\n<\/strong>Gem\u00e4\u00df Datenschutzgesetzen wie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind Sie verpflichtet, Dateien zu l\u00f6schen und personenbezogene Daten f\u00fcr bereits erbrachte Dienstleistungen zu anonymisieren. Durch Aktivieren der Datenmanagementeinstellungen in TOPdesk erstellen Sie einen automatischen Prozess, der Ihre Datenschutzpr\u00fcfungen beschleunigt und Ihnen hilft, diese Gesetze einzuhalten.<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- schaffen Sie Ordnung in Ihrer TOPdesk Umgebung
\n<\/strong>Durch die Bereinigung Ihrer Umgebung erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern die Arbeit. Sie m\u00fcssen bei der Suche nach bestimmten Informationen nicht mehr irrelevante Anfragen und Dateien durchgehen. Au\u00dferdem l\u00e4uft die Suchfunktion schneller.<\/li>\n<\/ul>\n- \n
- ergreifen Sie Ma\u00dfnahmen im Bereich der unternehmerischen Sozialverantwortung (CSR)
\n<\/strong>Indem Sie nur relevante Informationen in TOPdesk speichern, tragen Sie dazu bei, die CSR-Ziele Ihres Unternehmens und auch unsere eigenen zu erreichen. Wenn Sie Ihre Daten regelm\u00e4\u00dfig bereinigen, kann TOPdesk die Anzahl der Server reduzieren, die zur Speicherung dieser Daten verwendet werden, und damit den Energieverbrauch senken.<\/li>\n<\/ul>\n- \n
- halten Sie die TOPdesk-Fair-Use-Richtlinie ein
\n<\/strong>Unsere Kunden unterzeichnen ein eine Fair-Use-Richtlinie. Diese Richtlinie legt fest, wie viele Daten Sie in TOPdesk speichern d\u00fcrfen: 2 GB pro bezahltem Bearbeiter<\/a>. Mit unseren Datenmanagementfunktionen k\u00f6nnen Sie sehen, wie viele Daten Sie speichern, und diese Zahl reduzieren \u2013 so vermeiden Sie, dass Sie kurzfristig \u00fcbersch\u00fcssige Daten bereinigen m\u00fcssen.<\/li>\n<\/ul>\nVerbesserung der bestehenden Datenmanagementfunktionen in TOPdesk<\/h2>\n
Angesichts dieser vier Gr\u00fcnde ist klar, dass das Datenmanagement ein entscheidender Prozess in TOPdesk ist. Durch diese Gr\u00fcnde und dank des Feedbacks unserer Kunden \u00fcber das TOPdesk Benutzerpanel<\/a> hat die Verbesserung des alten Prozesses einen hohen Stellenwert in unserer Produkt-Roadmap erhalten. Die Kunden im Panel gaben an, dass ihnen eine \u00dcbersicht dar\u00fcber fehlte, wie viele Daten ihre Organisation speichert und anonymisiert. Au\u00dferdem wiesen sie darauf hin, dass die alten Einstellungen zum Bereinigen von Dateien nicht klar erkl\u00e4rten, welche Folgen die Aktivierung der einzelnen Einstellungen haben w\u00fcrde -und dass sie nicht flexibel genug waren, um sie zu verwenden. Beispielsweise m\u00fcssen Kunden manchmal Daten f\u00fcr bestimmte Bearbeitergruppen \u00fcber einen l\u00e4ngeren Zeitraum speichern.<\/p>\n
Aufgrund dieses Feedbacks haben wir das Datenspeicher-Dashboard entwickelt. Dieses Dashboard gibt Ihnen einen besseren Einblick in die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen seine Daten verwaltet. Und wenn Sie auf der Grundlage dieser Informationen Ma\u00dfnahmen ergreifen m\u00f6chten, haben wir auch die Informationen und Richtlinien zu den Einstellungen zum Bereinigen von Dateien verbessert. Auf diese Weise wissen Sie genau, wie Sie einen Prozess einrichten k\u00f6nnen, der den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.<\/p>\n
Unsere letzten Verbesserungen \u2013 die detaillierteren Optionen zum Bereinigen von Daten \u2013 werden im dritten Quartal 2025 eingef\u00fchrt.<\/p>\n
Das Datenspeicher-Dashboard: Entdecken Sie, wie Sie Ihre Daten verwalten<\/strong><\/h2>\n
Wenn Sie Ihre Daten in TOPdesk verantwortungsbewusst verwalten m\u00f6chten, m\u00fcssen Sie zun\u00e4chst wissen, welche Arten von Daten Sie speichern und wie viel Speicherplatz diese beanspruchen. Denn nur wenn Sie alle Details kennen, k\u00f6nnen Sie wirksame Ma\u00dfnahmen ergreifen.<\/p>\n
Das neue Datenspeicher-Dashboard<\/strong> hilft Ihnen dabei, sich einen klaren \u00dcberblick \u00fcber diese Informationen zu verschaffen. Wenn Sie in TOPdesk zu \u201eEinstellungen > Funktionseinstellungen\u201d gehen, finden Sie das Dashboard auf der Registerkarte \u201eDatenmanagement\u201d.
