Was ist Assetmanagement?

Es gibt vier Hauptvorteile, einen Überblick über Ihre Assets zu haben: Strafzahlungen vermeiden; die Effizienz erhöhen und Kosten senken; die Sicherheit zu verbessern und die Agilität Ihres Unternehmens steigern. Betrachten wir jeden dieser Punkte etwas genauer:

• Strafzahlungen vermeiden. Das Assetmanagement hilft Ihnen, einen Überblick über rechtliche, vertragliche und behördliche Verpflichtungen zu behalten. Dies kann vor allem dann nützlich sein, wenn Sie regelmäßig Audits durchführen müssen. Wenn Sie beispielsweise sämtliche Softwarelizenzen im Blick haben, werden Sie diese nicht versehentlich zu oft aktivieren. ITSM macht Ihre Audits auch kosteneffizienter. Angenommen, bei Ihrer Organisation stehen zwei Betriebsprüfungen pro Jahr an. Und es sind zwei Mitarbeiter erforderlich, die jeweils etwa einen Monat Vollzeit arbeiten. Allein die Personalkosten können weit über 8.000 € betragen – bei einem durchschnittlichen Gehalt von 50.000 € pro Jahr. Ein ausgereifter ITAM-Prozess spart Ihren Angestellten Zeit und verringert die Kosten für Ihre Betriebsprüfung spürbar.
• Effizienz erhöhen und Kosten senken. Wissen Sie, welche Hard- und Software Ihre Angestellten einsetzen? Oder, viel wichtiger: Welche sie nicht einsetzen? ITAM hilft Ihnen zu ermitteln, wie und wo Ihre Software eingesetzt wird. Und welche Technologie nicht. Nicht eingesetzte Assets zu entfernen und überschüssige Assets einzulagern wirkt unnötigen Anschaffungen entgegen. Damit können nicht nur Wartungs-, Support- und Energiekosten gespart, sondern auch die CO2-Bilanz verbessert werden.
• Sicherheit verbessern. Wissen Sie, ob Ihr IT-Sicherheitsteam jedes einzelne Asset absichert, patcht, überwacht und prüft? Jedes redundante IT-Asset, dass Sie von Ihrer Liste streichen, stellt eine mögliche Schwachstelle weniger dar. Es gibt sogar einen doppelten Nutzen. Dank des ITAMs und dem Wissen, wer welches Asset einsetzt, haben Sie auch gleichzeitig einen Überblick, wer Zugriff auf sensible Daten hat. Außerdem können Sie die Benutzerrechte logischer einschränken.
• Agilität steigern. Wie führen Sie Ihre IT-Anschaffungen durch? Nach Gefühl? Oder eher nach Wissen? Mit dem IT-Assetmanagement ist Wissen Macht. Sie können nachverfolgen, wie Ihr Unternehmen Assets über längere Zeit einsetzt. Dadurch erhalten Sie die Daten, um Entscheidungen über operative Erfordernisse sowie strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Möchten Sie erfahren, wie Assetmanagement in der Praxis umgesetzt wird? Sehen Sie sich das Video über das Assetmanagement von TOPdesk an.

Im ITIL-Framework ist das Assetmanagement ein Teil der Lebenszyklusphase der Service Transition. Dies ist eine der fünf Lebenszyklusphasen des ITIL-Frameworks. Service Transition hilft Ihrer Organisation den Change eines Services innerhalb seines Lebenszyklus zu planen und zu managen. Sie interessieren sich für das ITIL-Framework? Lesen Sie mehr über die Vor- und Nachteile von ITIL.

Das IT-Assetmanagement konzentriert sich auf jeden Aspekt von Hardware, Software und Softwarelizenzen. Dazu gehören die Verwaltung von Software-Lizenzen, Hardware- und Software-Lebenszyklen und Kosteneinsparung durch Standardisierung Ihrer IT-Assets.

Das SACM, kurz für Service Asset and Configuration Management, ist breiter gefächert und hilft Ihnen, alle zur Erbringung Ihrer Services benötigten Assets zu kontrollieren. Was sind Service-Assets? Grundsätzlich wird jeder einzelne Aspekt eines Services als Service-Asset betrachtet. Darunter können also Infrastruktur, Applikationen und Daten, aber auch Menschen, Organisationen und Management fallen.

