Privacyverklaring

Jouw privacy is belangrijk voor ons, daarom willen we transparant zijn over wat, hoe en waarom we jouw persoonlijke informatie verzamelen, verwerken en delen. Neem dus even de tijd om deze pagina te lezen.

In het kort

  • Wij verzamelen en bewaren jouw persoonlijke informatie in overeenstemming met wet- en regelgeving.
  • We gebruiken je informatie alleen voor doeleinden die wettelijk zijn toegestaan.
  • Derde partijen hebben mogelijk toegang tot je informatie nodig om met ons samen te werken, maar zij krijgen alleen toegang met strikte instructies van ons over gegevensverwerking en in overeenstemming met de AVG.
  • Je kunt ons toestemming geven om bepaalde informatie op te slaan. Je mag je ook op ieder moment bedenken.
  • Je kunt een kopie van de informatie die we van je hebben aanvragen en je kunt ons vragen om je informatie te verwijderen. Denk eraan dat we mogelijk niet volledig aan je verzoek kunnen voldoen door dwingende juridische redenen of omdat voldoen aan je verzoek ook zou leiden tot de openbaarmaking of het wissen van andere informatie.
  • Als je je wil afmelden voor onze e-mailcommunicatie, gebruik dan de knop in een van onze e-mails.

Waar onze privacyverklaring op van toepassing is

Onze privacyverklaring is van toepassing op persoonlijke informatie die we van jou verzamelen wanneer jij deze aan ons geeft, zoals contactgegevens, wanneer je gebruikt maakt van onze diensten, wanneer andere bronnen die aan ons geven of wanneer je op een andere wijze contact met ons hebt, bijvoorbeeld door het bijwonen van een vakbeurs. Het legt ook uit hoe we jouw persoonlijke informatie beveiligen, hoe en waarom we je persoonlijke informatie delen, hoe je er inzage kunt krijgen en hoe je kunt bepalen welke informatie we je van jou verzamelen.

Hoe en waarom we de persoonlijke informatie die we van je verzamelen gebruiken

Hoe we de persoonlijke informatie die we van je verzamelen gebruiken, hangt deels af van welke van onze diensten je gebruikt, hoe je ze gebruikt en eventuele voorkeuren die je aan ons hebt doorgegeven.

We gebruiken de persoonlijke informatie die we van je verzamelen:

  • om je onze diensten aan te bieden en ze te verbeteren en je ervaring te personaliseren;
  • voor onderzoek en ontwikkeling;
  • om met je te communiceren over onze diensten;
  • voor marketing, promotie en het bevorderen van betrokkenheid bij onze diensten, waaronder de publicatie van klantervaringen;
  • om technische problemen op te lossen en te reageren op hulpvragen; en
  • om onze legitieme zakelijke belangen en juridische rechten te beschermen.

 

Gebruikers uit de Europese Economische Ruimte (EER)

Als je je in de EER bevindt, verzamelen en verwerken we alleen persoonlijke informatie van jou wanneer we daar op grond van relevante EU-wetgeving een wettelijke basis voor hebben. Dit betekent dat we je persoonlijke informatie alleen verzamelen en verwerken:

  • om onze diensten aan je te kunnen aanbieden;
  • voor een legitiem belang, zoals voor onderzoek en ontwikkeling, voor marketing, promotie en het bevorderen van betrokkenheid bij onze diensten en om onze juridische rechten en belangen te beschermen;
  • om te voldoen aan relevante wetgeving; of
  • als je ons toestemming daarvoor geeft voor een specifiek doel. Je mag je op ieder moment bedenken wat je toestemming betreft.

 

Hoe we de persoonlijke informatie die we van je verzamelen beveiligen en opslaan

In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gebruiken we technische en organisationele beveiligingsmaatregelen die aan branchenormen voldoen om de persoonlijke informatie die we van je verzamelen te beschermen tegen misbruik, verlies en ongeoorloofde toegang.

Afhankelijk van het soort persoonlijke informatie, het doel van en de toepasselijke grondslagen en toestemmingen voor opslag bewaren we de persoonlijke informatie gedurende een bepaalde periode, maar niet langer dan nodig of toegestaan is. Na die tijd wordt je persoonlijke informatie gewist of geanonimiseerd of, indien dat niet mogelijk is, slaan we je persoonlijke informatie geïsoleerd van verder gebruik op tot wissen mogelijk is.

Hoe en waarom we de persoonlijke informatie die we van je verzamelen delen

We delen de persoonlijke informatie die we van je verzamelen met ons eigen personeel en met derden om ons te helpen met het uitvoeren, aanbieden, verbeteren, aanpassen, ondersteunen en promoten van onze diensten.