![\"\"](\"https:\/\/www.topdesk.com\/de\/wp-content\/media\/sites\/37\/data-dashboard-v2-2-1024x518.png\")
\nEs zeigt Ihnen:<\/p>\n- \n
- Ihren aktuellen Datenspeicher-Status:<\/strong> Sie k\u00f6nnen beispielsweise sehen, ob die meisten Ihrer gespeicherten Dateien zu Incidents oder zum Wissensmanagement hochgeladen wurden. Oder Sie erhalten einen besseren Einblick in das Alter all Ihrer gespeicherten Dateien.<\/li>\n
- den Anonymisierungsstatus von Personen und Bearbeiter in TOPdesk:<\/strong> Sie k\u00f6nnen sehen, wie viele Mitarbeiter und Bearbeiter archiviert sind, aber dennoch sichtbare personenbezogene Daten in TOPdesk haben.<\/li>\n<\/ul>\n
Anhand dieser Informationen k\u00f6nnen Sie feststellen, welche Teile des Bereinigungsprozesses Sie zuerst in Angriff nehmen m\u00fcssen.<\/p>\n
Einstellungen zum L\u00f6schen von Dateien: Bereinigen Sie Ihre Dateien \u2013 ohne manuellen Aufwand<\/h2>\n
Im Laufe der Zeit speichern Sie und Ihre Kollegen viele Daten in TOPdesk, die vertraulich sind oder sp\u00e4ter irrelevant werden. Beispielsweise k\u00f6nnte ein Melder Screenshots einer Fehlermeldung auf seinem Laptop zu einem Ticket hinzuf\u00fcgen. Dieser Screenshot wird nach der L\u00f6sung des Tickets \u00fcberfl\u00fcssig \u2013 und enth\u00e4lt zudem personenbezogene Daten und andere sensible Informationen.<\/p>\n
Gl\u00fccklicherweise verf\u00fcgt TOPdesk in seinen Datenmanagementeinstellungen \u00fcber zwei Registerkarten, mit denen Sie Ihre Daten und Dateien bereinigen k\u00f6nnen.
![\"\"](\"https:\/\/www.topdesk.com\/de\/wp-content\/media\/sites\/37\/file-maintenance-screenshot-1-1024x825.png\")
\nIn den Funktionseinstellungen finden Sie unter der Registerkarte \u201eDatenmanagement\u201d die Unterregisterkarten \u201eSchutz personenbezogener Daten\u201d und \u201eDateibereinigung\u201d. Mit den Einstellungen in diesen Unterregisterkarten k\u00f6nnen Sie Ihre Daten und Dateien pro TOPdesk Funktion automatisch bereinigen und festlegen, wann veraltete Informationen anonymisiert und\/oder gel\u00f6scht werden sollen. Dieser automatische Prozess reduziert den manuellen Aufwand, den Sie zur Einhaltung der Datenschutzgesetze und zur Bereinigung Ihres TOPdesk Systems betreiben m\u00fcssen, erheblich.<\/p>\nUnd vergessen Sie nicht: Ab dem dritten Quartal 2025 k\u00f6nnen Sie Dateien noch detaillierter bereinigen. Bleiben Sie dran!<\/p>\n
H\u00e4ufig gestellte Fragen<\/h2>\n
Ich habe Angst, Daten zu verlieren, wenn ich diese Einstellungen aktiviere. Muss ich mir Sorgen machen? <\/strong><\/p>\n
Nein, Sie m\u00fcssen sich keine Sorgen machen. Wir haben die Funktionen zum Bereinigen und Anonymisieren von Dateien in erster Linie entwickelt, um personenbezogene Daten zu bereinigen. Durch Aktivieren der Einstellungen entfernen Sie veraltete Daten und \u00fcbernehmen gleichzeitig die Verantwortung f\u00fcr die Einhaltung Ihrer Verpflichtungen gem\u00e4\u00df den Datenschutzgesetzen.<\/p>\n
Wir raten Ihnen jedoch dazu, sich vor dem Aktivieren dieser Einstellungen sorgf\u00e4ltig vorzubereiten. Es ist wichtig zu pr\u00fcfen, welche Gesetze f\u00fcr Ihr Unternehmen gelten, z. B. die DSGVO oder andere nationale Gesetze. Sie m\u00fcssen auch ber\u00fccksichtigen, welche anderen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien Sie einhalten m\u00fcssen, z. B. die Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens. Diese Gesetze und Vorschriften legen fest, wie lange Ihr Unternehmen Daten aufbewahren muss (die sogenannte Aufbewahrungsfrist).<\/p>\n