Kurz gesagt, die SACM macht dasselbe, was ITAM macht. Aber für alle Service-Assets und nicht nur für Hardware und Software. Beispielsweise könnten Sie einer ITAM-Datenbank entnehmen, dass Sie einen bestimmten Drucker besitzen. Das SACM erlaubt Ihnen zu erkennen, welche Personen in Verbindung mit dem Drucker stehen.

Eine CMDB oder Konfigurationsmanagement-Datenbank ist sowohl Teil des Configurations- als auch des IT-Assetmanagements. Es ist im Grunde die zentrale Stelle für die Verwaltung aller Ihrer Konfigurationselemente als IT-Assets. Denken Sie an Ihre Server, Tastaturen und Drucker.

In CMDB erfassen Sie relevante Informationen über diese Elemente wie Typ, Marke, Eigentümer, Version sowie deren Beziehung und Abhängigkeiten zu anderen Elementen. Im Grunde genommen ist die CMDB der Mittelpunkt, aus dem Ihre ITIL-Prozesse ihre Informationen beziehen, egal ob es sich um Incident-, Problem- oder natürlich das Assetmanagement handelt.

Der Hauptunterschied, falls es überhaupt einen gibt, besteht darin, dass das Assetmanagement ein weiter gefasstes Konzept als die CMDB ist. Während die CMDB Konfigurationen speichert, verwendet das Assetmanagement die CMDB zur Kontrolle von Assets: Objekte, die für eine Organisation einen finanziellen Wert haben. Dazu gehört die Verfolgung von Informationen während des gesamten IT-Asset-Lebenszyklus, wobei der Schwerpunkt auf Garantien, Verträgen, Inventar und Werten liegt.

Das Assetmanagement ist seit Jahrzehnten ein wesentlicher Bestandteil von TOPdesk. Durch unsere jahrelange Erfahrung haben wir einige Best Practices konzipiert, die die Implementierung des Assetmanagements zu einem Kinderspiel machen. Hier sind die fünf wichtigsten:

• Registrieren Sie nicht alles. Wenn Sie mit der Implementierung des ITAMs beginnen, kann es verlockend sein, all Ihre Hard- und Software in einem Rutsch in einer Datenbank zu registrieren. Geben Sie dieser Versuchung nicht nach. Fragen Sie sich stattdessen bei jedem Asset, warum Sie es aufnehmen sollten und ob dieses wichtig genug ist.
• Nehmen Sie die richtigen Aspekte auf. Möchten Sie Ihre Drucker oder Laptops registrieren? Entscheiden Sie selbst, auf welche Aspekte es bei der Dokumentation Ihrer Prozesse ankommt. Die Faustregel? Halten Sie sich an das minimal Notwendige und fügen Sie nichts Zusätzliches hinzu, das Sie nie nutzen würden, aber dennoch aktualisieren müssten.
• Halten Sie Ihre Assets auf dem aktuellen Stand. Die Registrierung von Assets ist nur ein kleiner Teil von Assetmanagement. Für jedes Asset, das Sie registrieren, brauchen Sie einen Prozess für die Erstellung, für etwaige Changes und für das Entfernen. Wenn Sie diesem Teil des ITAMs nicht die nötige Aufmerksamkeit schenken können, sollten Sie es lassen.
• Vergessen Sie Rechte und Aufgaben nicht. Es gehört mehr zur Pflege einer perfekten Datenbank als Ihre Prozesse. Wer hat Zugriff auf Ihre Assets? Können sie Changes vornehmen? Werden diese Changes protokolliert? Stellen Sie sicher, das genau zu wissen, damit Sie keine bösen Überraschungen erleben.
• Überwachen Sie alles, was Sie tun. Haben Sie zugestimmt, eine bestimmte Hardware oder Software zu registrieren? Sorgen Sie dafür, dass Ihr Prozessmanager dem Prozessverantwortlichen gegenüber alles nachweisen kann, was abgelaufen ist. Setzen Sie die richtigen KPIs und Reports ein, um diese Nachweise zu belegen.