O que é Gestão de Ativos?

Existem quatro benefícios principais em ter um processo de Gerenciamento de Ativos de TI em funcionamento. Com ele, você evita penalidades; aumenta a eficiência e reduz custos; melhora a segurança e; melhora a agilidade de sua empresa. Vamos dar uma olhada mais de perto em cada benefício:

• Evita penalidades. O software ITAM ajuda você a acompanhar as obrigações legais, contratuais e regulatórias. Isso pode ser especialmente útil se você tiver auditorias regulares. Por exemplo, se você registrar todas as suas licenças de software, é bem provável que você não as deixe expirar. O ITSM também torna suas auditorias mais eficientes. Digamos que sua empresa tenha duas auditorias por ano. E dois funcionários demoram cerca de um mês em tempo integral cada para responder a ela. Você pode estar considerando custos de pessoal bem maiores que $ 8 mil – com salários médios de $ 50 mil por ano. Ter um processo ITAM consistente economizará o tempo de seus funcionários e afetará profundamente sua conta de auditoria.
• Aumente a eficiência e reduza custos. Você sabe qual hardware e software seus funcionários usam? Ou mais importante: quais não usam? O ITAM ajuda você a entender como e onde um software está sendo usado. E qual tecnologia não está. Remover ativos que você não usa e estocar excedentes evita compras desnecessárias. Isso não apenas economiza custos de manutenção, suporte e uso de energia, mas também reduz sua emissão de carbono.
• Melhore de forma segura. Você sabia que sua equipe de segurança de TI protege, corrige, monitora e audita cada ativo? Cada ativo de TI redundante que você pode eliminar de sua lista é um aplicativo a menos para cuidar, o que aumenta sua segurança. Mas o benefício é duplo. Graças ao software ITAM, e ao entender quem usa o quê, você também obtém o conhecimento de quem tem acesso a dados confidenciais. Além disso, você pode restringir mais logicamente a permissão do usuário.
• Melhore com agilidade. Como você faz suas compras de TI? A olho? Ou mais com base em conhecimento? Com o ITAM, conhecimento é poder. Você pode acompanhar como sua empresa usa ativos ao longo do tempo. Ele fornece os dados para tomar decisões sobre as necessidades operacionais, bem como o senso comercial estratégico.

Quer saber como as ferramentas de Gestão de Ativos funcionam na prática? Assista ao vídeo sobre Gerenciamento de Ativos do TOPdesk.

Na estrutura ITIL, a Gestão de Ativos faz parte dos estágios do ciclo de vida da Transição de Serviço. Este é um dos cinco estágios do ciclo de vida da estrutura ITIL. As Transições de Serviço ajudam sua empresa a planejar e gerenciar a mudança de estado de um serviço em seu ciclo de vida. Deseja saber mais sobre a estrutura ITIL? Leia mais sobre ITIL.

A Gestão de Ativos de TI se concentra em todos os aspectos das licenças de hardware e software. Isso inclui a gestão de licenças de software, gerenciamento de ciclos de vida de hardware e software e economia por padronizar seus ativos de TI.

O SACM, ou Service Asset and Configuration Management, é mais amplo e ajuda você a controlar adequadamente todos os ativos de serviço necessários para prestar seus serviços. O que são ativos de serviço? Basicamente, cada aspecto de um serviço é considerado um ativo de serviço. Então, isso pode ser infraestrutura, aplicativos e dados, mas também pessoas, empresas e gerenciamento.

Resumindo, o SACM faz a mesma coisa que o ITAM. Mas faz para todos os ativos de serviço e não apenas hardware e software. Por exemplo, um banco de dados ITAM informa que você possui uma determinada impressora. O SACM permite que você identifique quais pessoas estão conectadas à essa impressora.

Um CMDB (Configuration Management Database ou banco de dados de gerenciamento de configuração) faz parte tanto da Gestão de Ativos, como de configuração de TI. É basicamente o local central para gerenciar todos os seus itens de configuração e também ativos de TI. Pense em servidores de aplicativos, teclados e impressoras.

O CMDB é onde você registra informações importantes sobre esses itens. Como, por exemplo, o tipo, marca, proprietário, versão, bem como sua relação e dependências com outros itens. Basicamente, o CMDB é o centro de onde todos os seus processos ITIL puxam suas informações. Sejam elas, Gerenciamento de Incidentes, Gerenciamento de Problemas e, claro, Gerenciamento de Ativos.

A principal diferença, se é que você pode chamá-lo assim, é que a Gestão de Ativos é um conceito mais amplo do que o CMDB. Enquanto o CMDB armazena os registros de configuração, a Gestão de Ativos usa o CMDB para controlar os ativos. Isto é, coisas que têm valor financeiro para uma empresa. Envolve o rastreamento de informações durante todo o ciclo de vida dos ativos de TI, com foco em itens como garantia, contratos, estoque e valor.

A Gestão de Ativos tem sido uma parte essencial do TOPdesk por décadas. Com base em nossos anos de experiência, criamos as melhores práticas de Gerenciamento de Ativos de TI que tornam a implementação do ITAM uma tarefa muito fácil. Aqui estão as cinco práticas mais importantes:

• Não registre tudo. Começando pelo ITAM, você pode querer registrar todo o seu hardware e software de uma única vez. Não ceda a essa tentação. Em vez disso, pense em cada item e pergunte-se por que você deve registrá-lo e se é importante o suficiente.
• Registre os aspectos corretos. Quer registrar suas impressoras ou laptops? Decida você mesmo quais aspectos você precisa documentar para seus processos. A melhor dica? Limite-se ao mínimo e não adicione extras que você nunca usará, mas ainda assim terá que atualizar.
• Mantenha seus ativos atualizados. O registro de ativos é apenas uma pequena parte da Gestão de Ativos. Para cada ativo que você registrar, é preciso um processo para fazer, alterar e remover. Se você não pode se comprometer com essa parte do seu ITAM, não o faça.
• Não se esqueça de direitos e obrigações. Manter um banco de dados perfeito envolve mais coisas do que seus processos. Quem tem acesso aos seus ativos? Eles podem fazer alterações? Essas alterações são registradas? Certifique-se de saber isso para não ter surpresas.
• Monitore tudo o que você faz. Você concordou em registrar um determinado hardware ou software? Certifique-se de que seu gerente de processo possa provar ao proprietário do processo que isso realmente aconteceu. Coloque os KPIs e relatórios corretos para provar isso.