Jeder IT-Admin kennt es. Seinen Mitarbeitern zu erlauben jede beliebige Anwendung aus dem Internet zu installieren, ist ein Sicherheitsalbtraum. Aber alle Arbeitspl\u00e4tze zu sperren und nur vorab genehmigte Software zuzulassen, schr\u00e4nkt die Produktivit\u00e4t ein und bedeutet einen enormen Verwaltungsaufwand. Wie k\u00f6nnen Sie sich zwischen diesen beiden \u00dcbeln entscheiden? Wer soll all diese Antr\u00e4ge \u00fcberpr\u00fcfen? Wie k\u00f6nnen Sie schnell reagieren, wenn ein Kollege ein neues Tool ben\u00f6tigt?<\/p>\n
In diesem Blogartikel wird eine L\u00f6sung vorgeschlagen, die IT-Teams entlastet und gleichzeitig alle wichtigen Informationen innerhalb Ihrer Organisation verfolgt.<\/p>\n
Datenschutzbestimmungen wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)<\/a> enthalten strenge Regeln f\u00fcr den Umgang mit personenbezogenen Daten. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist entscheidend, um Geldstrafen zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu erhalten.<\/p>\n Die Einhaltung dieser Gesetze erfordert eine umfassende Dokumentation. Ein wichtiger Bestandteil der Einhaltung der DSGVO ist die sorgf\u00e4ltige Aufzeichnung aller von Ihrer Organisation verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Nachverfolgung des Zugriffs und der Notwendigkeit. Diese Dokumentation kostet Zeit, erm\u00f6glicht aber im Falle einer Datenschutzverletzung eine schnelle Benachrichtigung und dient den Beh\u00f6rden als Beweis, dass die Verletzung nicht auf Fahrl\u00e4ssigkeit zur\u00fcckzuf\u00fchren ist.<\/p>\n Die Vorbereitung der Dokumentation zwingt Sie dazu, Ihre Prozesse und Daten kritisch zu \u00fcberpr\u00fcfen. Das ist die perfekte Vorbereitung f\u00fcr den Fall, dass ein ver\u00e4rgerter Kunde seine Datenschutzrechte nutzt, um sich f\u00fcr vermeintliche Ungerechtigkeiten zu r\u00e4chen. Betrachten Sie die Dokumentation als einen Schutzschild gegen k\u00fcnftige Angriffe oder einen erfahrenen Kollegen, der Ihre Arbeit vor der Ver\u00f6ffentlichung \u00fcberpr\u00fcft.<\/p>\n Da Sie und Ihre Kollegen Zugang zu personenbezogenen Daten ben\u00f6tigen, werden Sie immer eine gewisse Registrierung ben\u00f6tigen. Ob Sie Prozesse oder einzelne Anwendungen registrieren, bleibt Ihnen \u00fcberlassen. \u00dcberlegen Sie jedoch, welche Anwendungen und (Anwendungs-)Lieferanten beteiligt sind, um zu pr\u00fcfen, wo Ihre Daten m\u00f6glicherweise landen. Das bedeutet, dass Sie immer ein Verzeichnis dar\u00fcber f\u00fchren m\u00fcssen, welche Anwendungen auf welche Daten zugreifen k\u00f6nnen.<\/p>\n Wenn Sie Microsoft Entra ID (fr\u00fcher Azure AD) verwenden, k\u00f6nnen Sie eine Richtlinie festlegen, ob Mitarbeiter neue Anwendungen, die Ihren Anforderungen entsprechen, ohne weitere Genehmigung nutzen k\u00f6nnen. \u00dcber das Entra-Portal k\u00f6nnen Sie konfigurieren, ob Melder Apps selbst genehmigen k\u00f6nnen, welche Berechtigungen Melder ohne Aufsicht des Administrators f\u00fcr Anwendungen erteilen k\u00f6nnen, ob Melder Apps mit zus\u00e4tzlichen Berechtigungen anfordern k\u00f6nnen und wer diese Anforderungen \u00fcberpr\u00fcfen kann. Mit diesen Optionen k\u00f6nnen Sie Ihren Kollegen die Freiheit geben, die von ihnen gew\u00e4hlten Tools zu nutzen, und gleichzeitig die Kontrolle \u00fcber Ihre sensiblen Daten und die Anwendungen, die darauf Zugriff haben, behalten.