Pop-up­gemeente van de toekomst

De gemeente Molenwaard is de eerste Nederlandse gemeente zonder stenen gemeentehuis. In oktober 2014 sloot de gemeente haar fysieke balies om digitaal en mobiel verder te gaan. Het resultaat? Een gemeente die haar burgers en ondernemers dichtbij, digitaal en persoonlijk van dienst is.

Over gemeente Molenwaard

Gebruikt TOPdesk voor

IT

Aanmelders

250

Favoriete functionaliteit

CMDB

Feit

Eerste Nederlandse gemeente zonder fysiek stadhuis

De gemeente Molenwaard is op 1 januari 2013 ontstaan uit een fusie van de Zuid-Hollandse gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland. Gelegen in het noorden van de Alblasserwaard, in de weilanden tussen Utrecht en Rotterdam, telt de gemeente in totaal zo’n 30.000 inwoners, verspreid over 126 km², in twaalf dorpen en één stad.

Kiezen voor een digitaal gemeentehuis

Omdat er aan een nieuw stenen gemeentehuis een fors prijskaartje hing, werd al snel na de fusie besloten om hiervan af te zien. In plaats daarvan koos Molenwaard ervoor om vanaf oktober 2015 door het leven te gaan als de eerste Nederlandse gemeente zonder fysiek stadhuis.

Jan Meijsen is als informatieadviseur en projectleider nauw betrokken bij het virtuele kantoor van de gemeente Molenwaard. Hij legt uit: ‘Eigenlijk is het hele concept uit nood geboren. Uit het businessplan voor een nieuw stadhuis bleek dat nieuwbouw zo’n 15 miljoen euro zou kosten, terwijl er maar 3 miljoen euro beschikbaar was. Daarom zijn we via diverse omdenksessies op zoek gegaan naar een alternatief. Al gauw vroeg een collega zich tijdens zo’n bijeenkomst hardop af waarvoor je eigenlijk een gemeentehuis nodig hebt. Dat was een schot in de roos.’

Geen vaste werkplekken meer

Met het sluiten van de loketten, verdwenen ook de vergaderzalen en het kantoor met vaste werkplekken. Meijsen: ‘In plaats daarvan werken onze ambtenaren op aanlandplekken in de gemeente, dit zijn flexibele locaties bij gastheren zoals dorpshuizen en woningbouwcorporaties, in de Molenwaardse horeca of thuis.

Dankzij de CMDB van TOPdesk weten we precies waar en wanneer een werknemer gebruik maakt van een laptop of smartphone van de zaak.

Dichterbij de inwoners werken

Als eerste digitale gemeentehuis van Nederland, heeft Molenwaard zichzelf stevig op de kaart gezet. ‘Maar het was nooit een doel an sich om een gemeente zonder gemeentehuis te worden’, benadrukt Meijsen. ‘Onze visie was altijd om onze dienstverlening te verbeteren, digitaal, maar vooral ook persoonlijk. Het virtuele kantoor draagt hier wel heel natuurlijk aan bij, doordat alle medewerkers – inclusief het bestuur – ongeacht locatie, device en tijd kunnen werken. Zo komen we letterlijk dichterbij onze inwoners.’

Transitie richting netwerkorganisatie

Om werken op locatie mogelijk te maken heeft iedere medewerker een laptop en smartphone van de zaak. Meijsen: ‘Dit maakt het voor de backoffice natuurlijk wel een stuk complexer. Want wie heeft waar en wanneer welk apparaat? Daarom hebben we het gebruik van TOPdesk binnen de gemeente geïntensiveerd. Alle apparatuur is nu geregistreerd in onze CMDB, zodat we altijd een antwoord op deze vragen paraat hebben.’

Daarnaast zijn de functioneel beheerders onlangs met TOPdesk aan de slag gegaan. Dit had wel wat voeten in de aarde, legt Meijsen uit: ‘Onze ambtenaars werken in een hybride cloud waarvan het publieke deel via Microsoft Office 365 geregeld en beheerd wordt. Dat bevalt mij perfect. Helaas is het gros van onze backofficeapplicaties erg gemeentespecifiek. Als je de Basisregistratie Personen of de Basisregistraties Adressen en Gebouwen wilt uitbesteden, ben je uiteindelijk meer tijd en geld kwijt aan het trainen van een externe partij dan dat het je oplevert.’

‘Daarom hebben we het functionele beheer recentelijk bij onze ambtenaren terug in de lijn gebracht. Dit betekent bijvoorbeeld dat een vakspecialist groen nu beheerder is van het softwarepakket voor de buitenruimte. Deze functioneel beheerders zijn daarom aangesloten op TOPdesk, maar zijn nog niet gewend om hier als behandelaar mee te werken. Deze collega’s leren daarom momenteel te werken met dit systeem, zodat ze als niet-ICT’ers straks weten: dit is een verzoek, en daar moet ik iets mee. Dat is natuurlijk een hele omschakeling in denk- en werkwijze, maar deze verloopt vooralsnog veelbelovend.’

Eén cloudomgeving

Meijsen ziet gelukkig dat Molenwaard al navolging krijgt van andere gemeenten. Hollands Kroon sluit 1 januari 2017 haar gemeentehuis, terwijl Hoorn en Haarlemmermeer en Krimpen ook al kijken hoe zij het anders kunnen doen. ‘Uiteindelijk hoop ik dat dit uitmondt in een rijkscloud waarin we alle backoffice-applicaties kwijtkunnen’, aldus Meijsen.

Hij vervolgt: ‘Op dit moment bestaat zo’n 60 à 70 % van onze dienstverlening al uit landelijke wet- en regelgeving. Daar zijn onze ICT-systemen ook op geënt. Het is daarom niet meer dan logisch om al deze databases in één cloudomgeving voor Rijk en gemeenten te organiseren, inclusief alle koppelingen tussen de verschillende systemen en basisregistraties. Maar dan moeten we wel allemaal de stap richting de digitale gemeente zetten en afstappen van het idee dat wij op dat gemeenschappelijke vlak uniek zijn, want dat zijn wij natuurlijk niet.’

Het gelijk van Molenwaard

Wat Meijsen betreft wordt die stap eerder vandaag dan morgen gezet. ‘Een gedeelde cloud kan de belastingbetaler veel geld besparen. Eerder onderzoek gaf aan dat het per jaar om 2,5 miljard euro gaat. Dat is op zichzelf al een sterke businesscase. Maar nog belangrijker is het dat wij ons hierdoor beter kunnen richten op het gemeentespecifieke deel van onze dienstverlening waarmee we ons als gemeente wel kunnen onderscheiden. En dit is absoluut noodzakelijk, want de maatschappij beweegt momenteel sneller dan wij kunnen reageren.’

Zelf TOPdesk proberen?

Ontdek zelf alle voordelen van onze service management software voor uw klanten, medewerkers en processen.

Probeer TOPdesk nu
internal