Gestão de dados no TOPdesk: mais responsabilidade e menos trabalho manual

Gerenciar seus dados de forma responsável não é só uma questão de cumprir as leis de privacidade, também é uma forma de fazer o TOPdesk funcionar melhor para as equipes de atendimento. E por que não tornar esse trabalho menos pesado para você? Com os novos recursos do TOPdesk, você visualiza exatamente quanto dado está sendo armazenado e pode configurar um processo automatizado para fazer a limpeza dessas informações.

Por que limpar dados no TOPdesk?

Ao excluir arquivos e anonimizar dados no TOPdesk, você está:

• evitando problemas com leis de privacidade de dados

Leis como a GDPR exigem que você exclua arquivos e anonimize dados pessoais quando o serviço associado já foi finalizado. Ao ativar as configurações de gerenciamento de dados no TOPdesk, você cria um processo automático que acelera essa checagem e te ajuda a cumprir com a legislação.

• despoluindo o ambiente TOPdesk

Limpar seu ambiente facilita a vida dos operadores. Eles deixam de perder tempo com chamados ou arquivos irrelevantes ao buscar por informações específicas. Além disso, a própria busca se torna mais rápida

• colaborando com a responsailidade scial da sua organização

Ao manter apenas informações relevantes no TOPdesk, você contribui para as metas de responsabilidade social (CSR) da sua empresa — e também da TOPdesk. Limpar os dados com frequência permite que a TOPdesk use menos servidores e reduza o consumo de energia.

• cumprindo com a Política de Uso Justo do TOPdesk

Sua organização assinou uma Política de Uso Justo, que define o limite de armazenamento: 2 GB por operador pago. Com os recursos de gerenciamento de dados, você pode monitorar quanto está armazenando e reduzir esse volume — evitando correrias de última hora para apagar dados.

Melhorias nos recursos de gerenciamento de dados do TOPdesk

Diante dessas quatro boas razões, fica claro que gerenciar dados é essencial no TOPdesk. Foi por isso que, com base no feedback dos clientes no Painel de Usuários da TOPdesk, essa melhoria virou prioridade na nossa lista de desenvolvimento.

Os clientes relataram que sentiam falta de uma visão clara da quantidade de dados armazenados e anonimização em andamento. Também disseram que as configurações antigas de exclusão de arquivos não deixavam claro o que aconteceria ao ativá-las, o que os impedia de usá-las (e que elas não eram flexíveis o suficiente. Por exemplo, às vezes você quer aplicar configurações apenas para um grupo de operadores, e não para toda a organização.)

Com esse feedback, criamos o Painel de Armazenamento de Dados, que oferece mais transparência sobre como sua organização está lidando com os dados. E se você quiser agir com base nessas informações, também melhoramos as explicações ligadas às configurações de exclusão de arquivos — assim, você sabe exatamente como configurar o processo de acordo com a necessidade da sua organização.

(Opções mais avançadas para exclusão de dados estarão disponíveis entre o segundo e o terceiro trimestre de 2025).

O Painel de Armazenamento de Dados: descubra como você está lidando com os seus dados

Para gerenciar os dados de forma responsável, o primeiro passo é entender quais tipos de dados estão sendo armazenados e quanto espaço ocupam. Só é possível agir de forma eficaz quando se conhece bem o cenário. O novo Painel de Armazenamento de Dados oferece uma visão clara dessas informações. No TOPdesk, vá em Configurações > Configurações Funcionais, e acesse a aba Gerenciamento responsável de dados.

Lá, você poderá ver:

• O status atual do armazenamento de dados. Por exemplo, se a maioria dos arquivos está associada a chamados ou a gestão do conhecimento. Também dá para ver a idade dos arquivos armazenados.

• O status de anonimização de pessoas e operadores no TOPdesk. Dá para identificar quantos operadores e pessoas estão arquivados, mas ainda com dados pessoais visíveis.

Com base nisso, você consegue priorizar as áreas que precisam de atenção no processo de limpeza.