<\/p>\n Die (sinnvolle) Standardeinstellung ist, die Zustimmung des Mitarbeiters f\u00fcr eine begrenzte Anzahl von Berechtigungen zuzulassen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter Anwendungen zulassen k\u00f6nnen, die keine pers\u00f6nlichen Daten verwenden, w\u00e4hrend Sie Anwendungen kontrollieren, die zus\u00e4tzliche Berechtigungen erfordern. Ein guter erster Schritt, um die Anzahl der Genehmigungsanfragen zu reduzieren!<\/p>\n Aber die \u00dcberpr\u00fcfung aller verbleibenden Antr\u00e4ge kann immer noch eine Menge Arbeit bedeuten. Das Entra-Portal hat mehrere Einschr\u00e4nkungen, die den Prozess erschweren:<\/p>\n Diese Einschr\u00e4nkungen k\u00f6nnen zu repetitiven Arbeiten f\u00fchren, die Sie jedoch durch den Einsatz eines IT-Servicemanagement-Tools (ITSM)<\/a> wie TOPdesk vermeiden k\u00f6nnen.<\/p>\n Bringen Sie als erstes die Anfragen f\u00fcr Administratoreinwilligungen (admin consent requests) in Ihr ITSM-Tool<\/a>. F\u00fcgen Sie dann in Entra einen Pr\u00fcfer mit einer mit dem TOPdesk-E-Mail-Import verkn\u00fcpften E-Mail hinzu und stellen Sie das Portal so ein, dass es bei neuen Anfragen E-Mail-Benachrichtigungen an Pr\u00fcfer sendet. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Anfragen in TOPdesk importiert werden und Sie sehen k\u00f6nnen, ob ein Kollege an der Anfrage arbeitet, und sie einem bestimmten Mitarbeiter zuweisen k\u00f6nnen, wenn die Anfrage von dessen Fachwissen profitiert.<\/p>\n Die eigentliche Magie geschieht, wenn Sie Aktionsabfolgen in TOPdesk<\/a> verwenden, um Anfragen f\u00fcr Administratoreinwilligung automatisch zu erkennen und zu erg\u00e4nzen. Die Automatisierung kann die TOPdesk Anfrage mit dem richtigen Antragsteller verkn\u00fcpfen, Abl\u00e4ufe f\u00fcr die Bearbeitung von Administratorseinwilligungsantr\u00e4gen hinzuf\u00fcgen, und – das Beste kommt zum Schluss – alte Anfragen durchsuchen, um ihre L\u00f6sung hinzuzuf\u00fcgen und doppelte Arbeit zu vermeiden!<\/p>\n Mit diesen Erg\u00e4nzungen k\u00f6nnen Sie Administratoreinwilligungsantr\u00e4ge in Sekundenschnelle bearbeiten und sogar eine automatisch aktualisierte Liste der genehmigten Antr\u00e4ge f\u00fcr Kollegen ver\u00f6ffentlichen.<\/p>\n Aktionsabfolgen sind voreingestellte Arbeitsabl\u00e4ufe, die repetitive Aufgaben erledigen, manuelle Arbeit reduzieren und Konsistenz gew\u00e4hrleisten. Hier sehen Sie, wie wir eine Aktionsabfolge f\u00fcr die Verwaltung von Administratoreinwilligungsantr\u00e4gen bei TOPdesk verwenden:<\/p>\n Wenn eine neue Software-Anfrage eingeht, pr\u00fcft eine Aktionsabfolge anhand der Texterkennung, ob es sich um eine Administratoreinwilligungsanfrage handelt.