Como a gestão de mudanças pode melhorar a adoção de novas tecnologias

A capacidade que uma empresa tem de se adaptar rapidamente tornou-se crucial para sua sobrevivência. E quando o assunto é transformação digital, nem preciso dizer que isso não é opcional, certo? Viver com processos analógicos é garantia de crise, que virá a partir da obsolescência da empresa de um modo geral. Então, podemos colocar a gestão de mudanças como elemento fundamental para uma empresa passar por transformações significativas.

Há três tipos de gestão de mudanças: tecnológicas, organizacionais e culturais. Alerta para frase óbvia: implementação de novas tecnologias fazem parte das mudanças tecnológicas. Agora, algo não tão óbvio: as mudanças organizacionais e culturais também giram, quase sempre, em torno da inserção de tecnologia em processos já estabelecidos.

Ou seja, é inviável falar sobre novas tecnologias sem citar a gestão de mudanças como alicerce para a implementação delas.

Então, neste artigo você vai entender a importância estratégica da gestão de mudanças no contexto da transformação digital, assim como conhecer as etapas essenciais para uma implementação bem-sucedida e os principais erros cometidos.

O que é gestão de mudanças?

A gestão de mudanças é uma abordagem estruturada para transição de elementos empresariais atuais para um estado futuro desejado. Existe para minimizar resistências, maximizar a adoção da nova realidade e garantir a aplicação das novas mudanças.

Como dito no início, há três tipos de gestão de mudanças: tecnológicas, organizacionais e culturais.

Gestão de mudanças tecnológicas

A gestão de mudanças tecnológicas são implementações e adoções de novas tecnologias e sistemas. Isso vai muito além de, simplesmente, instalação de software e hardware, abrangendo, por exemplo, migração para ambientes em nuvem e automação de processos.

O sucesso na gestão de mudanças tecnológicas depende não apenas da utilidade da nova tecnologia, mas também da preparação adequada dos usuários. É crucial oferecer treinamento eficaz, suporte contínuo e demonstrar claramente como a nova ferramenta facilitará o trabalho.

As soluções da TOPdesk são especialmente valiosas neste contexto, pois oferecem ferramentas intuitivas que facilitam a transição tecnológica, como portais de autoatendimento e bases de conhecimento integradas que apoiam os usuários durante o processo de adaptação.

Gestão de mudanças organizacionais

Afetam o funcionamento da organização como um todo, pois são transformações na estrutura, hierarquia, processos de trabalho, políticas internas e demais mudanças. Por exemplo:

• Reestruturação de departamentos;
• Fusões e aquisições;
• Implementação de novos modelos de negócio;
• Reconfiguração de processos;
• Alterações em procedimentos padrões.

Uma gestão eficaz das mudanças organizacionais requer um planejamento detalhado que expresse a toda a liderança as vantagens e novas possibilidades que as mudanças trarão. Portanto, o ideal é que todos os colaboradores compreendam as razões por trás de cada novo processo — o que acaba esbarrando nas mudanças culturais.

Gestão de mudanças culturais

Esta é, possivelmente, a mais desafiadora, já que lida com aspectos pouco tangíveis. A gestão de mudanças culturais inclui:

• Transformação de mentalidades e comportamentos.
• Desenvolvimento de novas formas de trabalho (como metodologias ágeis).
• Criação de ambientes mais colaborativos e inclusivos.

A mudança cultural requer tempo, consistência e exemplo por parte da liderança. Não pode ser imposta, mas deve ser cultivada através de ações consistentes e comunicação transparente.

Gestão de mudanças na transformação digital

A transformação digital é uma jornada complexa que exige uma abordagem holística, considerando aspectos tecnológicos, organizacionais e, sobretudo, humanos. E é justamente a gestão de mudanças que conecta esses diferentes aspectos.

Não tem como separar mudança de inovação. Estão intrinsecamente ligados. Enquanto a inovação representa a criação de algo novo, a mudança é o processo necessário para implementar essa inovação.

Portanto, empresas que dominam a gestão de mudanças acabam criando um ciclo virtuoso em que cada mudança bem-sucedida as capacitam, ainda mais, a inovar novamente no futuro.

A teoria é ótima. Mas, na prática, a gestão de mudanças encontra algumas barreiras.

Barreiras comuns na adoção de novas tecnologias

Apesar dos benefícios evidentes, a adoção de novas tecnologias frequentemente enfrenta resistências significativas. Algumas das barreiras mais comuns incluem:

• Resistência psicológica à mudança;
• Percepção de ameaça ao emprego;
• Falta de alinhamento estratégico;
• Sobrecarga de informação e mudança;
• Problemas técnicos e de usabilidade.

