Jede Organisation ist auf Assets angewiesen. Laptops, Server, Lizenzen, M\u00f6bel, Fahrzeuge. Wie jeder Assetmanager wei\u00df, ist die Liste buchst\u00e4blich endlos.<\/p>\n
Ohne eine klare Methode zur Verwaltung der Assets Ihrer Organisation steigen die Kosten, die Effizienz sinkt und wertvolle Ressourcen werden nicht ausreichend genutzt. Unsere L\u00f6sung daf\u00fcr ist ein klarer Assetmanagement-Prozess.<\/p>\n
Assetmanagement ist weit mehr als nur eine Inventarliste. Es geht vielmehr darum sicherzustellen, dass jedes physische oder digitale Objekt, das Ihre Organisation besitzt, w\u00e4hrend seiner gesamten Lebensdauer m\u00f6glichst effektiv genutzt wird. In diesem Blogartikel werden wir untersuchen, was ein Assetmanagement-Prozess ist, warum er wichtig ist, wie er funktioniert und wie er f\u00fcr dauerhafte Ergebnisse perfektioniert werden kann. Am Ende verf\u00fcgen Sie \u00fcber die Grundlagen, um mit dem Assetmanagement zu beginnen. Los geht’s.<\/p>\n
Starten wir also mit einer gemeinsamen Grundlage. Erstens, was ist ein Asset? Es gibt verschiedene Arten davon, darunter Facilities (Kaffeemaschinen, Firmenwagen…), IT (Abonnements, Software und Computer oder Ihre ITSM-Software wie TOPdesk<\/a>) sowie Finanzen. Wir empfehlen Ihnen, einen Blick auf diese Glossarseite zu werfen, wenn Sie tiefer in das IT-Asset-Management<\/a> eintauchen m\u00f6chten.<\/p>\n Ein Assetmanagement-Prozess \u2014 manchmal auch als \u201eAsset Lifecycle Management\u201c bezeichnet \u2014 ist keine einzelne Aktivit\u00e4t, sondern ein systematischer Ansatz, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation den gr\u00f6\u00dftm\u00f6glichen Nutzen aus seinen Assets zieht. Der Lebenszyklus eines Assets umfasst in der Regel Planung, Anschaffung, Betrieb, Wartung und die Entsorgung \u2014 jede Phase der Lebensdauer eines Assets erfordert Aufmerksamkeit, um das Beste aus ihr herauszuholen. Einfach, oder? In diesem Abschnitt werden wir auf diese Definition eingehen.<\/p>\n Bei einem Assetmanagement-Prozess geht es nicht nur darum, eine gro\u00dfe Datenbank mit den Unternehmensressourcen zu haben, damit Sie wissen, was vorhanden ist (Inventur, irgendjemand?). Es handelt sich auch nicht um eine einzelne oder isolierte Aktivit\u00e4t, die Sie auf die Assets Ihrer Organisation anwenden und nie wieder anfassen werden. Wie wir Ihnen im n\u00e4chsten Abschnitt zeigen werden, sollte Ihr Assetmanagement-Prozess ein fester Bestandteil Ihres Arbeitsalltags sein, der als Leitfaden und Orientierung gilt.<\/p>\n Ein Assetmanagement-Prozess hilft Ihnen dabei, alle Informationen rund um Ihre Assets zu verstehen \u2014 sowohl bestehende als auch geplante. Er kann Ihnen unter anderem zeigen:<\/p>\n Zusammenfassend sorgt Ihr Assetmanagement-Prozess daf\u00fcr, dass alle vorhandenen und zuk\u00fcnftigen Assets bestm\u00f6glich genutzt werden, um einen m\u00f6glichst hohen Mehrwert beziehungsweise ROI zu erzielen. Und das kann doch nur von Vorteil sein, oder?<\/p>\n Jede Organisation besitzt Assets \u2014 von Laptops und B\u00fcrost\u00fchlen bis hin zu Softwarelizenzen und Cloud-Abonnements. Ein strukturierter Assetmanagement-Prozess verwandelt diese allt\u00e4glichen Dinge in echten Gesch\u00e4ftswert. So funktioniert’s:<\/p>\n Ohne klare \u00dcbersicht entsteht schnell Verschwendung. Denken Sie an doppelte Lizenzen, vergessene Abonnements oder verstaubendes Equipment. Ein Assetmanagement-Prozess gibt Ihnen ein klares Bild davon, was Sie bereits haben, und hilft Ihnen, zu hohe Ausgaben zu vermeiden und besser Lieferantenvertr\u00e4ge auszuhandeln. Das Ergebnis? Weniger \u00dcberraschungen und geringere Kosten. Hurra!