Mit jelent az IT Eszközkezelés?

Az IT Eszközkezelési eljárás alkalmazásának négy fő előnye van: elkerülhetők a büntetések, növeli a hatékonyságot és csökkenti a költségeket, növeli a biztonságot és növeli szervezete agilitását. Nézzük meg részletesebben az egyes előnyöket:

• Büntetések elkerülése. Az IT Eszközkezelő szoftverben nyomon követhetők a jogszabályok, a szerződések és a szabályozások által előírt kötelezettségek. Ez különösen jól jön rendszeres auditálás esetén. Például, ha minden szoftverlicenc szerepel a rendszerben, nem valószínű, hogy elfelejted mikor járnak le. Az ITAM-szoftverrel az auditok is sokkal költséghatékonyabbá válnak. Tegyük fel, hogy a cégnek évi két auditáláson kell megfelelnie, a felkészülés során pedig mindkét esetben, két teljes munkaidős alkalmazott bérét erre kell költeni. Csak a bérköltség több, mint 8 000 USD – ha 50 000 USD éves átlagos fizetéssel számolunk. Egy fejlett IT Eszközkezelési eljárással azonban alkalmazottaid időt takaríthatnak meg, ami nagyban befolyásolja az audit összköltségét.
• Megnövelt hatékonyság, alacsonyabb költségek. Tisztában vagy vele, hogy alkalmazottaid milyen hardver- és szoftvereszközöket használnak? Vagy ami még fontosabb: melyeket nem használják? Az IT Eszközkezelés segít megérteni a vállalat szoftverhasználati szokásait, világosan jelölve a haszontalan technológiákat. A használaton kívüli eszközök eltávolításával és a készlettöbblet felhalmozásával elkerülhetők a felesleges vásárlások. Ezzel nem csak a karbantartási, támogatási és energiaköltségek csökkennek, de ökológiai lábnyomod is kisebb lesz.
• Nagyobb biztonság. Tudtad, hogy IT-biztonsági csapatod minden egyes eszközt kijavít, felügyel és auditál? Minden egyes, az IT-eszközök listájáról eltávolított elemmel eggyel kevesebb applikációról kell gondoskodni, és ez a biztonságot is növeli. Azonban ez csak az egyik oldal. Az IT Eszközkezelő szoftverrel és a szoftverhasználói szokások megértése réven az is látható, ki fér hozzá a bizalmas adatokhoz. Sőt, a felhasználói hozzáférések is sokkal logikusabban állíthatók be.
• Nagyobb agilitás. Mi alapján vásárolod az IT-eszközöket? Érzésre? Vagy inkább ismeretek alapján? Az IT Eszközkezelő szoftverrel a tudás hatalom. Nyomon követheted, szervezetedben az idő múlásával hogyan használják az eszközöket. Ezzel olyan adatok birtokába kerülsz, melyekkel a működési szükségletekkel kapcsolatos döntések és a stratégiai üzleti szemlélet is egyszerűbbek.

Szeretnéd megtapasztalni hogyan működik az Eszközkezelő a gyakorlatban? Nézd meg a videót a TOPdesk eszközkezelő megoldásáról.

Az ITIL keretrendszerében az Eszközkezelés a Szolgáltatási Átállás fejlettségi szakaszainak részét képezi. Ez egyike az ITIL keretrendszer öt fejlettségi szintjének. A Szolgáltatási Átállással vállalatod egy adott szolgáltatást egyszerűbben megtervezhet és segít a szolgáltatás fejlettségi állapotváltozásának kezelésében is. További részleteket szeretnél megtudni az ITIL keretrendszeréről? Ismerd meg az ITIL csínját-bínját!

Az IT Eszközkezelés a hardver- és szoftvereszközök, valamint a szoftverlicencek minden részletére kiterjed. Ebbe beletartozik a szoftverlicencek kezelése, a hardver- és szoftverelemek életciklusának kezelése, valamint az IT-eszközök egységesítése révén megvalósuló költségcsökkentés.

A SACM, vagyis a Szolgáltatási Eszköz- és Konfigurációkezelés egy tágabb fogalom. Segítségével minden, a szolgáltatásnyújtáshoz szükséges eszköz megfelelően felügyelhető. Melyek a szolgáltatási eszközök? Alapvetően, egy szolgáltatás minden egyes része szolgáltatási eszköznek tekinthető. Tehát ez lehet infrastruktúra, applikáció és adatok, de akár személyek, a szervezet vagy a vezetőség is.

