{"id":18916,"date":"2024-02-22T10:00:20","date_gmt":"2024-02-22T13:00:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/?p=18916"},"modified":"2024-07-17T03:16:29","modified_gmt":"2024-07-17T06:16:29","slug":"documentacao-de-processos-entenda-por-que-e-tao-importante","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/blog\/documentacao-de-processos-entenda-por-que-e-tao-importante\/","title":{"rendered":"Documenta\u00e7\u00e3o de processos: entenda por que \u00e9 t\u00e3o importante!"},"content":{"rendered":"<iframe style=\"margin:12px 0; height: 180px; min-width: 100%; border: none;\" src=\"https:\/\/player.blogplay.com.br\/player\/1865?v=240221\"><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_start\"><\/span><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_start\"><\/span><\/iframe>\n<p><strong>Os processos internos, como os de TI, exigem organiza\u00e7\u00e3o e efici\u00eancia. Caso contr\u00e1rio, todo o trabalho \u00e9 colocado em xeque e tanto colaboradores quanto a empresa t\u00eam resultados negativos. Por isso, \u00e9 t\u00e3o importante investir na documenta\u00e7\u00e3o de processos em TI.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Ainda que todo mundo entenda a sua import\u00e2ncia, \u00e9 comum ver empresas negligenciarem a cria\u00e7\u00e3o dessa documenta\u00e7\u00e3o, pois desenvolv\u00ea-la pode ser uma tarefa trabalhosa.<\/strong><\/p>\n<h2>O que \u00e9 documenta\u00e7\u00e3o de processos em TI?<\/h2>\n<p>A documenta\u00e7\u00e3o de processos em TI \u00e9 a organiza\u00e7\u00e3o e a padroniza\u00e7\u00e3o dos processos de trabalho. O objetivo \u00e9 facilitar o desempenho das tarefas, de modo que elas sejam executadas de forma semelhante e constante.<\/p>\n<p>Essa documenta\u00e7\u00e3o traz uma s\u00e9rie de benef\u00edcios para os envolvidos.<br \/>\n<a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/teste-de-30-dias\/?utm_source=try+online+&amp;utm_medium=cta&amp;utm_campaign=blog+documentacao+de+processos+entenda+por+que+e+tao+importante\"><br \/>\n<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/blog.topdesk.com\/pt\/wp-content\/uploads\/sites\/32\/2021\/08\/convite-teste-online.png\" alt=\"convite try online gr\u00e1tis\" width=\"1000\" height=\"600\" \/><br \/>\n<\/a><\/p>\n<h2>Cinco principais benef\u00edcios a sua empresa<\/h2>\n<p>Os departamentos de TI costumam ter a tarefa de <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/recursos\/change-management-software\/?utm_source=topdesk+portal+&amp;utm_medium=blogpost&amp;utm_campaign=documentacao+de+processos+porque+e+tao+importante+\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">realizar mudan\u00e7as<\/a>, por exemplo. Isso pode ser t\u00e3o simples quanto substituir um PC ou t\u00e3o complexo quanto <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/blog\/itsm\/escolha-ferramenta\/como-se-preparar-para-implementar-uma-nova-ferramenta\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">implementar uma ferramenta inteiramente nova<\/a>. Seja qual for a complexidade da tarefa, o m\u00f3dulo <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/glossario\/o-que-e-change-management\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Gest\u00e3o de Mudan\u00e7as do TOPdesk<\/a> facilita o planejamento de todo o seu workflow \u2013 da solicita\u00e7\u00e3o \u00e0 avalia\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>Ao criar uma documenta\u00e7\u00e3o interna, a empresa se torna mais respons\u00e1vel pelos seus processos e isso ajuda os profissionais a trabalharem.<\/p>\n<h3>1. Seguran\u00e7a<\/h3>\n<p>O primeiro benef\u00edcio que a empresa tem ao criar a documenta\u00e7\u00e3o do seus processos de TI \u00e9 a <a href=\"https:\/\/page.topdesk.com\/pt-br\/webinar-ciberseguranca-e-privacidade-de-dados?utm_source=topdesk+portal+&amp;utm_medium=blogpost&amp;utm_campaign=documentacao+de+processos+porque+e+tao+importante+\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">seguran\u00e7a<\/a>. Falhas em alguma etapa do trabalho podem trazer riscos, como o vazamento de informa\u00e7\u00f5es sens\u00edveis.