TOPdesks ITSM Glossar

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Was ist Assetmanagement?

Das Assetmanagement oder IT-Assetmanagement (ITAM) ist eine Sammlung von Geschäftsprozessen, die zum Verwalten des Lebenszyklus und des Inventars der IT-Assets eines Unternehmens konzipiert wurden. Das beinhaltet sämtliche Bestandteile von Software und Hardware, die Sie in einem normalen Geschäftsumfeld vorfinden können. Wird es korrekt eingesetzt, hilft dieser IT Servicemanagement (ITSM)-Prozess Unternehmen dabei, die Kosten und das Risikopotential für die IT zu senken und die Produktivität zu steigern.

Betrachten Sie es so: Ihr Unternehmen hat wahrscheinlich ein Büro mit Schreibtischen, die mit Desktop-Computern und Laptops ausgestattet sind. Diese IT-Assets sind mit jeder Menge Applikationen ausgestattet. Diese Assets, Hardware, Software und die zugehörigen Lizenzen müssen unterhalten, aktualisiert, repariert und kontinuierlich ersetzt werden. Wäre es dabei nicht eine große Hilfe, genau zu wissen, welche IT-Assets Ihr Unternehmen im Einsatz hat? Und einen Prozess zu haben, der diese Informationen aktuell hält?

Beispielsweise kann es Ihnen bei der Budgetierung, Planung für Ersatz und dem Support helfen, alle Informationen Ihrer Laptops und zugehöriger Garantieverträge zu sammeln. Sämtliche Softwarelizenzen in einer Datenbank zu erfassen; ermöglicht es, genau im Blick zu haben, wann Ihre Lizenzen ablaufen.

Das ist prinzipiell das, worum es beim Assetmanagement geht.

Was sind die Vorteile von ITAM?

Es gibt vier Hauptvorteile, einen Überblick über Ihre Assets zu haben: Strafzahlungen vermeiden; die Effizienz erhöhen und Kosten senken; die Sicherheit zu verbessern und die Agilität Ihres Unternehmens steigern. Betrachten wir jeden dieser Punkte etwas genauer:

  • Strafzahlungen vermeiden. Das Assetmanagement hilft Ihnen, einen Überblick über rechtliche, vertragliche und behördliche Verpflichtungen zu behalten. Das ist insbesondere nützlich, wenn Sie regelmäßig mit Betriebsprüfungen zu tun haben. Wenn Sie beispielsweise sämtliche Softwarelizenzen im Blick haben, werden Sie diese nicht versehentlich zu oft aktivieren. Das ITSM ermöglicht Ihnen auch kosteneffizientere Betriebsprüfungen. Stehen bei Ihrem Unternehmen zwei Betriebsprüfungen pro Jahr an, die von zwei Mitarbeitern jeweils einen ganzen Monat Vollzeitarbeit in Anspruch nehmen, haben Sie allein schon 7.000 EUR Personalkosten – ausgehend von einem Jahresgehalt von 44.000 EUR. Ein ausgereifter ITAM-Prozess spart Ihren Angestellten Zeit und verringert die Kosten für Ihre Betriebsprüfung spürbar.
  • Die Effizienz erhöhen und Kosten reduzieren. Wissen Sie, welche Hard- und Software Ihre Angestellten einsetzen? Oder, viel wichtiger: Welche sie nicht einsetzen? Das ITAM hilft Ihnen dabei zu verstehen, wie und wo Ihre Software eingesetzt wird und welche Technologie nicht zum Einsatz kommt. Nicht eingesetzte Assets zu entfernen und überschüssige Assets einzulagern wirkt unnötigen Anschaffungen entgegen. Damit können nicht nur Wartungs-, Support- und Energiekosten gespart, sondern auch die CO2-Bilanz verbessert werden.
  • Die Sicherheit verbessern. Wissen Sie, dass Ihr IT-Sicherheitsteam jedes Asset schützt, aktualisiert, überwacht und überprüft? Jedes redundante IT-Asset, dass Sie von Ihrer Liste streichen, stellt eine mögliche Schwachstelle weniger dar. Dies erhöht Ihre Sicherheit. Es gibt sogar einen doppelten Nutzen. Dank des ITAMs und dem Wissen, wer welches Asset einsetzt, haben Sie auch gleichzeitig einen Überblick, wer Zugriff auf sensible Daten hat. Außerdem können Sie die Benutzerrechte logischer einschränken.
  • Die Agilität steigern. Wie führen Sie Ihre IT-Anschaffungen durch? Nach Gefühl oder eher nach Wissen? Mit dem IT-Assetmanagement ist Wissen Macht. Sie können nachverfolgen, wie Ihr Unternehmen Assets über längere Zeit einsetzt und so Daten sammeln, anhand derer Sie Entscheidungen sowohl basierend auf betrieblichen Bedürfnissen, als auch im Hinblick auf strategischen Geschäftssinn treffen können.

