Terug naar kantoor in 3 overzichtelijke stappen

Het kabinet heeft het einde van de lockdown aangekondigd, en vrijwel alle coronabeperkingen opgeheven. Werkenden, voor wie het thuiswerkregime gold, mogen voortaan weer 50% van de werkweek naar kantoor.

Het kantoor wordt weer geopend voor velen. De één doet een vreugdedans. De ander twijfelt. Eén ding is zeker. De terugkeer naar kantoor kan veel van je vragen als facility manager. Je vraagt je misschien af welke maatregelen van kracht zijn en waar je rekening mee moet houden. Zijn de vergaderruimten ruim genoeg? Is de luchtkwaliteit in de kleine spreekkamers goed? En hóe krijg je de verstokte thuiswerker ineens weer voor 50% naar kantoor?

Mijn belangrijkste advies? Denk na over de terugkeer naar kantoor vanuit je klant gezien. Wíe is de medewerker die weer gebruik gaat maken van het kantoor? Wat is zijn of haar overweging om weer in die auto of trein te stappen en naar kantoor te gaan? En faciliteer vanuit die gedachte.

Stap 1: Bekijk de situatie vanuit uw klant

Wat hebben je klanten nodig om een succesvolle dag te hebben. Wie willen ze spreken en met wie willen ze samenwerken? Je kunt bijvoorbeeld customer journey mapping gebruiken om het antwoord te vinden op deze vragen. Hierdoor weet je exact waar je je op moet focussen om de terugkeer naar kantoor tot een daverend succes te maken.

Stap 2: Inventariseer en prioriteer

Inventariseer in hoeverre de faciliteiten en dienstverlening aansluiten bij wat je klant nodig heeft. Doordat je nu weet wat belangrijk is voor je klant, weet je ook waar je je op moet focussen. En dus wat je goed uit moet zoeken. Willen collega’s het rumoerige huis met kinderen of bellende partner ontvluchten? Willen collega’s elkaar vooral ontmoeten? Inventariseer of het gebouw ook gelegenheid biedt om op deze manier te werken. Wat is er aanwezig en vooral; wat moet er nog gebeuren om dit te realiseren? Omdat je weet wat je klant wil is het prioriteren van de ontbrekende zaken makkelijk.

Stap 3: Sla de handen ineen

Werk samen met je collega’s van HR en ICT. Een succesvolle terugkeer hangt namelijk niet alleen van de facilitaire organisatie af. Ga met zijn drieën om tafel en bespreek wat jullie klant nodig heeft. HR kan bij dit gesprek beslist niet ontbreken. De terugkeer naar kantoor gaat niet alleen om faciliteiten en werkplekken. Maar ook om een gevoel van veiligheid en saamhorigheid. HR is bij uitstek specialist op dit vlak! Ga je sensoren inzetten of vergaderschermen om je faciliteiten te verbeteren? Stem dit af met je collega’s van ICT.

In het TOPdesk hoofdkantoor in Delft hebben we de afgelopen maanden veel met elkaar gesproken hoe we de 700 medewerkers kunnen faciliteren. Hoe ze het beste uit hun kantoordag kunnen halen. Ze spenderen natuurlijk niet zomaar 1 – 2 uur per dag aan het reizen naar kantoor. Alleen samen zijn we succesvol is ons motto. Meer daarover weten? Meld je aan voor de webinar op 25 augustus.