A identificação antecipada dessas barreiras é indispensável. Somente após a identificação é que é possível aplicar a gestão de mudanças numa configuração que reduz a resistência pela adoção de novas tecnologias.

Soluções como as oferecidas pela TOPdesk facilitam essa jornada ao prover ferramentas que melhoram a comunicação durante a transição. Assim, você obtém visibilidade sobre o andamento do processo e centraliza recursos de suporte, contribuindo significativamente para reduzir resistências e promover uma adoção mais rápida e eficaz.

Etapas essenciais para um processo de mudanças

Um bom processo de gestão de mudanças segue uma sequência de etapas para maximizar as chances de sucesso. Confira a seguir:

1. Preparação e diagnóstico: análise do contexto atual e identificação das necessidades de mudança. Aqui, você define claramente os objetivos e os resultados esperados com a implementação de uma mudança.
2. Planejamento estratégico: criação de uma estratégia detalhada com marcos, prazos e responsabilidades, assim como a formação de uma equipe dedicada à gestão da mudança.
3. Comunicação e engajamento: elaboração de um plano de comunicação que explique o porquê da mudança.
4. Capacitação e suporte: identificação das novas competências necessárias e desenvolvimento de programas de treinamento. Como parte do suporte, entra a criação de materiais de apoio.
5. Implementação e transição: execução piloto em áreas ou grupos específicos antes da implementação completa. Somente após a correção de gargalos é que começa a transição gradual definitiva.

As ferramentas de gestão de serviços da TOPdesk são particularmente úteis nas etapas de implementação, medição e sustentação, pois permitem criar fluxos de trabalho automatizados, monitorar indicadores de desempenho em tempo real e estabelecer bases de conhecimento que facilitam a institucionalização das novas práticas.

3 erros para evitar durante a implementação de tecnologias

Mesmo com planejamento cuidadoso, existem armadilhas comuns que podem comprometer o sucesso de iniciativas de mudança, especialmente quando envolvem novas tecnologias. Atente-se aos 3 erros comuns abaixo.

1. Subestimar o fator humano

Um dos erros mais frequentes é tratar a implementação tecnológica como uma questão puramente técnica, negligenciando o aspecto humano da mudança. Nesse caso, a diretoria dedica mais atenção e recursos aos aspectos técnicos do que à preparação das pessoas que utilizarão a tecnologia.

Isso reflete uma cultura de imposição top-down sem participação que precisa ser mudada. A gerência deve consultar os que serão diretamente afetados pelas mudanças, além de reconhecer os temores quanto à possibilidade de redução do corpo de funcionário.

Outro ponto relacionado ao fator humano é o período de adaptação. Uma vez implementada, a nova tecnologia não trará os efeitos prometidos logo, pois existe uma curva de aprendizagem e adaptação por parte dos colaboradores.

Então, a forma de evitar este erro é colocar as pessoas no centro do processo de mudança, entendendo suas necessidades e envolvendo-as nas decisões relacionadas.

1. Falta de comunicação clara

O erro mais típico da comunicação é a unidirecionalidade, ou seja, o foco da comunicação interna é puramente emitir informações e omitir canais de feedback. Acaba sendo mais uma aplicação problemática do top-down.

Também é um erro exagerar na linguagem técnica. Lembre-se que a comunicação só acontece quando o receptor compreende a mensagem, então use terminologias às quais suas equipes estão familiarizadas.

1. Ignorar a cultura organizacional

A implementação deve ser adaptada para se alinhar aos aspectos positivos da cultura existente, então é fundamental realizar uma análise cultural prévia, identificando elementos que podem apoiar ou dificultar a mudança.

Gestão de mudanças tecnológicas com a TOPdesk

A TOPdesk oferece soluções especializadas para facilitar, organizar e automatizar o processo de gestão de mudanças em ambientes de TI, tornando as transformações tecnológicas mais seguras, eficientes e alinhadas com as melhores práticas do mercado.

O módulo de Gestão de Mudanças do sistema, por exemplo, permite planejar, aprovar, implementar e monitorar mudanças tecnológicas de qualquer complexidade, desde a substituição de um equipamento até a implantação de uma nova ferramenta corporativa.

Sem contar que a plataforma permite automatizar tarefas e acompanhar prazos e responsabilidades, além de oferecer total visibilidade sobre o andamento das mudanças.

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