<\/p>\n<h3>2. Agilidade<\/h3>\n<p>Quando uma pessoa n\u00e3o sabe como desempenhar um trabalho e n\u00e3o tem como pedir suporte, ela simplesmente n\u00e3o consegue trabalhar. Nesse cen\u00e1rio, a entrega de determinadas tarefas atrasa, aumentando o tempo necess\u00e1rio para conclu\u00ed-las. Ademais, \u00e9 poss\u00edvel que a qualidade do que \u00e9 feito tamb\u00e9m seja afetada.<\/p>\n<p>Por isso a documenta\u00e7\u00e3o dos processos em TI \u00e9 importante. Ela d\u00e1 ao profissional acesso a informa\u00e7\u00f5es cruciais sobre o modo de trabalho, ajudando-o a entender como as coisas devem ser feitas. Isso economiza tempo e faz com que o contato entre juniores, plenos e s\u00eaniores seja mais produtivo.<\/p>\n<p><strong>Voc\u00ea tanmb\u00e9m pode se interessar:<\/strong><br \/>\n<strong>&#8211; <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/recursos\/change-management-software\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Mudan\u00e7as complexas feitas facilmente<\/a><\/strong><\/p>\n<h3>3. Reduz o retrabalho<\/h3>\n<p>Sem padroniza\u00e7\u00e3o, \u00e9 comum que uma tarefa entregue precise ser refeita. Em alguns casos, o colaborador nem entende o motivo, pois ele n\u00e3o conhece o par\u00e2metro de an\u00e1lise que foi aplicado.<\/p>\n<p>Isso n\u00e3o s\u00f3 impacta a qualidade do trabalho, como o olhar sobre a gest\u00e3o, fazendo com que se desmotive. Sendo assim, opte por criar uma documenta\u00e7\u00e3o clara e acess\u00edvel.<\/p>\n<h3>4. Evita preju\u00edzos<\/h3>\n<p>In\u00fameros preju\u00edzos podem ser evitados com a documenta\u00e7\u00e3o de processos em TI. Como, por exemplo, preju\u00edzos de imagem, seguran\u00e7a, financeiros etc. Com um processo de trabalho adequado, seguido por todos os envolvidos, a empresa consegue minimizar as falhas humanas. Al\u00e9m disso, caso ocorram, existe um plano para lidar com elas adequadamente.<\/p>\n<h3>5. Garante a continuidade do trabalho<\/h3>\n<p>Imagine que um profissional sai da empresa, levando consigo informa\u00e7\u00f5es importantes sobre o modo de trabalho? Sem que exista uma documenta\u00e7\u00e3o sobre esse assunto, os colaboradores restantes podem ficar impedidos de trabalharem.<\/p>\n<h2>Apenas o setor de TI utiliza a documenta\u00e7\u00e3o de processos?<\/h2>\n<p>Demos como exemplo o departamento de TI, pois o <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/ferramenta-de-itsm\/?utm_source=topdesk+portal+&amp;utm_medium=blogpost&amp;utm_campaign=documentacao+de+processos+porque+e+tao+importante+\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">h\u00e1bito de documentar processos e divulgar boas pr\u00e1ticas de trabalho \u00e9 muito presente nesse segmento<\/a>. Al\u00e9m das documenta\u00e7\u00f5es internas, existem bibliotecas p\u00fablicas que orientam os profissionais sobre o que deve ser feito para alcan\u00e7ar mais qualidade no trabalho. Como exemplo, o <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/glossario\/o-que-e-itil\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ITIL<\/a>.<\/p>\n<p>No entanto, atualmente <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/enterprise-service-management\/?utm_source=topdesk+portal+&amp;utm_medium=blogpost&amp;utm_campaign=documentacao+de+processos+porque+e+tao+importante+\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">muitos outros setores usam a documenta\u00e7\u00e3o de processos<\/a> al\u00e9m do TI. Atendimento ao consumidor, marketing, design e UX s\u00e3o alguns dos exemplos.