Röviden összefoglalva, SACM és az IT Eszközkezelés feladata ugyanaz, de nem csak a hardver- és szoftverelemek esetében, hanem minden szolgáltatási eszközre vonatkozóan. Például, az IT Eszközkezelési adatbázisban látható, hogy a vállalat rendelkezik egy bizonyos nyomtatóval. A SACM viszont azt is megmutatja, hogy mely személyek kapcsolhatók a nyomtatóhoz.

A CMDB, vagyis a Konfigurációkezelő Adatbázis, egyszerre része a Konfigurációkezelésnek és az IT Eszközkezelésnek. Tulajdonképpen az összes Konfigurációs Elemet IT-eszköznek tekinti. Gondoljunk csak az alkalmazás-szerverekre, billentyűzetekre vagy nyomtatókra.

A CMDB az a hely, ahol ezen elemekre vonatkozó összes információt rögzítjük. Ilyen adat az elem típusa, gyártója, tulajdonosa, verziója, valamint a többi elemmel való kapcsolata és alá-fölérendeltségi viszonya. Tulajdonképpen a CMDB az a hub, ahonnan az ITIL-eljárások kinyerhetik a szükséges információkat, legyen szó akár incident managementről, problémakezelésről vagy eszközkezelésről.

A legnagyobb különbség, ha nevezhetjük így, az, hogy az Eszközkezelés a CMDB-nél tágabb fogalom. Míg a CMDB konfigurációs adatokat tárol, az Eszközkezelés az eszközfelügyeletre a CMDB-t használja: olyan elemekre, amelyek a vállalat pénzügyi értékét növelik. Ez magában foglalja az IT-eszköz élettartama során felmerülő információk nyomon követését, középpontban olyan adatokkal, mint a garancia, szerződések, leltár és érték.

A Eszközkezelés már évtizedek óta a TOPdesk szerves részét képezi. Sokéves tapasztalatunk alapján összegyűjtöttük az IT Eszközkezelés legfontosabb gyakorlati tanácsait. Ezeket követve az IT Eszközkezelés bevezetése gyerekjáték. Íme az öt legfontosabb gyakorlati megoldás:

• Ne naplózz mindent. Amikor dolgozni kezdesz az IT Eszközkezelő szoftverrel, valószínűleg minden meglévő hardver- és szoftvereszközödet egyszerre rögzíteni szeretnéd. Ne kapkodd el! Ehelyett, minden egyes elem esetében tedd fel magadnak a kérdést, hogy miért van szükség a rögzítésre és vajon ez elég fontos ok-e?
• Regisztráld a megfelelő jellemzőket! Szeretnéd nyomtatóid és laptopjaid rögzíteni a rendszerben? Vizsgáld meg, hogy eljárásaidhoz mely jellemzők dokumentálása szükséges. Hogy mi az alapszabály? Maradj a minimális adatmennyiségnél és ne adj meg olyan extra adatokat, amikre soha nem lesz szükséged, viszont frissítést igényelnek.
• Tartsd eszközeidet naprakészen! Az eszközök rögzítése az Eszközkezelés csak egy kis részét teszi ki. Minden egyes rögzített eszközhöz szükség van bevezetési, módosítási és eltávolítási eljárásra. Ha az IT Eszközkezelés ezen részére nincs időd, ne is kezd el.
• Ne feledkezz meg a jogokról és a feladatkörökről! Egy tökéletes adatbázis fenntartása nem csak az eljárások frissítéséből áll. Ki fér hozzá eszközeidhez? Végrehajthatnak módosításokat? Ezek a módosítások naplózva vannak? Hogy ne érjenek meglepetések, ezekkel fontos tisztában lenni.
• Felügyelj minden munkamenetet! Engedélyezted egy adott hardver vagy szoftver regisztrálását? Bizonyosodj meg róla, hogy az eljárásokat kezelő munkatársa bizonyítani tudod az eljárás tulajdonosának, hogy a regisztráció valóban megtörtént. A KPI-kat és riportokat úgy helyezd el, hogy mindig biztosítsák a megfelelő támogatást.