Privacyverklaring

Uw privacy is heel belangrijk voor ons, en daarom willen wij bij TOPdesk graag zo transparant mogelijk zijn over welke persoonlijke gegevens wij verzamelen, verwerken en delen, hoe we dat doen, en waarom we dat doen. Al die informatie vindt u hier, in ons privacybeleid.

In het kort

  • We vermelden altijd duidelijk vooraf voor welke doeleinden we uw persoonlijke gegevens verwerken, middels dit privacybeleid.
  • We verzamelen en verwerken persoonlijke gegevens altijd in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving.
  • Als uw toestemming wettelijk verplicht is, vragen we altijd eerst expliciet om toestemming voordat we uw persoonlijke gegevens verwerken.
  • We verwerken uw persoonlijke gegevens enkel voor wettelijk toegestane doeleinden.
  • TOPdesk werkt samen met een aantal derden die wellicht ook toegang tot uw persoonlijke gegevens nodig hebben om hun diensten voor ons te verrichten. Dergelijke toegang tot uw gegevens wordt echter alleen verschaft onder strikte voorwaarden en in overeenstemming met de Algemene Verordening Persoonsgegevens.
  • We nemen passende maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen, en eisen eenzelfde aanpak van derden die persoonsgegevens voor ons verwerken.Wij respecteren uw rechten op het gebied van uw persoonlijke gegevens, zoals het recht op toegang tot, correctie van en verwijdering van de gegevens. U bent gerechtigd om een kopie op te vragen van de gegevens die tot onze beschikking staan. Het kan echter voorkomen dat we niet in staat zijn om uw verzoek volledig in te willigen, om bepaalde wettelijke redenen of omdat we hierbij ook andere informatie zouden moeten onthullen of verwijderen. Als u geen e-mails meer van ons wilt ontvangen, kunt u op de knop klikken die in elke e-mail van ons te vinden is.

Het toepassingsgebied van ons privacybeleid

Onder ons privacybeleid valt alle persoonlijke gegevens die TOPdesk Nederland B.V. en haar gelieerde ondernemingen (hierna ‘TOPdesk’, ‘wij’ en ‘ons’ genoemd) over u verzamelt, en alle doeleinden waarvoor wij die gegevens gebruiken. Wij verzamelen persoonlijke gegevens over u wanneer u gebruik maakt van onze dienstverlening, contact met ons legt, of als derden deze gegevens aan ons verschaffen. Dit beleid legt voor elk doeleinde uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij die gegevens nodig hebben, en hoe lang we de gegevens bewaren. Verder leggen we uit hoe we uw persoonlijke gegevens beschermen en hoe u toegang kunt krijgen tot deze gegevens en ze kunt beheren.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

I. Onze dienstverlening

Voor dit doeleinde verwerken we de volgende persoonsgegevens:

  • Naam van contactpersoon
  • (Zakelijk) telefoonnummer
  • (Zakelijk) e-mailadres
  • Geslacht (optioneel)
  • LinkedIn-account (optioneel)
  • Naam van organisatie
  • Betalingsgegevens
  • Factuurgegevens
  • De daadwerkelijke inhoud van mogelijke berichten

We vragen u om deze persoonlijke gegevens om de overeenkomst tussen u en TOPdesk naar behoren uit te kunnen voeren en om de klantrelatie met u te onderhouden. Ook gebruiken we de gegevens soms om u te informeren over andere producten of diensten die wij aanbieden. In dit geval worden de persoonsgegevens bewaard totdat de termijn van de overeenkomst is verstreken. Er kan echter sprake zijn van bepaalde wettelijke redenen (zoals fiscale wetgeving) waardoor we verplicht kunnen zijn om de gegevens langer te bewaren.

II. Contact of verzoek om een demo

Voor dit doeleinde verwerken we de volgende persoonsgegevens:

  • Naam en functie van de aanvrager
  • (Zakelijk) telefoonnummer
  • (Zakelijk) e-mailadres
  • Geslacht (optioneel)
  • Naam van organisatie

We hebben deze persoonsgegevens nodig om u een login tot onze online omgeving te verschaffen of een demo uit te voeren en hierna contact met u te kunnen onderhouden. De persoonlijke gegevens die bij een dergelijk verzoek horen worden verwijderd na een redelijke termijn nadat het doeleinde is voltooid.

III. Deelname in een webinar of evenement

Wanneer u zich inschrijft voor een TOPdesk webinar of evenement, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam en functie van de aanvrager
  • Naam van organisatie
  • (Zakelijk) telefoonnummer
  • (Zakelijk) e-mailadres
  • (Zakelijke) adresgegevens
  • (Zakelijke) factuurgegevens (mits van toepassing)
  • (Zakelijke) betalingsgegevens (mits van toepassing)
  • De daadwerkelijke inhoud van mogelijke berichten

We zullen deze gegevens wellicht ook nodig hebben om u een offerte, de nodige voorlichtingsdocumenten en praktische informatie te sturen, en om te factureren (mits van toepassing). De persoonlijke gegevens die bij een dergelijk verzoek horen worden verwijderd na een redelijke termijn nadat het doeleinde is voltooid.

IV. Derden

TOPdesk deelt uw persoonlijke gegevens alleen met derden wanneer we hier wettelijk toe gerechtigd zijn. Hier kunnen verschillende redenen voor zijn:

  • Wanneer wij derden hebben ingezet om gegevens te verwerken, bijvoorbeeld om u informatie toe te sturen
  • Wanneer het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening
  • Voor de verdere ontwikkeling van onze website en applicaties
  • Wanneer wij daar een legitiem belang bij hebben
  • Wanneer we uw toestemming hebben verkregen
  • Wanneer we hier wettelijk toe verplicht zijn

Enkele voorbeelden van derden die door ons kunnen worden ingezet om persoonsgegevens te werken:

  • IT-leveranciers en dienstverleners
  • Online tools ter evaluatie of om vragenlijsten mee te maken
  • Post- en pakketdiensten
  • Evenementenorganisaties en -locaties
  • Sponsoren
  • Cookie-dienstverleners (zie voor meer informatie ook ons cookiebeleid)
V. Website

We verzamelen ook persoonlijke gegevens wanneer u onze website gebruikt. Hier leest u meer over in ons cookiebeleid.