<\/p>\n Assets sind nicht immer kosteng\u00fcnstig zu ersetzen. Regelm\u00e4\u00dfige Wartung (Spoiler-Alarm: Lesen Sie weiter, um mehr dar\u00fcber zu erfahren) sorgt daf\u00fcr, dass sie l\u00e4nger besser funktionieren. Von Servern bis hin zu B\u00fcrost\u00fchlen: Der sorgf\u00e4ltige Umgang mit Assets verz\u00f6gert den Austausch und holt so viel Nutzungsdauer wie m\u00f6glich aus Ihrer Investition heraus.<\/p>\n Zu wissen, welche Assets das meiste f\u00fcr Ihr Geld bieten und welche Ressourcen belasten, macht das Leben einfach. Sollten Sie die Lizenz verl\u00e4ngern, das Ger\u00e4t reparieren oder den Anbieter wechseln? Je mehr Daten Sie zu Ihren Sachen haben, desto einfacher ist es, gut begr\u00fcndete Entscheidungen zu treffen.<\/p>\n Wie viel Zeit verlieren Ihre Teams mit der Suche nach Equipment, der Suche nach abgelaufenen Garantien oder der Bew\u00e4ltigung von Pannen? Das Assetmanagement zentralisiert alles an einem \u00fcbersichtlichen Ort. Die Mitarbeiter k\u00f6nnen schnell Ressourcen finden, den Serviceverlauf verfolgen und Anfragen protokollieren, sodass Sie alles im Griff haben und die Ausfallzeiten gering sind.<\/p>\n Der vielleicht gr\u00f6\u00dfte Gewinn ist Transparenz. Mit einem Live-\u00dcberblick \u00fcber jedes Asset \u2014 was es ist, wo es sich befindet und wer daf\u00fcr verantwortlich ist \u2014 geht nichts verloren. Durch die Verkn\u00fcpfung von Ressourcen mit dem Serviceniveau, das sie unterst\u00fctzen, k\u00f6nnen Manager Ressourcen dort priorisieren, wo sie die gr\u00f6\u00dfte Wirkung haben. Das bedeutet einfachere Audits, bessere Compliance und mehr Transparenz in der gesamten Organisation und damit weniger Stress f\u00fcr alle Beteiligten.<\/p>\n In diesem Abschnitt befassen wir uns mit den Einzelheiten der tats\u00e4chlichen Funktionsweise des Assetmanagements. Wie bereits erl\u00e4utert, hilft ein Assetmanagement-Prozess dabei, den gr\u00f6\u00dftm\u00f6glichen Nutzen aus den Organisations-Assets zu ziehen Sie fragen sich vielleicht, wie Sie vorgehen sollen, um Ihren eigenen Assetmanagement-Prozess einzuf\u00fchren. Sehen wir uns im Folgenden einen Standardprozess f\u00fcr das Assetmanagement an.<\/p>\n Fangen wir von vorne an. Vergessen Sie vorerst die Assets, die Ihre Organisation derzeit besitzt. Beginnen wir mit den Bed\u00fcrfnissen, die Ihre Organisation derzeit hat und die nicht erf\u00fcllt werden. Erstellen Sie eine Liste dieser Elemente und schreiben Sie dann eine weitere Ressource auf, die diese Probleme l\u00f6sen k\u00f6nnte.<\/p>\n Wenn die passende L\u00f6sung f\u00fcr Ihr Unternehmen mit h\u00f6heren Kosten verbunden ist, kann es sinnvoll sein, im Rahmen Ihrer Recherche mehrere Assets beziehungsweise Optionen zu vergleichen. So finden Sie leichter die L\u00f6sung, die am besten zu den Anforderungen Ihrer Organisation und zum verf\u00fcgbaren Budget passt.<\/p>\n Schauen Sie sich jetzt die Dinge an, die Ihrem Unternehmen geh\u00f6ren. Wie viel davon ist langfristig nutzbar? Wie viel davon muss in den kommenden Monaten aufger\u00fcstet oder vollst\u00e4ndig ersetzt werden?