En vertu des lois sur la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es, telles que le RGPD, vous \u00eates tenus de supprimer des fichiers et d\u2019anonymiser les donn\u00e9es personnelles pour les services que vous avez fini de fournir. En activant les param\u00e8tres de gestion des donn\u00e9es dans TOPdesk, vous cr\u00e9ez un processus automatique qui acc\u00e9l\u00e8re vos contr\u00f4les de confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es et vous aide \u00e0 respecter ces lois.<\/p>\n
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- D\u00e9sencombrer votre environnement TOPdesk<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n
En nettoyant votre environnement de cette fa\u00e7on, vous facilitez la vie de vos sp\u00e9cialistes. Ils n\u2019auront plus \u00e0 passer par des tickets et des fichiers non pertinents lors de la recherche d\u2019informations sp\u00e9cifiques. Et la fonctionnalit\u00e9 de recherche s’ex\u00e9cutera aussi plus rapidement.<\/p>\n
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- Agir en mati\u00e8re de responsabilit\u00e9 sociale des entreprises (RSE)<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n
En enregistrant uniquement des informations pertinentes dans TOPdesk, vous contribuez \u00e0 atteindre les objectifs RSE de votre organisation ainsi que les n\u00f4tres. Si vous nettoyez r\u00e9guli\u00e8rement vos donn\u00e9es, TOPdesk peut r\u00e9duire le nombre de serveurs qu’il utilise pour stocker ces donn\u00e9es et diminuer sa consommation d’\u00e9nergie.<\/p>\n
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- Respecter votre politique d’utilisation \u00e9quitable de TOPdesk<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n
Votre organisation a sign\u00e9 une politique d’utilisation \u00e9quitable. Cette politique d\u00e9crit la quantit\u00e9 de donn\u00e9es que vous pouvez stocker dans TOPdesk\u00a0: 2\u00a0Go par licence sp\u00e9cialiste payante<\/a>. Avec les fonctionnalit\u00e9s de gestion des donn\u00e9es, vous pouvez voir la quantit\u00e9 de donn\u00e9es que vous stockez et r\u00e9duire ce nombre, afin d\u2019\u00e9viter d\u2019avoir \u00e0 nettoyer les donn\u00e9es exc\u00e9dentaires \u00e0 la derni\u00e8re minute.<\/p>\n
Am\u00e9lioration des fonctionnalit\u00e9s de gestion de donn\u00e9es existantes dans TOPdesk<\/h2>\n
Avec ces quatre raisons \u00e0 l\u2019esprit, il est clair que la gestion des donn\u00e9es est un processus crucial dans TOPdesk. C\u2019est pourquoi les commentaires de nos clients via le panel d’utilisateurs TOPdesk<\/a> placent l\u2019am\u00e9lioration de l\u2019ancien processus dans les priorit\u00e9s de notre feuille de route produit. Les clients du panel ont indiqu\u00e9 qu\u2019il leur manquait un aper\u00e7u de la quantit\u00e9 de donn\u00e9es stock\u00e9es et anonymis\u00e9es par leur organisation. Ils ont \u00e9galement indiqu\u00e9 que les anciens param\u00e8tres de suppression de fichiers n’expliquaient pas clairement quelles seraient les cons\u00e9quences de l’activation de chaque param\u00e8tre et qu’ils n’\u00e9taient pas assez flexibles \u00e0 utiliser. Par exemple, vous devez parfois sauvegarder des donn\u00e9es pendant une p\u00e9riode plus longue pour des groupes de sp\u00e9cialistes sp\u00e9cifiques.<\/p>\n
Sur la base de ces commentaires, nous avons d\u00e9velopp\u00e9 le tableau de bord de stockage des donn\u00e9es. Ce tableau de bord vous permet de mieux comprendre comment votre organisation g\u00e8re ses donn\u00e9es. Et si vous souhaitez agir sur la base de ces informations, nous avons \u00e9galement am\u00e9lior\u00e9 les informations et les directives li\u00e9es aux param\u00e8tres de suppression de fichiers. Ainsi, vous savez exactement comment configurer un processus en fonction des besoins de votre organisation.<\/p>\n