VI. Contact

U kunt via onze website, e-mail en telefoon contact met ons opnemen. In dat geval verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • (Zakelijk) e-mailadres
  • (Zakelijk) telefoonnummer
  • Naam van organisatie (optioneel)
  • De daadwerkelijke inhoud van mogelijke berichten

Wij gebruiken deze persoonsgegevens om uw vraag of verzoek naar behoren af te handelen. De persoonlijke gegevens die bij een dergelijk verzoek horen worden verwijderd na een redelijke termijn nadat het doeleinde is voltooid.

Beveiliging en opslag van persoonlijke gegevens

Overeenkomstig de Algemene Verordening Persoonsgegevens gebruiken wij dezelfde technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen die in onze sector de norm zijn om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen misbruik, verlies of ongeoorloofde toegang.

Afhankelijk van het soort persoonsgegevens, het doeleinde ervan en de toepasselijke redenen of toestemming voor opslag, worden gegevens voor een bepaalde termijn opgeslagen, maar nooit langer dan nodig of dan is toegestaan. Nadat deze termijn is verstreken worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd. Als dit niet mogelijk is, wordt de informatie apart opgeslagen zodat er geen gebruik meer van gemaakt kan worden, totdat het verwijderen ervan mogelijk wordt. Voor voorbeelden en verdere details verwijzen we u naar onze Technische en Organisatorische Maatregelen (TOMs).

TOPdesk zakelijke partners

We delen uw persoonlijke gegevens soms met zakelijke partners van TOPdesk om onze dienstverlening uit te kunnen voeren en te kunnen verbeteren, en om u andere gerelateerde diensten aan te kunnen bieden.

Bedrijfsoverdracht

In het geval van een overname, verkoop van bedrijfsmiddelen, financiering of overname van een deel van TOPdesk of TOPdesk in haar geheel kan het voorkomen dat uw persoonlijke gegevens worden gedeeld of overgedragen, onder voorwaarde dat de gegevens daarna nog steeds enkel worden verzameld, verwerkt en gedeeld voor hun oorspronkelijke doeleinde.

Geldende wetgeving

In buitengewone gevallen kan het voorkomen dat we uw persoonlijke gegevens delen met derden omdat wij er in goede trouw van overtuigd zijn dat dit nodig is om:

  • de toepasselijke wet- en regelgeving, een rechtelijk proces of verzoek van overheidswege na te leven;
  • onze overeenkomsten, beleidslijnen en voorwaarden te handhaven;
  • de veiligheid of integriteit van onze dienstverlening te beschermen;
  • TOPdesk, onze klanten of het publiek te beschermen tegen leed of onwettige activiteiten, of;
  • om te gaan met een noodsituatie waarbij wij er in goede trouw van overtuigd zijn dat uw persoonlijke gegevens bekend gemaakt moeten worden om het overlijden of ernstig fysiek letsel van enig persoon te voorkomen.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens

U bent gerechtigd om een kopie te verzoeken van de persoonlijke gegevens die wij over u hebben verzameld, bezwaar te maken tegen het gebruik hiervan, een verzoek in te dienen om de gegevens te laten verwijderen of af te laten schermen, of een elektronische weergave van de persoonlijke gegevens in te zien. Voor dit alles kunt u contact met ons opnemen via de contactpagina op onze website.

Het kan echter voorkomen dat we niet in staat zijn om uw verzoek volledig in te willigen, bijvoorbeeld omdat we hiervoor ook informatie over andere personen zouden moeten onthullen of als we hiervoor informatie zouden moeten verwijderen die we krachtens toepasselijke wet- of regelgeving verplicht zijn om te bewaren, of die we om zwaarwegende legitieme gronden bewaren.

Afmelden voor e-mails

U kunt zich afmelden voor onze e-mails door op de link te klikken die in elke e-mail van ons te vinden is.

Kennisgeving voor eindgebruikers

Wanneer u via een bepaalde organisatie (zoals uw werkgever) gebruik maakt van onze dienstverlening, ofwel SaaS ofwel on-premise, dan is die organisatie de beheerder van de dienstverlening en draagt die organisatie dus de verantwoordelijkheid voor haar accounts in TOPdesk. In dat geval dient u uw vragen omtrent privacy aan deze organisatie te richten, aangezien uw gebruik van de diensten onderhevig is aan het beleid van die organisatie, niet het beleid van TOPdesk.

SaaS en ondersteunende diensten

Als u een TOPdesk-klant bent en gebruik maakt van onze SaaS of ondersteunende diensten, dan vragen wij u om uw vragen over het verwerken en delen van de persoonsgegevens in uw TOPdesk-omgeving aan uw persoonlijke accountmanager te richten.

Veranderingen in het privacybeleid

Wij behouden het recht om dit privacybeleid zonder voorafgaande kennisgeving te veranderen om mee te kunnen bewegen met op veranderingen in onze dienstverlening, onze organisatie of de toepasselijke wet- en regelgeving.

Contact opnemen

Uw persoonlijke gegevens worden beheerd door TOPdesk. Als u vragen of zorgen heeft over hoe er wordt omgegaan met de persoonsgegevens die wij verzamelen, neem dan contact op met uw accountmanager. Ga naar onze contactpagina.

Laatst geüpdatet: 24 December 2021