<\/p>\n Nach Abschluss der Planung k\u00f6nnen Sie mit der Beschaffung der Assets beginnen. Finden Sie zun\u00e4chst eine Handvoll Anbieter f\u00fcr jedes Asset. Bitten Sie sie, ein Angebot f\u00fcr die ben\u00f6tigten Leistungen oder Assets zu erstellen. Die Erstellung einer gr\u00fcndlichen Auswahlliste f\u00fcr Lieferanten ist wahrscheinlich einer der schwierigsten Teile dieses Prozesses. Versuchen Sie, Kosten, Qualit\u00e4t und Zuverl\u00e4ssigkeit als Teil Ihrer Entscheidungsfindung zu ber\u00fccksichtigen.<\/p>\n Wenn Sie besonders gr\u00fcndlich vorgehen m\u00f6chten, sollten Sie au\u00dferdem den Kundensupport ber\u00fccksichtigen, sowie pr\u00fcfen, ob deren Produkte und Services zu Ihren bestehenden Assets passen, beispielsweise im Hinblick auf die technische Systemkompatibilit\u00e4t.<\/p>\n Wenn alles gut zusammenpasst, sparen Sie m\u00f6glichst viele Kosten und sorgen f\u00fcr reibungslose Prozesse.<\/p>\n Im n\u00e4chsten Schritt holen Sie Vertr\u00e4ge beziehungsweise Vertragsangebote von den Anbietern auf Ihrer Shortlist ein. \u00dcberlegen Sie dabei auch, ob Assets gekauft oder geleast werden sollen und pr\u00fcfen Sie, ob Mengenrabatte verf\u00fcgbar sind. Und Sie sollten immer pr\u00fcfen, ob Sie eine erweiterte Garantie erhalten k\u00f6nnen.<\/p>\n Sobald Sie Ihre Auswahlliste haben, ist es an der Zeit, die Genehmigung einzuholen. Sprechen Sie mit Ihren internen Entscheidungstr\u00e4gern, die entscheiden, ob mit der Akquisition fortgefahren werden soll.<\/p>\n Sie sind jetzt bereit, mit der Arbeit mit dem Asset zu beginnen. Egal, ob es installiert, eingerichtet, aufgebaut oder implementiert werden muss, Ihr Asset steht Ihnen jetzt zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n Wenn Sie die Assetleistung in Echtzeit verfolgen, erhalten Sie Einblicke in Effizienz und Zuverl\u00e4ssigkeit, sodass Sie leichter entscheiden k\u00f6nnen, wann Wartung, Upgrade oder Austausch erforderlich sind. F\u00fcr jedes Asset gibt es einen eigenen Ablaufplan, und selbst die Lebensdauer von Assets ist einzigartig. Achten Sie also darauf, jedes Asset mit individueller Aufmerksamkeit zu behandeln.<\/p>\n SaaS-Software kann ein Leben lang halten, ein B\u00fcrostuhl kann eine Lebensdauer von einem Jahrzehnt haben, w\u00e4hrend ein Smartphone eine empfohlene Lebensdauer von 2-3 Jahren hat.<\/p>\n Es mag zeitaufw\u00e4ndig sein, sich mit den betrieblichen Nuancen Ihrer einzelnen Assets zu befassen, aber wenn Sie hier einige Zeit reinstecken, stellen Sie sicher, dass Sie den gr\u00f6\u00dftm\u00f6glichen Nutzen aus den Investitionen Ihres Unternehmens ziehen.<\/p>\n Wenn es um die Instandhaltung von Assets geht, m\u00fcssen Sie sich dreier Typen bewusst sein: pr\u00e4ventiv, vorausschauend und korrektiv. Schauen wir uns die einzelnen nacheinander an.<\/p>\n Wenn Sie feststellen, dass Ihre Organisation haupts\u00e4chlich mit korrektiven Wartungsarbeiten an Ihren Assets nicht weiterkommt, sollten Sie im Idealfall damit beginnen, auf pr\u00e4diktive und pr\u00e4ventive Wartung umzusteigen. Erstellen Sie einen Plan, behalten Sie Ihren Zeitplan fest im Griff, und Sie sollten in k\u00fcrzester Zeit in der Lage sein, von reaktiv zu proaktiv zu wechseln.