<\/p>\n<p>Mas, voltemos ao departamento de TI. J\u00e1 imaginou ter uma \u00fanica plataforma para todas as <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/recursos\/sistema-de-tickets\/?utm_source=topdesk+portal+&amp;utm_medium=blogpost&amp;utm_campaign=documentacao+de+processos+porque+e+tao+importante+\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">solicita\u00e7\u00f5es dos clientes<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/recursos\/software-de-gestao-de-ativos\/?utm_source=topdesk+portal+&amp;utm_medium=blogpost&amp;utm_campaign=documentacao+de+processos+porque+e+tao+importante+\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ativos de TI<\/a> e <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/recursos\/change-management-software\/?utm_source=topdesk+portal+&amp;utm_medium=blogpost&amp;utm_campaign=documentacao+de+processos+porque+e+tao+importante+\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">workflows<\/a>? <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/ferramenta-de-itsm\/?utm_source=topdesk+portal+&amp;utm_medium=blogpost&amp;utm_campaign=documentacao+de+processos+porque+e+tao+importante+\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">O ITSM do TOPdesk<\/a> torna o seu suporte de TI muito mais f\u00e1cil. \u00c9 poss\u00edvel compartilhar tarefas com outros agentes, envolver seus solicitantes, trabalhar em conjunto <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/enterprise-service-management\/?utm_source=topdesk+portal+&amp;utm_medium=blogpost&amp;utm_campaign=documentacao+de+processos+porque+e+tao+importante+\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">com outros departamentos<\/a> e garantir uma ampla vis\u00e3o do seu desempenho com nosso software para servi\u00e7os de suporte de TI.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/precos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">SOFTWARE TOPDESK | Escolha o plano que melhor se adapta \u00e0 sua empresa!<\/a><\/p>\n<h2>Como criar uma documenta\u00e7\u00e3o de processos?<\/h2>\n<p>\u00c9 preciso entender como esse processo dever\u00e1 funcionar. Em muitos casos, a empresa nem entende seus processos internos. Sendo assim, o primeiro passo \u00e9 mape\u00e1-los.<\/p>\n<h3>1. Busque a simplicidade<\/h3>\n<p>Essa documenta\u00e7\u00e3o ser\u00e1 lida por todos os envolvidos. Em alguns casos, por profissionais rec\u00e9m-contratados. Por isso, busque criar uma linguagem simples e did\u00e1tica.<\/p>\n<p>Isso n\u00e3o significa ignorar detalhes importantes, mas, sempre que poss\u00edvel, ilustre-os com exemplos. Lembre-se que a documenta\u00e7\u00e3o de processos deve estar mais para um guia do que para um artigo acad\u00eamico.<\/p>\n<h3>2. Identifique as demandas e entregas dos processos<\/h3>\n<p>Em vez de dizer algo vago, como \u201co time de TI deve atender os chamados internos em at\u00e9 uma hora\u201d, seja espec\u00edfico. Identifique a demanda que inicia o processo e a entrega que o finaliza.<\/p>\n<p>Exemplo: \u201co usu\u00e1rio informa o incidente pelo <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/recursos\/self-service-portal\/?utm_source=topdesk+portal+&amp;utm_medium=blogpost&amp;utm_campaign=documentacao+de+processos+porque+e+tao+importante+\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Portal de Autoatendimento<\/a>. A partir da\u00ed, deve-se ler o relato do incidente e, caso necess\u00e1rio, pedir mais detalhes. Na sequ\u00eancia, informe o prazo necess\u00e1rio, de acordo com as op\u00e7\u00f5es X, Y e Z. O atendimento deve ser finalizado de forma automatizada\u201d.<\/p>\n<p>Percebe que nesse caso, \u00e9 poss\u00edvel ter uma ideia clara de como o suporte deve receber e encerrar um atendimento? \u00c9 claro que uma documenta\u00e7\u00e3o seria bem mais completa, mas o importante \u00e9 que voc\u00ea compreenda que demandas e entregas devem estar claras nesse documento.<\/p>\n<h3>3. Liste todas as ferramentas importantes<\/h3>\n<p>Quais <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/blog\/itsm\/as-vantagens-do-software-as-a-service-saas\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">sistemas<\/a> s\u00e3o usados para desempenhar uma fun\u00e7\u00e3o? Existem tutoriais? Quais s\u00e3o os erros comuns que os usu\u00e1rios devem evitar?<\/p>\n<p>Uma simples lista de links \u00e9 capaz de orientar os colaboradores sobre o uso adequado das solu\u00e7\u00f5es contratadas pela empresa. Lembre-se: o que \u00e9 \u00f3bvio para uns \u00e9 a d\u00favida de outros.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/marketplace.topdesk.