TOPdesk's ITSM ordlista

Tala samma språk som dina kamrater

Vad är IT Asset Management?

IT Asset Management eller ITAM är en uppsättning affärsprocesser utformade för att hantera livscykeln och inventeringen av organisationens IT-tillgångar. Detta inkluderar alla delar av programvara och hårdvara som du vanligtvis hittar i en företagsmiljö. När det används korrekt hjälper denna IT Service Management (ITSM) – processor organisationer att sänka IT-kostnaderna, minska IT-risken och förbättra produktiviteten.

Titta på det så här: din organisation har troligtvis ett kontor med skrivbord som är fyllda med stationära och bärbara datorer. Och dessa IT-tillgångar är fyllda med alla typer av applikationer. Dessa tillgångar, hårdvara, programvara och dess licenser måste underhållas, uppdateras, repareras och ersättas kontinuerligt. Skulle det inte vara en bra hjälp om du visste vilka IT-tillgångar din organisation har? Och hade en process på plats för att hålla denna information korrekt?

Till exempel kan spårning av alla bärbara datorer och deras information om garantier hjälpa dig med budgetering, planering för byte och support. Genom att lägga alla dina programvarulicenser i en databas kan du hålla reda på när dina licenser löper ut.

Detta är vad IT Asset Management handlar om.

Vad är fördelarna med ITAM?

Det finns fyra huvudsakliga fördelar med att få en överblick över dina IT-tillgångar: undvika sanktioner, öka effektiviteten och minska kostnaderna, förbättra säkerheten och förbättra din organisations smidighet. Låt oss titta närmare på var och en av dem:

  • Undvik straff. IT Asset Management hjälper dig att hålla reda på lagliga, avtalsenliga och lagstadgade skyldigheter. Detta kan särskilt vara till nytta om du möter regelbundna revisioner. Om du till exempel registrerar alla dina programvarulicenser, är det inte troligt att du använder dem för mycket. ITSM gör också dina granskningar mer kostnadseffektiva. Om ditt företag står inför två revisioner per år, som tar två anställda om en månad heltid var och en för att svara, kan du titta på personalkostnader på över $ 8,000.00 enbart – med en genomsnittlig lön på $ 50,000.00 per år. Att ha en mogen ITAM-process på plats kommer att spara dina anställdas tid och sätta ett allvarligt problem i din revisionsräkning.
  • Öka effektiviteten och minska kostnaderna. Vet du vilken hårdvara och programvara dina anställda använder? Eller ännu viktigare: inte använder? ITAM hjälper dig att förstå hur och var din programvara används och vilken teknik som inte används. Att ta bort tillgångar som du inte använder och lagrar överskott förhindrar onödiga köp. Detta sparar inte bara kostnader för underhåll, support och energianvändning, men minskar också ditt koldioxidavtryck.
  • Förbättra säkerheten. Vet du att ditt IT-säkerhetsteam hårdar, patchar, övervakar och granskar varje tillgång? Varje överflödig IT-tillgång som du kan ta bort från din lista är en mindre applikation att ta hand om, vilket ökar din säkerhet. Men fördelen är dubbelt. Tack vare ITAM, och förstå vem som använder vad, får du också kunskap om vem som har tillgång till känslig data. Dessutom kan du mer logiskt begränsa användarbehörighet.
  • Förbättra agility. Hur gör du dina IT-inköp? På känsla? Eller mer på kunskap? Med ITAM är kunskap makt. Du kan spåra hur din organisation använder tillgångar över tid, vilket ger dig data för att fatta beslut om operativt behov och strategisk affärsförmåga.

Hur hänför sig Asset Management till ITIL?

I ITIL-ramverket ingår Asset Management i livscykelstadiet Service Transition. Detta är ett av de fem livscykelstadiet i ITIL-ramverket. Serviceövergångar hjälper din organisation att planera och hantera statusändring av en tjänst i sin livscykel. Nyfiken på ITIL-ramverket? Läs mer om vad ITIL är.

Hur skiljer sig ITAM från SACM?

? IT Asset Management fokuserar på alla aspekter av hårdvara, programvara och programvarulicenser. Oavsett om det handlar om programvarulicenser, hantering av livscykler för maskinvara och programvara eller besparingar i samband med att standardisera dina IT-tillgångar.

SACM eller Service Asset och Configuration Management är bredare och hjälper dig att kontrollera alla tjänster som krävs för att leverera tjänster. Vilka servicemedel är? I grund och botten betraktas varje enskild aspekt av en tjänst som en tjänsttillgång. Så de kunde vara infrastruktur, applikationer och data, men också människor, organisation och ledning.

Kort sagt, gör SACM samma sak som ITAM, men för alla servicetillgångar och inte bara hårdvara och mjukvara. En ITAM-databas skulle till exempel berätta att du äger en viss skrivare. SACM låter dig identifiera vilka personer som är anslutna till skrivaren.

5 bästa praxis för IT Asset Management

Kapitalförvaltning har varit en viktig del av TOPdesk i årtionden. Baserat på många års erfarenhet har vi kommit fram till flera bästa praxis som gör genomförandet av Asset Management en bris. Här är fem av de viktigaste:

  • Logga inte på allt: starta med ITAM, du kanske känner önskan att registrera all maskinvara och programvara på en gång. Ge inte upp för denna uppmaning. I stället fråga dig själv om varför varför ska du registrera det och om det är tillräckligt viktigt.
  • Registrera de rätta aspekterna: vill du registrera dina skrivare eller bärbara datorer? Bestäm själv vilka aspekter du behöver dokumentera för dina processer. Tumregeln? Håll dig till det minsta, och lägg inte till extrafunktioner som du aldrig kommer att använda utan måste uppdatera ändå.
  • Håll dina tillgångar uppdaterade: Registrering av tillgångar är bara en liten del av Asset Management. För varje tillgång du registrerar behöver du en process för att skapa, ändra och ta bort det. Om du inte kan begå detta för en del av din ITAM, gör det inte.
  • Glöm inte rättigheter och roller: det finns mer att behålla en perfekt databas än dina processer. Vem har tillgång till dina tillgångar? Kan de göra ändringar? Ändras dessa ändringar? Se till att du vet så att du inte stöter på några överraskningar.
  • Övervaka allt du gör: gick du med om att registrera en viss maskinvara eller programvara? Se till att din processhanterare kan bevisa för processägaren att det verkligen har hänt. Sätt rätt KPI och rapporter på plats för att säkerhetskopiera dig.
internal