<\/p>\n Ein Asset l\u00e4sst sich nur eine gewisse Zeit lang reparieren oder aufr\u00fcsten. Irgendwann wird es kosteng\u00fcnstiger \u2014 und eine bessere Nutzung der Unternehmensressourcen \u2014, es au\u00dfer Betrieb zu nehmen. Die Stilllegung eines Assets ist jedoch nicht so einfach wie es wegzuwerfen. Eine gute Entsorgungsstrategie sch\u00fctzt Ihre Organisation finanziell, rechtlich und \u00f6kologisch.<\/p>\n Die erste Option, die in Betracht gezogen werden sollte, ist der Wiederverkauf. Wenn das Asset f\u00fcr eine andere Organisation oder auf dem Sekund\u00e4rmarkt immer noch hilfreich sein k\u00f6nnte, k\u00f6nnen Sie durch den Verkauf einen Teil Ihrer Investition zur\u00fcckerhalten. Bei hochwertigen Artikeln wie Hardware oder Fahrzeugen kann der Wiederverkauf die Wiederbeschaffungskosten erheblich ausgleichen.<\/p>\n Wo ein Weiterverkauf nicht m\u00f6glich ist, kann eine anderweitige Nutzung funktionieren. Ein Asset, das die Anforderungen einer Abteilung nicht mehr erf\u00fcllt, kann immer noch einer anderen dienen. Beispielsweise sind \u00e4ltere Laptops m\u00f6glicherweise nicht leistungsstark genug f\u00fcr Entwicklungsteams, k\u00f6nnten aber perfekt f\u00fcr Praktikanten oder Mitarbeiter mit geringeren technischen Anforderungen geeignet sein.<\/p>\n Wenn weder der Weiterverkauf noch die Wiederverwendung sinnvoll sind, sollten Sie sich auf verantwortungsvolles Recycling und Entsorgung konzentrieren. Insbesondere elektronische Ger\u00e4te m\u00fcssen sorgf\u00e4ltig behandelt werden, um Datensicherheits- und Umweltstandards zu erf\u00fcllen. Festplatten und Mobilger\u00e4te sollten sicher gel\u00f6scht oder vernichtet werden, um Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO zu entsprechen. Die Zusammenarbeit mit zertifizierten Recyclingunternehmen f\u00fcr Elektroschrott stellt sicher, dass wertvolle Materialien wiedergewonnen werden und gleichzeitig der \u00f6kologische Fu\u00dfabdruck Ihrer Organisation minimiert wird.<\/p>\n Denken Sie schlie\u00dflich daran, dass auch die Ausmusterungsphase eine Gelegenheit bietet, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Wenn Sie den Grund f\u00fcr die Ausmusterung dokumentieren \u2014 sei es, weil die Instandhaltung des Assets zu kostspielig war, es nicht mehr kompatibel war oder nicht ausreichend genutzt wurde \u2014, k\u00f6nnen diese Erkenntnisse in Ihren Planungsprozess einflie\u00dfen. Auf diese Weise verbessert jedes ver\u00e4u\u00dferte Asset die Entscheidungsfindung f\u00fcr zuk\u00fcnftige Akquisitionen.<\/p>\n Inzwischen haben Sie einen guten \u00dcberblick dar\u00fcber erhalten, wie der Assetmanagement-Prozess grunds\u00e4tzlich funktioniert. Aber es reicht nicht aus, einfach nur einen Prozess zu haben \u2014 der wahre Wert liegt darin, Ihre Arbeitsabl\u00e4ufe so anzupassen, dass sie reibungslos ablaufen, Ihnen zuverl\u00e4ssige Informationen liefern und Zeitverschwendung vermeiden. Hier sind einige gute M\u00f6glichkeiten, Ihren Assetmanagement-Prozess von einem funktionalen zu einem erstklassigen Assetmanagement-Prozess zu machen:<\/p>\n Die manuelle Nachverfolgung von Lizenzen, Garantieverl\u00e4ngerungen oder planm\u00e4\u00dfigen Wartungsarbeiten kosten wertvolle Zeit und bietet viel Spielraum f\u00fcr Fehler. Die Automatisierung innerhalb eines Assetmanagement-Tools wie TOPdesk<\/a> kann diese sich wiederholenden Aufgaben im Hintergrund erledigen, sodass sich Ihr Team auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren kann. Stellen Sie sich vor, dass Lizenzverl\u00e4ngerungen automatisch ausgel\u00f6st werden oder Wartungserinnerungen in den Terminpl\u00e4nen der Techniker erscheinen \u2014 kein Hinterfragen, keine \u00dcberraschungen.