klantverhaal

Thomas Regout

Van tafels vol bonnetjes naar inzicht in de productie

“De tafels lagen hier helemaal vol met bonnetjes… Ik kwam er niet uit”, verzucht François Vluggen, sinds 2018 manager van de tooling-afdeling. “Je kon ermee behangen; het was echt zo erg.” Tot de tooling-afdeling begin 2019 met TOPdesk startte, bestond de administratie uit handgeschreven bonnetjes en monsterlijke Excelsheets. De bonnetjes raakten kwijt, opdrachten kwamen te laat binnen en er was geen inzicht in processen of resultaten.

“Ik kwam hier binnen op een afdeling die gigantisch hard werkte, maar waar ze geen idee hadden wat ze nou eigenlijk presteerden”, legt François uit. “We hadden een groot gebrek aan overzicht.” Daarom ging hij in gesprek met application engineer Maarten van Tol. Hij werkt sinds 2006 met TOPdesk, toen alleen nog op de IT-helpdesk. Ze onderzochten samen of het systeem breder ingezet kon worden.

Vroeger kwamen we storingsbonnetjes tegen die wel zes jaar oud waren.

François Vluggen

Hoe TOPdesk een schat aan betrouwbare informatie oplevert

De tooling-afdeling gebruikt TOPdesk voornamelijk voor de registratie van storingen en reparatieopdrachten. “De operator maakt zelf de call”, legt François uit. Op de werkplekken zijn diverse kwaliteitsplekken ingericht, dichtbij de machines. Onderhoudsmonteurs zijn uitgerust met een iPad, waarop ze direct hun activiteiten vastleggen. Wordt een storing gemeld, dan begint de klok te tikken. François: “Dat zijn onze performance indicators: hoe snel reageren we? Hoe lang staat een machine stil? Dat wil ik weten.”

Die cijfers zijn belangrijk voor François. Gelukkig levert TOPdesk een schat aan betrouwbare informatie op: “Op het moment dat je TOPdesk sluit, wordt je prestatie opgeslagen. Zo word je gedwongen om opdrachten op de juiste manier af te handelen. Dat werkt een stuk beter dan een werkbriefje invullen aan het eind van de week.” Het is belangrijke informatie om je werk mee te verantwoorden, vult Maarten aan: “Je kan ermee verdedigen hoeveel mensen je nodig hebt. We weten allemaal dat we het druk hebben. Maar hoe druk? Toon maar aan.”

De data uit TOPdesk werkt verder door. Het maakt ook uitgebreide analyses van de gereedschappen mogelijk. “Zo’n machine kost behoorlijk veel geld. Management komt naar mij toe en vraagt: ‘François, die machine zou 3000 uur per jaar draaien. Kan jij dat aantonen?’ Die registratie kan ik nu meteen openen.” Francois kijkt op zijn app: “Het is nu augustus geweest en ik heb 2270 uur gedraaid. Dat loopt lekker in de pas.”

Cijfers die de waarheid vertellen

Na enige weerstand is TOPdesk inmiddels helemaal ingeburgerd in de organisatie. Maarten: “Het is in elk bedrijf een spanningsveld. De kantoormensen kenden TOPdesk wel, maar op de werkvloer heeft François er veel moeite ingestoken.” “Verandering is weerstand, dat heb je bij iedereen”, beaamt hij. “Maar als je dan uitlegt: ‘Ik kan alleen beoordelen of wij een goede prestatie leveren wanneer jij die call maakt’, dan zien ze daar wel het nut van in. Opeens wordt duidelijk hoe hard je eigenlijk werkt en hoeveel je daarmee bereikt.”

“Waar ik echt trots op ben, is dat ik elke maand mijn cijfers binnen een dag aan kan leveren aan Finance”, glundert François. “En ik heb er ook een goed gevoel over. Dit zijn cijfers die de waarheid vertellen.” Maarten besluit: “Met TOPdesk heb je alles centraal. Eén systeem, mooi overzichtelijk en voor iedereen bruikbaar. Als je een e-mail kunt verzenden, dan kun je ook met TOPdesk werken. Zo simpel is het eigenlijk!”

Bekijk meer klantverhalen