Configurações de remoção de arquivos: limpe seus arquivos sem o trabalho manual

Com o tempo, você e sua equipe acumulam muitos dados no TOPdesk, alguns confidenciais, outros que perdem relevância. Por exemplo, um usuário pode anexar um print de um erro em um chamado. Esse print perde o sentido quando o problema é resolvido — e ainda contém dados pessoais e sensíveis.

Felizmente, o TOPdesk oferece duas abas dentro das configurações de gerenciamento de dados para te ajudar com isso.

Nas Configurações Funcionais, em Gerenciamento responsável de dados, estão as sub-abas Proteção de dados pessoais e Serviço de remoção de arquivos. Você pode configurar cada módulo do TOPdesk para fazer a limpeza automática desses dados, escolhendo quando informações antigas devem ser anonimizadas e/ou deletadas. Esse processo automatizado reduz muito o trabalho manual necessário para seguir as leis de privacidade e manter o ambiente do TOPdesk organizado.

E vale lembrar: entre Q2 e Q3 de 2025, você poderá limpar os arquivos de maneira ainda mais detalhada. Fique de olho!

Perguntas frequentes

1. Tenho medo de perder dados se ativar essas configurações. Devo me preocupar?

Não, não precisa se preocupar. As funcionalidades foram pensadas para limpar apenas informações pessoais identificáveis. Ao ativar as configurações, você está eliminando dados obsoletos e ao mesmo tempo cumprindo sua responsabilidade com a privacidade dos dados.

Mas atenção: é importante se preparar. Verifique quais leis se aplicam à sua organização (como a LGPD e leis nacionais), além de considerar políticas internas, como a política de retenção de dados. Isso define por quanto tempo você deve manter as informações.

2. Alguns dados podem ajudar a resolver incidentes no futuro. Ainda teremos acesso a eles mesmo com a exclusão automática?

Sim, mas talvez seja preciso ajustar o processo. Primeiro: você e sua equipe ainda terão acesso aos cartões anonimizados. O processo padrão só remove dados pessoais dos cartões, e-mails e anexos — de acordo com as configurações que você escolher. Mas arquivos deletados não ficarão mais acessíveis.

Por isso, é recomendável salvar as informações úteis de chamados encerrados na Base de Conhecimento do TOPdesk. Assim, você pode compartilhar esse conteúdo com usuários via portal de autoatendimento ou com colegas que enfrentem situações semelhantes no futuro.

Importante: o TOPdesk é ideal para gerenciamento de serviços e incidentes. Se sua organização precisa arquivar dados por 20 anos ou mais, o mais indicado é usar um sistema de gestão documental.

Quer saber mais sobre como usar o módulo de Conhecimento? Fale com seu consultor ou gerente de conta — eles estão sempre à disposição para te ajudar!

3. Não sei o que acontecerá ao ativar essas configurações. Vocês podem explicar melhor?

Sim! Ao acessar as configurações de remoção e anonimização no TOPdesk, você encontrará instruções detalhadas sobre cada etapa do processo. Também é possível abrir a documentação de suporte direto dessas abas.

4. Vocês podem ativar as configurações para mim?

Infelizmente, não. O TOPdesk é a ferramenta perfeita para ajudar sua organização a cumprir as leis e regulamentos de proteção de dados. Mas, em última análise, você é responsável por saber quais leis e regulamentos se aplicam à sua organização e quais períodos de retenção você deve cumprir. Para uma explicação mais completa, leia o item de conhecimento KI 18479 no My TOPdesk.

Comece agora a gerenciar seus dados no TOPdesk

Gerenciar dados com responsabilidade não só te ajuda a cumprir leis de privacidade, como também facilita o acesso à informação por parte dos seus colegas. O Painel de Armazenamento de Dados e as configurações de gerenciamento automatizado tornam esse processo muito mais simples, oferecendo transparência e praticidade.

Quer começar agora? Acesse seu Painel de Armazenamento de Dados e veja quanto está sendo armazenado. E se quiser agir de imediato, vá nas configurações do seu ambiente TOPdesk e ative a exclusão e anonimização de arquivos hoje mesmo.