Einige Daten k\u00f6nnten bei der L\u00f6sung zuk\u00fcnftiger Incidents hilfreich sein. K\u00f6nnen wir weiterhin auf diese Informationen zugreifen, wenn wir mit der automatischen Bereinigung von Dateien beginnen?<\/strong><\/p>\n
Ja, das ist m\u00f6glich, aber m\u00f6glicherweise m\u00fcssen Sie Ihren Prozess \u00e4ndern.<\/p>\n
Das Wichtigste zuerst: Sie und Ihr Team k\u00f6nnen weiterhin auf alle anonymisierten Karten zugreifen. Die standardm\u00e4\u00dfigen Anonymisierungsfunktionen entfernen nur personenbezogene Daten aus TOPdesk Karten, E-Mails und Anh\u00e4ngen \u2013 entsprechend den von Ihnen gew\u00e4hlten Einstellungen. Gel\u00f6schte Dateien sind jedoch tats\u00e4chlich nicht mehr zug\u00e4nglich.<\/p>\n
Aus diesem Grund k\u00f6nnen Sie alle n\u00fctzlichen Informationen aus abgeschlossenen Incidents im TOPdesk Wissensmanagement speichern. Dabei handelt es sich um eine zentrale Wissensdatenbank, in der Sie Informationen in Wissensartikeln sammeln k\u00f6nnen \u2013 bereit f\u00fcr den Austausch mit Ihren Meldern und Kollegen. Sobald Sie die Informationen vorbereitet und alle personenbezogenen Daten entfernt haben, k\u00f6nnen Ihre Melder \u00fcber das Self Service Portal selbst darauf zugreifen, w\u00e4hrend Ihre Kollegen sie zur L\u00f6sung zuk\u00fcnftiger Anfragen nutzen k\u00f6nnen.<\/p>\n
Wichtig zu beachten ist, dass TOPdesk sich hervorragend f\u00fcr die Unterst\u00fctzung Ihrer Servicebereitstellung eignet. Es wurde entwickelt, um Incidents zu l\u00f6sen und Wissen auszutauschen. Wenn Sie jedoch Daten und Dateien langfristig archivieren m\u00fcssen \u2013 beispielsweise f\u00fcr 20 Jahre oder l\u00e4nger \u2013, empfehlen wir Ihnen, sich nach einem Dokumentenmanagementsystem umzusehen.<\/p>\n
M\u00f6chten Sie mehr dar\u00fcber erfahren, wie Sie Ihre Servicebereitstellung mit dem Wissensmanagement effizienter gestalten k\u00f6nnen? Wenden Sie sich gerne an Ihren Berater oder Account Manager. Sie helfen Ihnen gerne weiter!<\/p>\n
Ich wei\u00df nicht, was passiert, wenn ich diese Einstellungen aktiviere. K\u00f6nnen Sie mir weitere Informationen geben? <\/strong><\/p>\n
Wenn Sie in TOPdesk gehen und dort die Einstellungen zum Bereinigen und Anonymisieren von Dateien aufrufen, finden Sie zus\u00e4tzliche Informationen und Richtlinien f\u00fcr jeden Schritt des Prozesses.<\/a> In diesen Registerkarten k\u00f6nnen Sie auch die unterst\u00fctzende Dokumentation f\u00fcr jede Einstellung \u00f6ffnen.<\/p>\n
- den Anonymisierungsstatus von Personen und Bearbeiter in TOPdesk:<\/strong> Sie k\u00f6nnen sehen, wie viele Mitarbeiter und Bearbeiter archiviert sind, aber dennoch sichtbare personenbezogene Daten in TOPdesk haben.<\/li>\n<\/ul>\n
- Ihren aktuellen Datenspeicher-Status:<\/strong> Sie k\u00f6nnen beispielsweise sehen, ob die meisten Ihrer gespeicherten Dateien zu Incidents oder zum Wissensmanagement hochgeladen wurden. Oder Sie erhalten einen besseren Einblick in das Alter all Ihrer gespeicherten Dateien.<\/li>\n
- halten Sie die TOPdesk-Fair-Use-Richtlinie ein
- ergreifen Sie Ma\u00dfnahmen im Bereich der unternehmerischen Sozialverantwortung (CSR)