Nos derni\u00e8res am\u00e9liorations, \u00e0 savoir les options de suppression des donn\u00e9es plus granulaires, seront disponibles au troisi\u00e8me\u00a0trimestre 2025.<\/p>\n
Le tableau de bord de stockage des donn\u00e9es\u00a0: d\u00e9couvrez comment vous g\u00e9rez vos donn\u00e9es<\/h2>\n
Si vous souhaitez g\u00e9rer vos donn\u00e9es de mani\u00e8re responsable dans TOPdesk, vous devez d’abord savoir quels types de donn\u00e9es vous stockez et combien d’espace elles occupent. Apr\u00e8s tout, vous ne pouvez prendre des mesures efficaces qu’une fois que vous connaissez tous les tenants et aboutissants.<\/p>\n
Le nouveau tableau de bord de stockage des donn\u00e9es vous aide \u00e0 obtenir une vue d’ensemble claire de ces informations. Si vous acc\u00e9dez \u00e0 Param\u00e8tres > Param\u00e8tres fonctionnels dans TOPdesk, vous le trouverez sous l’onglet \u00ab\u00a0Gestion responsable des donn\u00e9es\u00a0\u00bb.<\/p>\n
![\"\"](\"https:\/\/www.topdesk.com\/fr\/wp-content\/media\/sites\/34\/data-dashboard-v2-1024x496.png\")
Il vous montre\u00a0:<\/p>\n- \n
- l’\u00e9tat actuel du stockage de vos donn\u00e9es. Par exemple, vous pouvez voir si la plupart de vos fichiers stock\u00e9s sont charg\u00e9s vers des incidents ou vers la base de connaissances. Ou vous pouvez obtenir plus d’informations sur l’\u00e2ge de tous vos fichiers stock\u00e9s\u00a0;<\/li>\n
- le statut d’anonymisation des personnes et des sp\u00e9cialistes dans TOPdesk. Vous pouvez voir combien de personnes et de sp\u00e9cialistes sont archiv\u00e9s, mais ont encore des donn\u00e9es personnelles visibles dans TOPdesk.<\/li>\n<\/ul>\n
\u00c0 partir de ces informations, vous pouvez identifier les parties du processus de nettoyage que vous devez aborder en premier.<\/p>\n
Param\u00e8tres de suppression de fichiers\u00a0: nettoyez vos fichiers, sans travail manuel<\/h2>\n
Au fil du temps, vos coll\u00e8gues et vous stockez beaucoup de donn\u00e9es dans TOPdesk qui sont confidentielles ou qui deviennent inutiles plus tard. Par exemple, un utilisateur final peut ajouter \u00e0 un ticket une capture d’\u00e9cran d’un message d’erreur sur son ordinateur portable. Cette capture d’\u00e9cran devient obsol\u00e8te une fois le probl\u00e8me r\u00e9solu et elle contient \u00e9galement des informations personnelles et d’autres informations sensibles.<\/p>\n
Heureusement, TOPdesk dispose de deux\u00a0onglets dans ses param\u00e8tres de gestion de donn\u00e9es qui vous aident \u00e0 nettoyer vos donn\u00e9es et fichiers.<\/p>\n
![\"\"](\"https:\/\/www.topdesk.com\/fr\/wp-content\/media\/sites\/34\/file-maintenance-screenshot-1024x825.png\")
Dans les Param\u00e8tres fonctionnels, sous l\u2019onglet \u00ab\u00a0Gestion responsable des donn\u00e9es\u00a0\u00bb, vous trouverez les sous-onglets \u00ab\u00a0Protection des donn\u00e9es personnelles\u00a0\u00bb et \u00ab\u00a0Service de suppression des fichiers\u00a0\u00bb. Vous pouvez utiliser les param\u00e8tres de ces sous-onglets pour nettoyer automatiquement vos donn\u00e9es et fichiers par module TOPdesk, en choisissant quand vous souhaitez rendre anonymes et\/ou supprimer des informations obsol\u00e8tes. Ce processus automatique r\u00e9duit consid\u00e9rablement le travail manuel que vous devez effectuer pour vous conformer aux lois sur la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es et d\u00e9sencombrer votre TOPdesk.<\/p>\nEt n\u2019oubliez pas\u00a0: \u00e0 partir du 3e\u00a0trimestre 2025, vous serez en mesure de nettoyer les fichiers de mani\u00e8re encore plus granulaire. Restez \u00e0 l’\u00e9coute\u00a0!<\/p>\n
Foire aux questions<\/h2>\n
1. J\u2019ai peur de perdre des donn\u00e9es si j\u2019active ces param\u00e8tres. Dois-je m’inqui\u00e9ter ?<\/strong><\/h3>\n