<\/p>\n Wenn Sie die Dinge jedes Mal auf die gleiche Weise tun, k\u00f6nnen Organisationen leichter wachsen. Durch die Erstellung von Standardvorlagen und Wartungschecklisten stellen Sie sicher, dass alles auf die gleiche Weise registriert, verfolgt und gewartet wird. Dies reduziert das Fehlerrisiko, erleichtert die Schulung neuer Mitarbeiter und sorgt f\u00fcr ein sauberes und zuverl\u00e4ssiges Reporting.<\/p>\n Assets stehen nicht f\u00fcr sich allein. Die Verkn\u00fcpfung von Bestandsdaten mit den Arbeitsabl\u00e4ufen f\u00fcr das Incident-, Change- und Problemmanagement hilft Ihrem IT-Team, das Gesamtbild zu \u00fcberblicken. Wenn ein sich wiederholender Incident beispielsweise immer auf ein bestimmtes Ger\u00e4temodell zur\u00fcckzuf\u00fchren ist, k\u00f6nnen Sie die Ursache viel schneller beheben. Ebenso erhalten Sie durch die Verkn\u00fcpfung Ihrer CMDB<\/a> mit Ihren Assetmanagement-Aufzeichnungen eine aktuelle, genaue Karte Ihrer IT-Welt.<\/p>\n Gute Workflows ben\u00f6tigen gute Daten. Mithilfe von Dashboards f\u00fcr das Assetmanagement k\u00f6nnen Sie Trends erkennen \u2014 z. B. welche Ger\u00e4te am meisten f\u00fcr die Wartung kosten oder welche Anbieter den besten ROI erzielen. Diese Transparenz hilft Ihnen, schnelle Entscheidungen auf der Grundlage guter Daten zu treffen und sicherzustellen, dass Sie Geld an den richtigen Stellen ausgeben. In TOPdesk k\u00f6nnen Sie Reports erstellen, die F\u00fchrungskr\u00e4ften auf einen Blick klare Einblicke in Kosten, Nutzung und Leistung geben.<\/p>\n Ein Arbeitsablauf, der nur reagiert, wenn etwas kaputt geht, wird immer im Hintertreffen geraten. Durch die Kombination von \u00dcberwachungstools mit Ihrem Assetmanagement-System k\u00f6nnen Sie Ausf\u00e4lle vorhersagen, bevor sie auftreten. So kann Ihr Team zur richtigen Zeit auf etwas anderes umsteigen, Ausfallzeiten reduzieren und die Lebensdauer Ihrer Assets verl\u00e4ngern.<\/p>\nWas ein Assetmanagement-Prozess nicht ist<\/h3>\n
Was ist ein Assetmanagement-Prozess<\/h3>\n
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Der wahre Wert eines Assetmanagement-Prozesses f\u00fcr Ihre Organisation<\/h2>\n
1.\u00a0\u00a0\u00a0 Senken Sie unn\u00f6tige Kosten<\/h3>\n
2.\u00a0\u00a0\u00a0 Verl\u00e4ngern Sie die Lebensdauer Ihrer Assets<\/h3>\n
3.\u00a0\u00a0\u00a0 Treffen Sie bessere Entscheidungen<\/h3>\n
4.\u00a0\u00a0\u00a0 Erledigen Sie Dinge schneller<\/h3>\n
5.\u00a0\u00a0\u00a0 Erhalten Sie Klarheit und Kontrolle<\/h3>\n
So funktioniert ein Assetmanagement-Prozess<\/h2>\n
Planung<\/h3>\n
Akquisition<\/h3>\n
Bedienen<\/h3>\n
Wartung<\/h3>\n
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Entsorgung<\/h3>\n
Feinabstimmung Ihrer Assetmanagement-Workflows<\/h2>\n
1. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben<\/h3>\n
2. Standardisieren Sie mit Vorlagen und Checklisten<\/h3>\n
3. Stellen Sie eine Verbindung zu anderen ITSM-Prozessen her<\/h3>\n
4. Verbessern Sie die Reporterstattung und Sichtbarkeit<\/h3>\n
5. Setzen Sie auf vorausschauende Wartung<\/h3>\n
6. Behalten Sie Compliance, Risiko und Nachhaltigkeit im Fokus<\/h3>\n