Facilitaire en ICT-processen gestroomlijnd met TOPdesk

Sinds een jaar is Arcus College gevestigd in een nieuw, modern schoolgebouw. Om alle interne processen te stroomlijnen, maakt Arcus sinds de ingebruikname van de nieuwe school intensief gebruik van TOPdesk. Zowel de ICT- als facilitaire processen zijn in TOPdesk ondergebracht.

Over Arcus College

Gebruikt TOPdesk voor

IT & FM

Aanmelders

1000

Favoriete functionaliteit

Reserveringen­beheer

Feit

Ruim 8000 studenten

Arcus College is een regionaal opleidingscentrum voor mbo-onderwijs. De school telt 8000 studenten, 900 medewerkers en vele vrijwilligers. Arcus biedt ruim 200 verschillende opleidingen, volwasseneducatie en bedrijfsopleidingen. Het onderwijs bij Arcus is praktijk- en toekomstgericht en het opleidingsaanbod is zeer gevarieerd. De onderwijsinstelling heeft veel praktijklokalen ingericht. Zo zijn er geluidsdichte studio’s waar de muziekstudenten kunnen oefenen, is er een keuken waar de koksopleiding wordt gegeven en zijn er computerlokalen waar ICT-studenten worden opgeleid.

IT en FM in één tool

Bij het openen van de nieuwbouw werden ook de interne processen opnieuw ingericht. TOPdesk was al tien jaar in gebruik bij Arcus voor ICT-doeleinden, maar werd nog niet optimaal ingezet. Met de komst van de nieuwe school is besloten TOPdesk actiever te gaan gebruiken en ook in te zetten voor de facilitaire afdelingen. Michel van den Berg, functioneel applicatiebeheerder TOPdesk bij Arcus College, werd projectleider.

Stap voor stap implementeren

Van den Berg heeft bij de implementatie van de tool veel hulp gehad van een TOPdesk-consultant. Over deze samenwerking vertelt hij: ‘Allereerst moest onze TOPdesk-omgeving helemaal worden opgeschoond. We hebben eerst de basis opgezet, daarna zijn we gaan uitbreiden. De consultant dacht goed mee en droeg goede oplossingen aan. Voor de zaken waar hij zelf niet direct een antwoord op had, maakte hij direct een melding aan of belde hij een collega om mee te denken over een oplossing. Door deze samenwerking heb ik nu het gevoel dat ik de applicatie door en door ken.’

TOPdesk is de rode draad in de organisatie

De rode draad in de organisatie

Arcus College heeft de modules Meldingen- en Reserveringenbeheer in gebruik. Van den Berg somt op: ‘Functioneel beheerders, roostermakers, afdeling facilitair, team services, de centrale servicedesk, de onderwijsadministratie, financiën en STIP (studenteninformatiepunt) werken allemaal in TOPdesk, evenals de externe cateraar. Via TOPdesk kunnen medewerkers koffie, thee en lunch reserveren. De catering ontvangt vervolgens de reserveringaanvraag via TOPdesk en zorgt ervoor dat deze wordt verzorgd.

Hetzelfde geldt voor de afdeling Facilitair. De conciërges zetten, waar nodig, gereserveerde zaken klaar of richten ruimtes in zoals door de aanvrager verzocht. Ik kan wel zeggen dat TOPdesk de rode draad is in de organisatie.’ Van den Berg werkt dagelijks in de tool. ‘Ik vind TOPdesk een heel toegankelijke applicatie om mee te werken. De tool biedt voldoende mogelijkheden en de layout is heel gebruiksvriendelijk. Als iets me niet lukt, neem ik contact op met de servicedesk van TOPdesk en zij kunnen me altijd verder helpen.’

Alle meldingen inzichtelijk dankzij TOPdesk

Van den Berg zou graag voor alle meldingen die binnenkomen een registratie in TOPdesk willen zien in plaats van een e-mail of verzoek in de wandelgangen, wat nu nog vaak gebeurt. ‘Als een melding in TOPdesk wordt geregistreerd, is het voor iedereen inzichtelijk wat er met die melding gebeurt.’ Een ander groot voordeel van TOPdesk is de uitgebreide database met oplossingen, vertelt hij. ‘Als ik weer dezelfde vraag krijg, kan ik in TOPdesk eenvoudig alle meldingen vinden waar het antwoord op deze vraag beschreven staat. Ik maak gebruik van standaardoplossingen om meldingen af te handelen; dit bespaart een hoop tijd.’

TOPdesk aanschaffen via SURF, SLBdiensten of APS

Veel onderwijsinstellingen schaffen ICT-voorzieningen, waaronder relevante software, aan via SURF, SLBdiensten of APS. Ook TOPdesk werkt samen met deze partijen. Wilt u voordelig gebruikmaken van TOPdesk binnen uw onderwijsinstelling? Neem voor meer informatie contact met ons op via +31 (0)15 270 09 00.

Concrete plannen voor de toekomst

Voor de toekomst ziet Van den Berg nog een aantal concrete verbeterpunten: ‘We hebben een servicebalie waar je schriften, pennen, batterijen etc. kunt krijgen. We zouden graag zien dat medewerkers via de selfserviceportal van TOPdesk hun spullen aanvragen en niet zomaar naar de voorraadkast lopen en zelf pakken wat ze nodig hebben. Op het moment dat een aanvraag via TOPdesk binnenkomt, kan de baliemedewerker direct de spullen klaarleggen. Tevens is er dan een goede controle op wat mensen meenemen.’

Studenten kunnen meldingen maken en ruimtes reserveren in TOPdesk, maar doen dit nog niet actief omdat ze nog niet echt bekend zijn met de tool. Ook dit is iets waar Arcus in de toekomst mee aan de slag wil. Tot slot zou Van den Berg in de toekomst meer willen monitoren. De rapportages in TOPdesk zijn hiervoor heel geschikt. ‘We missen op dit moment incident- en changemanagers die zaken monitoren’, vertelt Van den Berg. ‘Ikzelf maak wel veel rapportages en probeer daarmee het management en collega’s te voeden, maar het zou nog idealer zijn als de teamleiders van de behandelaars zich hier volledig op focussen.’

Zelf TOPdesk proberen?

Ontdek zelf alle voordelen van onze service management software voor uw klanten, medewerkers en processen.

Probeer TOPdesk nu