboarding-Besprechung gibt es zwei Dinge, die Sie bedenken sollten:<\/p>\n<ul>\n<li>Die richtigen Mitarbeiter einbeziehen. Laden Sie Mitarbeiter ein, die sich mit dem aktuellen Onboarding-Prozess auskennen und Entscheidungsbefugnis haben. Mit den richtigen Kollegen vermeiden Sie S\u00e4tze wie \u201emuss ich nachfragen\u201c oder \u201eich darf das nicht entscheiden\u201c.<\/li>\n<li>Sammeln Sie die ben\u00f6tigten Informationen. Fragen Sie die eingeladenen Mitarbeiter schon im Vorfeld, welche Aufgaben bei ihnen hinsichtlich des Onboardings anfallen. Fragen Sie auch ab, welche Informationen sie f\u00fcr diese Aufgaben brauchen. Beispiele hierf\u00fcr sind: Was f\u00fcr eine Zugriffskarte soll jemand bekommen? Mietwagen: ja oder nein? Welche Gr\u00f6\u00dfe an Arbeitsbekleidung wird ben\u00f6tigt?<\/li>\n<\/ul>\n<h2>W\u00e4hrend der Besprechung<\/h2>\n<p>So plane ich die Besprechung:<\/p>\n<h3>Frage 1: Welche Aufgaben m\u00fcssen ausgef\u00fchrt werden?<\/h3>\n<p>Zu Beginn der Besprechung machen wir eine Aufstellung aller Aufgaben der jeweiligen Abteilung. Zun\u00e4chst pr\u00e4sentiere ich den untenstehenden Standard-Workflow und frage: Ist das korrekt?<\/p>\n<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-16699\" src=\"https:\/\/www.topdesk.com\/de\/wp-content\/media\/sites\/37\/Onboarding.png\" alt=\"\" width=\"1221\" height=\"568\" srcset=\"https:\/\/www.topdesk.com\/de\/wp-content\/media\/sites\/37\/Onboarding.png 1221w, https:\/\/www.topdesk.com\/de\/wp-content\/media\/sites\/37\/Onboarding-300x140.png 300w, https:\/\/www.topdesk.com\/de\/wp-content\/media\/sites\/37\/Onboarding-1024x476.png 1024w, https:\/\/www.topdesk.com\/de\/wp-content\/media\/sites\/37\/Onboarding-768x357.png 768w, https:\/\/www.topdesk.com\/de\/wp-content\/media\/sites\/37\/Onboarding-400x186.png 400w, https:\/\/www.topdesk.com\/de\/wp-content\/media\/sites\/37\/Onboarding-545x255.png 545w\" sizes=\"auto, (max-width: 1221px) 100vw, 1221px\" \/>\n<p>Beispiel eines Onboarding-Workflows in TOPdesk<\/p>\n<p>Dieser Beispiel-Workflow basiert auf unserer Erfahrung mit verschiedenen Unternehmen und vermittelt einen guten \u00dcberblick \u00fcber den Onboarding-Prozess eines Unternehmens. Es handelt sich um keinen Musterplan f\u00fcr alle Unternehmen, sondern eher um einen Startpunkt. Er soll helfen einen kritischen Blick auf das aktuelle Setup zu werfen. Wir diskutieren: Welche dieser Onboarding-Aufgaben fallen bei Ihnen nicht an? Und welche Aufgaben fallen bei Ihnen an, sind aber nicht im Beispiel aufgef\u00fchrt?<\/p>\n<h3>Frage 2: Wie lange dauert jede einzelne Aufgabe?<\/h3>\n<p>Sobald wir alle Aufgaben identifiziert haben, frage ich: Wie lange dauert es, die jeweilige Aufgabe durchzuf\u00fchren? Dabei geht es nicht um die Zeit, die Sie f\u00fcr Ihre eigene Aufgabe ben\u00f6tigen. Es geht um die Zeit, um den ganzen Prozess abzuschlie\u00dfen. Einen Mietwagen anzufragen mag nur f\u00fcnf Minuten dauern. Wenn Sie aber wissen, dass es eine Woche dauert, bis Sie eine Antwort bekommen, dann sollten Sie die ben\u00f6tigte Zeit auch mit einer Woche beziffern.<\/p>\n<h3>Frage 3: Wer f\u00fchrt welche Aufgabe aus?