In welchem Verhältnis steht Assetmanagement zu ITIL?

Im ITIL-Framework ist das Assetmanagement ein Teil der Lebenszyklusphase der Service Transition. Es handelt sich dabei um einen der fünf Lebenszyklusphasen des ITIL-Frameworks. Service Transition hilft Ihrem Unternehmen den Change eines Services innerhalb seines Lebenszyklus zu planen und zu managen. Sie interessieren sich für das ITIL-Framework? Lesen Sie mehr zum Thema, was die ITIL ist.

Wie unterscheidet sich ITAM von SACM?

Das IT-Assetmanagement konzentriert sich auf jeglichen Aspekt von Hardware, Software und Software-Lizenzen. Egal, ob es das Management von Softwarelizenzen, von Hardware- oder Software-Lebenszyklen oder Ersparnissen im Zusammenhang mit der Standardisierung Ihrer IT-Assets betrifft.

Das SACM, kurz für Service Asset and Configuration Management, ist breiter gefächert und hilft Ihnen, alle zur Erbringung Ihrer Services benötigten Assets zu kontrollieren. Was sind Service-Assets? Grundsätzlich wird jeder einzelne Aspekt eines Services als Service-Asset betrachtet. Darunter können also Infrastruktur, Applikationen und Daten, aber auch Menschen, Unternehmen und Management fallen.

Kurz gesagt, bewirkt das SACM das gleiche wie das ITAM, aber für jegliche Service-Assets statt nur für Hard- und Software. Beispielsweise könnten Sie einer ITAM-Datenbank entnehmen, dass Sie einen bestimmten Drucker besitzen. Das SACM erlaubt Ihnen zu erkennen, welche Menschen in Verbindung mit dem Drucker stehen.

5 Best Practices für IT-Assetmanagement

Das Assetmanagement ist seit Jahrzehnten ein wesentlicher Bestandteil von TOPdesk. Durch unsere jahrelange Erfahrung haben wir einige Best Practices konzipiert, die die Implementierung des Assetmanagements zu einem Kinderspiel machen. Hier sind die fünf Wichtigsten:

  • Registrieren Sie nicht alles: Wenn Sie mit der Implementierung des ITAMs beginnen, kann es verlockend sein, all Ihre Hard- und Software in einem Rutsch in einer Datenbank zu registrieren. Geben Sie dieser Versuchung nicht nach. Fragen Sie sich stattdessen bei jedem Asset, ob Sie es aufnehmen sollten und ob dieses wichtig genug ist.
  • Nehmen Sie die richtigen Aspekte auf: Möchten Sie Ihre Drucker oder Laptops registrieren? Entscheiden Sie selbst, auf welche Aspekte es bei der Dokumentation Ihrer Prozesse ankommt. Die Faustregel? Halten Sie sich an das minimal Notwendige und fügen Sie nichts Zusätzliches hinzu, das Sie nie nutzen würden, aber dennoch aktualisieren müssten.
  • Halten Sie Ihre Assets auf dem aktuellen Stand: Die Registrierung der Assets ist nur ein kleiner Teil des Assetmanagements. Für jedes Asset, das Sie registrieren, brauchen Sie einen Prozess für die Erstellung, für etwaige Changes und für das Entfernen. Wenn Sie diesem Teil des ITAMs nicht die nötige Aufmerksamkeit schenken können, sollten Sie es lassen.
  • Vergessen Sie auch nicht die Benutzerrechte und -rollen: Es gehört mehr zum Unterhalt einer perfekten Datenbank als nur Ihre Prozesse. Wer hat Zugriff auf Ihre Assets? Können sie Changes vornehmen? Werden diese Changes aufgezeichnet? Stellen Sie sicher, das genau zu wissen, damit Sie keine bösen Überraschungen erleben.
  • Überwachen Sie alles, das Sie tun: haben Sie jemals eine bestimmte Hard- oder Software registriert? Sorgen Sie dafür, dass Ihr Prozessmanager dem Prozessowner gegenüber alles nachweisen kann, was abgelaufen ist. Setzen Sie die richtigen KPIs und Reports ein, um diese Nachweise zu belegen.
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