Non, il n\u2019y a pas lieu de s\u2019inqui\u00e9ter. Nous avons principalement con\u00e7u les fonctionnalit\u00e9s de suppression de fichiers et d’anonymisation pour nettoyer les informations personnellement identifiables. En activant ces param\u00e8tres, vous supprimez les donn\u00e9es obsol\u00e8tes tout en assumant la responsabilit\u00e9 et remplissant vos obligations en vertu des lois sur la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es.<\/p>\n
Cela dit, vous devez vous pr\u00e9parer soigneusement avant d’activer ces param\u00e8tres. Il est important de v\u00e9rifier quelles lois s\u2019appliquent \u00e0 votre organisation, telles que le RGPD et vos lois nationales. Vous devez \u00e9galement consid\u00e9rer les autres r\u00e9glementations et politiques de l’entreprise auxquelles vous devez vous conformer, comme la politique de confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es de votre organisation. Ces lois et r\u00e9glementations d\u00e9terminent la dur\u00e9e pendant laquelle votre organisation est tenue de stocker des donn\u00e9es (la p\u00e9riode de conservation des donn\u00e9es).<\/p>\n
2. Certaines donn\u00e9es pourraient aider \u00e0 r\u00e9soudre des incidents \u00e0 l’avenir. Pouvons-nous toujours acc\u00e9der \u00e0 ces informations si nous commen\u00e7ons \u00e0 supprimer automatiquement des fichiers ?<\/strong><\/h3>\n
Oui, vous pouvez, mais cela peut vous obliger \u00e0 modifier votre processus.<\/p>\n
Tout d’abord\u00a0: votre \u00e9quipe et vous pouvez toujours acc\u00e9der \u00e0 toutes les fiches anonymis\u00e9es. Les fonctionnalit\u00e9s d’anonymisation par d\u00e9faut suppriment uniquement les informations personnelles identifiables des fiches TOPdesk, des e-mails et des pi\u00e8ces jointes, le tout en fonction des param\u00e8tres que vous avez choisis. Mais les fichiers supprim\u00e9s ne seront en effet plus accessibles.<\/p>\n
C’est pourquoi vous pouvez stocker toutes les informations utiles des incidents termin\u00e9s dans la Base de connaissances TOPdesk. Il s’agit d’une base de connaissances centrale dans laquelle vous pouvez collecter des informations dans des \u00e9l\u00e9ments de connaissances, pour ensuite les partager avec vos utilisateurs finaux et vos coll\u00e8gues. Une fois que vous avez pr\u00e9par\u00e9 les informations et les avez d\u00e9pouill\u00e9es de toute donn\u00e9e personnelle, vos utilisateurs finaux peuvent y acc\u00e9der via le Portail Utilisateurs, tandis que vos coll\u00e8gues peuvent les utiliser pour r\u00e9soudre les demandes futures.<\/p>\n
Une chose importante \u00e0 noter est que TOPdesk excelle dans le soutien de votre prestation de services. Il est con\u00e7u pour r\u00e9soudre les incidents et partager les connaissances. Mais si vous avez besoin d’archiver des donn\u00e9es et des fichiers \u00e0 long terme, par exemple pendant 20\u00a0ans ou plus, nous vous recommandons d’envisager un syst\u00e8me de gestion de documents.<\/p>\n
Vous souhaitez en savoir plus sur comment rendre vos services plus efficaces gr\u00e2ce \u00e0 la gestion des connaissances\u00a0? N’h\u00e9sitez pas \u00e0 contacter votre consultant ou votre account manager. Ils seront ravis de vous aider\u00a0!<\/p>\n
3. Je ne sais pas ce qui se passera lorsque j\u2019activerai ces param\u00e8tres. Pouvez-vous me donner un peu plus d’informations ?<\/strong><\/h3>\n
Si vous acc\u00e9dez \u00e0 TOPdesk et explorez les param\u00e8tres de suppression de fichiers et d’anonymisation, vous trouverez d’autres informations et directives pour chaque \u00e9tape du processus<\/a>. Vous pouvez \u00e9galement ouvrir la documentation de support pour chaque param\u00e8tre dans ces onglets.<\/p>\n
4. Ne pouvez-vous pas activer ces param\u00e8tres pour moi ?<\/strong><\/h3>\n
- Respecter votre politique d’utilisation \u00e9quitable de TOPdesk<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n
- Agir en mati\u00e8re de responsabilit\u00e9 sociale des entreprises (RSE)<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n