<\/h3>\n<p>Wir machen dann eine Aufstellung, wer welche Aufgabe auszuf\u00fchren hat. In manchen F\u00e4llen reicht es aus, nur die Abteilung zu nennen. In anderen F\u00e4llen m\u00fcssen Sie schon konkreter sein. Ein paar Beispiele: Einen neuen Account zu erstellen ist etwas, das jeder in der IT-Abteilung machen kann. Jedoch k\u00f6nnen nur wenige Mitarbeiter Berechtigungen f\u00fcr vertrauliche Ordner vergeben und nur der Application Manager kann Anwendung X konfigurieren.<\/p>\n<h3>Frage 4: Welche Wechselwirkungen gibt es?<\/h3>\n<p>Der n\u00e4chste Schritt besteht darin, sich die Reihenfolge und die Wechselwirkungen der Aufgaben genauer zu anzuschauen. Es kommt beispielsweise vor, dass die HR-Abteilung zun\u00e4chst eine Personalakte anlegen muss, bevor mit anderen Aufgaben begonnen werden kann. Genau diese Art von Wechselwirkungen machen es wichtig, im Rahmen von Frage 2 realistische Zeiten anzugeben. Wenn Sie einen sehr engen Zeitplan erstellen und eine Aufgabe zu Beginn des Prozesses zu lange dauert, ist der gesamte Zeitplan zunichte gemacht.<\/p>\n<h3>Frage 5: Welche Aufgaben sind notwendig und welche sind optional?<\/h3>\n<p>Zuletzt entscheiden wir, welche Aufgaben immer im Rahmen des Prozesses anfallen und welche optional sind. Beispiel: Jeder neue Mitarbeiter braucht einen AD-Account, aber nicht jeder bekommt einen Mietwagen. Diese Liste mit optionalen Aufgaben wird zu Beginn des Onboarding-Prozesses verwendet. Stellen Sie fest, was genau gemacht werden muss, damit sp\u00e4ter im Prozess keine \u00dcberraschungen auftauchen.<\/p>\n<h2>Der Onboarding-Workflow ist fertig. Was jetzt?<\/h2>\n<p>Wenn alles nach Plan l\u00e4uft, liegt Ihr Workflow jetzt ausgedruckt vor Ihnen. Jetzt m\u00fcssen nur noch wenige Sachen erledigt werden, damit Sie ihn benutzen k\u00f6nnen.<\/p>\n<ul>\n<li>Stellen Sie den Workflow an einer zentralen Stelle zur Verf\u00fcgung, beispielsweise in Form einer Excel-Tabelle oder in einem Servicemanagement-Tool.<\/li>\n<li>Legen Sie fest, wann Sie mit der neuen Arbeitsweise beginnen. Es ist nicht wirklich wichtig, wann Sie beginnen, sofern Ihre Mitarbeiter genug Zeit zur Vorbereitung und die M\u00f6glichkeit haben, Fragen dazu zu stellen.<\/li>\n<li>Kommunizieren Sie den neuen Workflow an Ihre Teams. Informieren Sie die HR-, Facility- und IT-Kollegen \u00fcber den neuen Workflow. Sagen Sie ihnen, wo sie den neuen Workflow finden, wie sie ihn benutzen, wann Sie beginnen m\u00f6chten, damit zu arbeiten und an wen Fragen dazu gestellt werden k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wie Sie sehen, ist die Erstellung eines Workflows nicht so schwierig. Sie brauchen nur etwas Zeit um festzulegen, wie er aussehen soll. Haben Sie Anregungen zum Thema? Teilen Sie es uns gerne in den Kommentaren mit!<\/p>\n<p>F\u00fcr weitere Anregungen zu einem besseren Onboarding-Prozess k\u00f6nnen Sie den Leitfaden unseres Beraters Wes Heemskerk lesen. Er hilft bei der\u00a0<a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/de\/blog\/customer-journey-teil-1\/\">Gestaltung und Verbesserung der Customer Journeys Ihres Servicedesk.<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Sie m\u00f6chten Sie Ihren Onboarding-Prozess verbessern? 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