Se você está preso a uma solução de gerenciamento de serviço local mais antiga, as atualizações e upgrades custam muito dinheiro – principalmente se precisar pagar um consultor para implementar até as menores alterações. Sem mencionar todo o tempo que sua equipe gasta em testes. Se sua solução se transformou em um poço de dinheiro, é hora de seguir em frente.

"Esqueci minha senha." “O wifi não está funcionando.” “Não consigo usar meu e-mail.” Quantas vezes por semana você recebe essas mesmas perguntas? Estamos supondo que é muito. Pare de desperdiçar seu precioso tempo. Muitas soluções modernas oferecem um portal de autoatendimento onde seus usuários finais podem resolver seus próprios problemas. Disponibilize todas as suas soluções padrão e perguntas frequentes on-line e você nunca mais precisará dizer as palavras "Já tentou ligar e desligar?"

Sua equipe está sempre combatendo incêndios? Seu precioso tempo é gasto na criação de um simples ticket? Se o seu sistema não tiver recursos modernos ou automação, isso pode sobrecarregar sua equipe. Estão frustrados porque estão realizando tarefas manuais tediosas sem espaço para projetos desafiadores e inovação. E o resto da organização só enxerga como uma despesa. Se você deseja agregar valor ao seu negócio, considere se sua ferramenta não está atrapalhando você.

O que era bom para você quando comprou seu sistema atual nem sempre é o melhor para você agora. Claro, você pode executar uma atualização. Mas e se você mudou a maneira como trabalha? Seu sistema provavelmente está cheio de campos e dados que você não usa mais e nem precisa. E seu sistema antigo oferece integrações com outras ferramentas? Ou recursos de relatórios mais avançados? Caso contrário, pare de criar soluções alternativas para transformar seu sistema em algo que não é.

Você está sempre implementando ferramentas novas e modernas, como sistemas de CRM para outros departamentos? Mas você ainda está trabalhando nessa ferramenta desatualizada? Não soa justo. Afinal, se você puder fazer seu trabalho melhor, toda a sua organização será beneficiada. Então, vamos tentar um pouco de autocuidado. Ou como RuPaul coloca tão eloquentemente: Se você não pode amar a si mesmo, como […] você vai amar outra pessoa?

Você passou a última hora resolvendo um tíquete, apenas para descobrir que um colega estava trabalhando exatamente no mesmo problema. Que desperdício. Seu sistema mostra qual agente está trabalhando em quê? Ou o que precisa ser pego quando um colega está doente? Deveria. Bons fluxos de trabalho não são importantes apenas dentro de sua própria equipe. Se sua equipe de TI providenciou um PC para um novo funcionário, você espera que o FM tenha uma mesa pronta. Um moderno sistema de gerenciamento de serviços torna a comunicação fácil, não difícil.

Se sua equipe tem o hábito de manter seu conhecimento guardado em drives compartilhados, documentos escritos ou cérebros humanos, resolver problemas rapidamente é extremamente difícil – especialmente se você for um novato em service desk. A configuração de uma base de conhecimento ajuda sua equipe a trabalhar com mais rapidez e eficiência. E se você compartilhar esses itens de conhecimento em seu portal, poderá até ajudar os usuários finais a responder suas próprias perguntas.

Idealmente, sua ferramenta ITSM deve oferecer a mesma experiência do usuário que qualquer um dos aplicativos de consumidor mais recentes. E se sua ferramenta atual for difícil de usar? Ou tem uma interface de usuário desatualizada? Quando sua equipe não consegue se dar bem com a ferramenta de gerenciamento de serviços, você não apenas corre o risco de desacelerá-los, mas também corre um risco de segurança. Se for muito esforço para registrar as coisas de forma organizada, isso pode ser um problema real na hora da auditoria.