<\/p>\n Die Aktionsabfolge nutzt die Texterkennung, um Details aus der Anfrage zu ziehen, z. B. den Namen der Anwendung und die E-Mail-Adresse des urspr\u00fcnglichen Antragstellers, um die Anfrage zu aktualisieren. So wird sichergestellt, dass die Anfrage mit dem richtigen Antragsteller verkn\u00fcpft ist und Sie ihm Feedback geben k\u00f6nnen.<\/p>\n Die Aktionsabfolge aktualisiert den Antrag mit Ihren internen Verfahren und gibt dem Mitarbeiter, der den Antrag pr\u00fcft, Richtlinien an die Hand.<\/p>\n Die Aktionsabfolge sucht anhand des Anwendungsnamens in den letzten Antr\u00e4gen nach Fragen zur gleichen Software und f\u00fcgt die Ergebnisse in die Anfrage ein. Durch das Hinzuf\u00fcgen von Schlussfolgerungen aus \u00e4hnlichen fr\u00fcheren Anfragen kann der Bearbeiter in Sekundenschnelle fundierte Entscheidungen treffen.<\/p>\n Nachdem der Antrag bearbeitet wurde, erh\u00e4lt der Antragsteller mit einer Abschluss-E-Mail eine R\u00fcckmeldung. So bleiben alle \u00fcber den Fortschritt der Anfrage auf dem Laufenden.<\/p>\n Optional k\u00f6nnen Sie die genehmigten Antr\u00e4ge verwenden, um eine Liste der genehmigten Anwendungen in Ihrer Wissensdatenbank<\/a> zu aktualisieren. Auf diese Weise k\u00f6nnen Kollegen \u00fcberpr\u00fcfen, ob ein Antrag bereits genehmigt wurde, ohne dass eine zus\u00e4tzliche \u00dcberpr\u00fcfung erforderlich ist.<\/p>\n Durch die Automatisierung von Administratoreinwilligungsanfragen k\u00f6nnen sich Ihre Mitarbeiter auf wichtige Aufgaben konzentrieren und Incidents mit hoher Priorit\u00e4t angehen. Die TOPdesk Registrierung dient als Nachweis daf\u00fcr, welche Anwendungen auf welche Daten zugreifen d\u00fcrfen, und die automatisierten Antwort-E-Mails sorgen f\u00fcr eine schnelle R\u00fcckmeldung auf Anfragen, wodurch sich die Serviceerfahrung f\u00fcr alle verbessert.<\/p>\n Detaillierte Aufzeichnungen \u00fcber die Softwarenutzung und die Pr\u00fcfung neuer Anwendungen sind entscheidend f\u00fcr eine sichere und konforme IT-Umgebung. Die effiziente Bearbeitung von Antr\u00e4gen auf Administratoreinwilligung gew\u00e4hrleistet die Datensicherheit und erm\u00f6glicht es den Kollegen, mit neuen Tools zu experimentieren, um die Produktivit\u00e4t zu steigern. Aktionsabfolgen in der ITSM-Software ITSM-Software TOPdesk<\/a> automatisieren und rationalisieren den \u00dcberpr\u00fcfungsprozess, halten den Arbeitsaufwand \u00fcberschaubar und verbessern die Serviceerfahrung der Mitarbeiter.<\/p>\nWie Anforderungen von Administratoreinwilligungen helfen<\/h2>\n
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TOPdesk erleichtert die Beantragung von Administratoreinwilligungen<\/h2>\n
Aufschl\u00fcsselung der Aktionsabfolgen<\/h2>\n
Automatisierte Erkennung von Anfragen<\/h3>\n
Weisen Sie den richtigen Antragsteller zu<\/h3>\n
Verkn\u00fcpfung von Verfahren<\/h3>\n
Fr\u00fchere Anfragen suchen<\/h3>\n
R\u00fcckmeldung an Kollegen<\/h3>\n
Aktualisieren der Wissensdatenbank<\/h3>\n
Effizienzverbesserung von Administratoreinwilligungen mit TOPdesk<\/h2>\n