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Voc\u00ea sabia que o TOPdesk se integra com mais de 90 outras ferramentas? Confira!<\/a><\/p>\n<h3>4. Complemente<\/h3>\n<p>Um documento de um processo n\u00e3o \u00e9 arquivo definitivo. O modo de trabalhar evolui e, por isso, a documenta\u00e7\u00e3o deve ser atualizada sempre que for necess\u00e1rio.<\/p>\n<p>Tamb\u00e9m por isso, as empresas devem desenvolver documenta\u00e7\u00f5es pr\u00f3prias, evitando se basear integralmente no modo de trabalho de outras companhias.<\/p>\n<h3>5. Construa o documento de forma coletiva<\/h3>\n<p>Documentar um processo n\u00e3o \u00e9 como publicar um livro. N\u00e3o se trata da vis\u00e3o de um autor sobre o assunto, mas de um guia de trabalho. Portanto, ainda que algu\u00e9m fique respons\u00e1vel por redigi-lo, \u00e9 importante que seus colegas revisem e apontem melhorias.<\/p>\n<h2>Turbine seu TI com um service desk completo<\/h2>\n<p>Agora que voc\u00ea entendeu como a documenta\u00e7\u00e3o de processos em TI \u2014 e em outras \u00e1reas \u2014 funciona, tire um tempo para criar a documenta\u00e7\u00e3o dos processos da sua empresa. Trata-se de uma tarefa fundamental, que n\u00e3o deve ser nunca subestimada ou ignorada.<\/p>\n<p>Aqui na TOPdesk, n\u00f3s acreditamos no trabalho colaborativo. Por isso, primamos pela <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/blog\/itsm\/consultoria-em-tio-que-e-uma-consultoria-em-ti-e-qual-a-sua-importancia\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">consultoria em TI<\/a> para implementar nossa solu\u00e7\u00e3o na sua empresa. Com ela, al\u00e9m de melhorar os processos internos seguindo boas pr\u00e1ticas do mercado, como a <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/blog\/itsm\/itil\/entenda-porque-as-recomendacoes-itil-sao-tao-necessarias\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ITIL<\/a>, vamos capacitar o seu time para ser autossuficiente. Como resultado: mais efici\u00eancia e menos retrabalho.<\/p>\n<p>A ferramenta de <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/blog\/itsm\/as-vantagens-do-software-as-a-service-saas\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ITSM da TOPdesk<\/a> j\u00e1 revolucionou a Gest\u00e3o de Servi\u00e7os de TI de diversas empresas e estamos certos de que podemos fazer o mesmo pelo seu neg\u00f3cio. <a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/demonstracao\/?utm_source=topdesk+portal+&amp;utm_medium=blogpost&amp;utm_campaign=documentacao+de+processos+porque+e+tao+importante+\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Assista \u00e0 demonstra\u00e7\u00e3o<\/a> e veja como podemos ajudar sua empresa!<\/p>\n<p>Agora, se voc\u00ea quiser ver na pr\u00e1tica como o TOPdesk pode corroborar para o desenvolvimento do seu neg\u00f3cio, solicite um ambiente de teste gratuito!\u00a0<a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/teste-de-30-dias\/?utm_source=blog+documentacao+de+processos&amp;utm_medium=blog+documentacao+de+processos&amp;utm_campaign=blog+documentacao+de+processos&amp;utm_id=blog+documentacao+de+processos&amp;utm_term=blog+documentacao+de+processos&amp;utm_content=blog+documentacao+de+processos\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Experimente o TOPdesk por conta pr\u00f3pria<\/a>\u00a0e veja como podemos guiar sua empresa para a excel\u00eancia de servi\u00e7os.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.topdesk.com\/pt\/teste-de-30-dias\/?utm_source=blog+documentacao+de+processos&amp;utm_medium=blog+documentacao+de+processos&amp;utm_campaign=blog+documentacao+de+processos&amp;utm_id=blog+documentacao+de+processos&amp;utm_term=blog+documentacao+de+processos&amp;utm_content=blog+documentacao+de+processos\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">TESTE O TOPDESK POR 30 DIAS GRATUITAMENTE<\/a><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Os processos internos, como os de TI, exigem organiza\u00e7\u00e3o e efici\u00eancia. 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