Privacy en veiligheid

Wij communiceren met allerlei derden. Klanten, collega’s, sponsoren en mensen en bedrijven die geïnteresseerd zijn in onze diensten. Wij bewaren de gegevens die wij nodig hebben om deze relaties te onderhouden. Een deel van die gegevens bestaat uit persoonlijke informatie. Transparantie en eerlijkheid zijn belangrijk voor ons. Daarom willen we graag uitleggen welke informatie we opslaan en hoe we die gegevens gebruiken. Als je na het lezen van dit document nog vragen over dit onderwerp hebt, neem dan gerust contact op met onze afdeling ondersteuning.

Gegevensbescherming

We dragen zorg voor de bescherming van informatie die aan ons wordt toevertrouwd. Onze huidige technologieën en procedures zijn erop gericht om gegevens te beschermen tegen toegang door onbevoegden en voldoen natuurlijk aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/Engels: GDPR). Wanneer een andere partij dan TOPdesk betrokken is bij de verwerking van informatie, stellen wij als eis dat ze voldoen aan dezelfde overeenkomsten en verordeningen. Ons beleid wordt regelmatig getoetst door onafhankelijke, externe deskundigen.

Hoe gebruiken we jouw informatie?

We verwerken en gebruiken jouw informatie om bestaande relaties te onderhouden en ons klantenbestand uit te breiden. Verschillende gegevens worden gebruikt voor verschillende doeleinden. Dit betreft informatie die door jou wordt verstrekt, maar ook gegevens die we verzamelen om onze dienstverlening aan jou te verbeteren. In deze verklaring leggen we uit hoe we informatie voor elk van deze doeleinden gebruiken.

Website en nieuwsbrieven

We gebruiken cookies, Google Analytics en andere tools om informatie te verzamelen over hoe onze communicatiemiddelen worden gebruikt. Dit helpt ons inhoudelijke verbeteringen door te voeren en de presentatie van onze website en nieuwsbrieven aan te passen aan jouw interesses.

Contactgegevens en aankopen

Wij willen ons houden aan de afspraken die we met je maken. Dat is waarom het belangrijk is dat we weten hoe we onze contactpersoon binnen jouw organisatie kunnen bereiken. We willen je niet steeds opnieuw om dezelfde informatie vragen, daarom houden we aantekeningen bij van gesprekken die we met je voeren. We houden ook bij wat je voorkeuren zijn wat betreft de informatie die je van ons wilt ontvangen.

Verder registreren we welke dienst je bij ons hebt afgenomen en in welke context je deze gebruikt. Zo krijgen wij een beter beeld van de doelen die klanten zoals jij hebben. We houden ook bij in welke andere diensten je interesse hebt getoond. Dit is voor ons belangrijke informatie om onze diensten af te stemmen op de markt en je relevante informatie over onze diensten aan te bieden.

Informatie die we tegenkomen tijdens ons werk voor jou

Wanneer we voor je aan het werk zijn, zoals tijdens het verlenen van consultancy- en ondersteuningsdiensten, stuiten onze medewerkers mogelijk op informatie over jou of je organisatie, bijvoorbeeld de gegevens die jullie invoeren in TOPdesk. We gebruiken deze informatie alleen voor de doeleinden die met jou zijn afgesproken. Daarbij behandelen we je informatie natuurlijk met de grootst mogelijke zorg. Onze medewerkers zijn opgeleid om op de juiste wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Klanttevredenheid

Wij zijn altijd geïnteresseerd in jouw mening over onze diensten. Daarom gebruiken we verschillende methoden om feedback te verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan klantenenquêtes, gesprekken, evaluaties en directe feedback over meldingen. Deze informatie gebruiken we om te bepalen hoe we onze dienstverlening verder kunnen verbeteren.

SaaS en productverbetering

Als je TOPdesk SaaS afneemt, verwerken wij de gegevens die je invoert in TOPdesk. Je kunt erop vertrouwen dat wij er alles aan doen om ervoor te zorgen dat onze diensten gebruiksvriendelijk en betrouwbaar zijn.

Er zijn veel soorten informatie die we bijhouden wat betreft het gebruik van onze diensten. Bijvoorbeeld de snelheid waarmee de applicatie reageert, hoe klanten bepaalde functionaliteiten gebruiken en of er foutmeldingen optreden. We gebruiken deze informatie om ervoor te zorgen dat TOPdesk goed presteert en om mogelijke verbeteringen aan onze dienstverlening vast te stellen. De informatie wordt niet voor andere doeleinden gebruikt en de gegevens zijn niet herleidbaar tot personen.

Wat we niet doen

We zullen jouw vertrouwen in ons niet schenden. We sturen je informatie nooit door aan derden en gebruiken deze informatie alleen in overeenstemming met onze afspraken.

Inzage in, rectificatie en het wissen van je informatie

Je kunt veel van de informatie die we over jou verzamelen inzien via onze Self-Service Portal op my.topdesk.com. Dit betreft onder andere de contactpersonen die bij ons bekend zijn, het proces van en de communicatie rond ondersteuningsmeldingen en verschillende gegevens over diensten die je bij ons hebt afgenomen.

Staat er informatie tussen die niet klopt, wil je inzage in verdere informatie of wil je dat bepaalde informatie van jou wordt verwijderd? Je kunt de informatie zelf aanpassen of een verzoek indienen via onze Self-Service Portal.

Geen klant? In dat geval heb je geen toegang tot onze Self-Service Portal. Je kunt echter nog steeds je verzoek indienen bij onze ondersteuningsafdeling via de post, mail of telefonisch.

Verouderde informatie wordt uit onze systemen verwijderd volgens de richtlijnen van de AVG.

Voor de verwerking van specifieke aanvragen is het nodig dat een bevoegd persoon binnen je organisatie toestemming verleent. Voorbeelden van verzoeken waarvoor officiële toestemming nodig is: wijzigingsaanvragen voor diensten of opgeslagen gegevens, inzage in bepaalde informatie. We zullen deze verzoeken altijd voorleggen aan iemand binnen jouw organisatie die bevoegd is om deze goed te keuren. Wil je weten wie daartoe bevoegd is binnen jouw organisatie? Die informatie is te vinden op My TOPdesk.

TOPdesk heeft het recht dit privacybeleid aan te passen zonder voorafgaande kennisgeving. Laatst bijgewerkt: 4 april 2018