Dienstverleners, eventpartners en sponsoren

We werken samen met externe dienstverleners voor de ontwikkeling van websites en applicaties, hosting, onderhoud, back-ups, opslag, virtuele infrastructuur, analyse en andere diensten die we gebruiken. Daarvoor kan het nodig zijn dat ze toegang krijgen tot de persoonlijke informatie die we van jou verzamelen. We geven deze partijen alleen toegang als ze instemmen met onze instructies betreffende gegevensverwerking, in overeenstemming met de AVG.

Hetzelfde geldt ook voor onze eventpartners en sponsoren die toegang tot persoonlijke informatie nodig hebben. Daarnaast gebruiken onze eventpartners en sponsoren je persoonlijke informatie mogelijk om bijvoorbeeld dubbele informatie te verwijderen en ter ondersteuning van marketing.

Gelieerde ondernemingen TOPdesk

We delen mogelijk persoonlijke informatie die we van je verzamelen met andere aan TOPdesk gelieerde ondernemingen om onze diensten uit te voeren en te verbeteren en om andere diensten van aan TOPdesk gelieerde ondernemingen aan je aan te bieden.

Zakelijke overdrachten

We dragen mogelijk persoonlijke informatie die we van je verzamelen over of delen het in verband met een overname, de verkoop van bedrijfsmiddelen, financiering of acquisitie van een deel van of ons volledige bedrijf naar een ander bedrijf, mits dergelijke persoonlijke informatie nog steeds zal worden verzameld, gedeeld en verwerkt in overeenstemming met het originele doel waarvoor het is verzameld, gedeeld en verwerkt.

Naleving van toepasselijk recht

In uitzonderlijke gevallen delen we mogelijk persoonlijke informatie die we van je verzamelen met een derde als wij te goeder trouw geloven dat delen redelijkerwijs noodzakelijk is om:

  • te voldoen aan relevante wet- en regelgeving, juridische processen of overheidsverzoeken;
  • naleving van onze overeenkomsten, beleid en gebruiksvoorwaarden af te dwingen;
  • de veiligheid of integriteit van onze diensten te beschermen;
  • TOPdesk, haar klanten of het publiek te beschermen tegen schade of illegale activiteiten; of
  • te reageren op een noodgeval, waarvan wij te goeder trouw vinden dat het openbaar maken van je persoonlijke informatie van ons vereist wordt om te helpen bij het voorkomen van het overlijden of de ernstige verwonding van iemand.

 

Met jouw toestemming

We delen je persoonlijke informatie met onze medewerkers en derden als je ons toestemming daarvoor geeft voor een specifiek doel dat hierboven niet genoemd is.

Hoe je de persoonlijke informatie die we van je verzamelen kunt inzien en bepalen

Je kunt een kopie van de persoonlijke informatie die we van je verzamelen aanvragen, bezwaar maken tegen het gebruik van je persoonlijke informatie, een verzoek indienen om je persoonlijke informatie te wissen of te beperken of je persoonlijke informatie in een gestructureerde, elektronische vorm opvragen door contact met ons op te nemen zoals hieronder staat beschreven onder ‘Neem contact met ons op’.

In sommige gevallen kunnen we mogelijk niet aan je verzoek voldoen. Voorbeelden hiervan zijn situaties waarin informatie van een andere persoon openbaar zou worden of wanneer het inwilligen van je verzoek zou resulteren in het wissen van informatie die we onder toepasselijk recht mogen behouden of informatie die we behouden vanwege dwingede, legitieme redenen.

Afmelden voor communicatie

Je kunt je afmelden voor onze communicatie via de afmeldlink die staat vermeld in alle e-mailberichten.

Opmerking voor eindgebruikers

Wanneer onze SaaS en on-premisesdiensten tot je beschikking worden gesteld via een organisatie (bijvoorbeeld je werkgever), is die organisatie de dienstverlener en dus verantwoordelijk voor de accounts die zij beheert. Neem in dit geval contact op met je beheerder voor vragen over privacy, aangezien je gebruik van de diensten valt onder het beleid van die organisatie.

SaaS en ondersteuningsdiensten

Ben je een klant van TOPdesk die gebruik maakt van onze SaaS of ondersteuningsdiensten, richt je vragen over het verwerken en delen van persoonlijke informatie die is opgeslagen in je TOPdesk-omgeving dan tot je accountmanager.

Wijzigingen van onze privacyverklaring

We hebben het recht om onze privacyverklaring af en toe aan te passen, zonder kennisgeving over deze verandering, als reactie op veranderingen in onze dienstverlening, ons bedrijf of toepasselijk recht.

Neem contact met ons op

Je persoonlijke informatie wordt beheerd door TOPdesk. Als je vragen of zorgen hebt over hoe er wordt omgegaan de persoonlijke informatie die we van je verzamelen, neem dan contact op met je accountmanager.  Bezoek onze contactpagina

Laatst bijgewerkt: 11 juni 2019