Goodtech

Vi trengte et system som ga oss tid til de viktige arbeidsoppgavene

Goodtech er en av Nordens ledende systemintegratorer med mer enn 300 dyktige ingeniører og fagspesialister som med sin erfaring og kompetanse bidrar til å effektivisere industrien.

Før Goodtech implementerte TOPdesk, benyttet de et system som kunne løse flere av problemene. Likevel var det mindre effektivt. Selv om det hadde ulike integrasjonsmuligheter og fleksibilitet, ga det ikke Goodtech mulighet til den servicestyringen TOPdesk tilbyr.

Stian Reiersen er IT-sjef i Goodtech og forteller om deres opplevelse med TOPdesk under implementeringsfasen og samarbeidet i dag.

 

TOPdesk ga oss mulighet til å samle alt på ett sted

Stian forteller at de så mange problemer med deres tidligere system etter at de tok i bruk TOPdesk.

“Når man har mange små integrasjoner og koblinger, så sitter man med flere feilkilder og problemer enn man kanskje ville gjort dersom alt var samlet i ett system”, innleder Stian.

Dersom deler av systemet sviktet, påvirket det andre ting. Dette var svært sårbart for en bedrift som er avhengig av at ting fungerer. Systemet ga heller ikke change-rutinene som man kan automatisere i TOPdesk.

 

Endringsstyring er den store fordelen for Goodtech

Stian har vært en del av implementeringsprosessen, og synes dette var en positiv opplevelse. De ble holdt i hånden gjennom hele prosessen og fikk konsulentbistand hvor de hadde workshops som ga de muligheten til å gå gjennom alt som skulle settes opp.

“TOPdesk er mye learning by doing. Man kan selvfølgelig bli forklart alt, men jeg opplevde at jeg lærte mye ved å utforske systemet på egen hånd”.

Goodtech brukte god tid på å bli operative, men legger til at prosessen kunne i teorien gått mye raskere dersom de hadde hatt mer tid og ressurser på det tidspunktet.

Stian fikk prosjektet i slutten av sommeren 2022, og de var operative i juni 2023. I dag er Goodtech 18 operatører og omkring 450 sluttbrukere, fordelt på 14 kontorer. Samtlige ansatte i selskapet benytter TOPdesk.

Stian trekker frem change management. Han forteller at TOPdesk er en veldig intuitiv løsning, som egentlig er klar fra start. Likevel er change den store fordelen. Det gir mulighet til å følge flyten i prosessene som selskapet har.

Stian kommer med et eksempel: Når en sak blir opprettet kan man se hvor arbeidsoppgavene blir fordelt til de ulike avdelingene. IT-avdelingen sitter igjen med hele oversikten og kan sørge for at selskapet følger prosessene sine.

 

Med TOPdesk har de fått muligheten til å etablere hele mobilordningen, ved å linke til en oversikt som ser ut som en nettbutikk. Ansatte velger ønsket telefon og TOPdesk ruter en godkjenning til nærmeste leder, slik at man får kostnadskontroll. Denne implementeringen brukte Goodtech kun noen timer på, og viser hvor fleksibelt TOPdesk er.

Med et videre samarbeid med TOPdesk ønsker Goodtech å åpne mulighet for flere egendefinerte datafelt. Dette vil gjøre det mulig å sende inn data i større grad og bruke TOPdesk som kilde.

I tillegg til dette ønsker Goodtech å ha mer automasjon. Stian er spent på hvordan de skal bygge opp kunnskapsartiklene til TOPdesk ved hjelp av kunstig intelligens i tiden fremover.

 

Har du noen råd til bedrifter som befinner seg i samme situasjon som det dere var i?

“Først og fremst, fokuser på hva arbeidsoppgavene dine egentlig er. Deretter, undersøk om tiden du bruker på å filtrere og delegere oppgaver ut til bedriften, kunne blitt erstattet med noe mer verdifullt ved hjelp av automasjoner og prioritering.

Som IT-sjef ser jeg nå verdien av å ha så få løsninger som mulig. Det hjelper meg å visualisere den informasjonen jeg trenger på en god måte. TOPdesk samler dette på ett sted. Jo flere ledd man må gjennom, jo lenger tid tar det”, forteller Stian.

Med TOPdesk kan du lage rutiner og få kontroll på prosesser. Alt blir lagret i saken, og rent sporingsmessig er TOPdesk veldig lukrativt. Goodtech bruker saksnummer ut til leverandørene, så når de henvender seg vet de hvilken sak det gjelder og får opp all informasjon og historikk. Saken blir deretter automatisk sendt for godkjening til leder, noe som tidligere ble gjort manuelt. “Dette har spart meg mange timer”, avslutter Stian.