Diagram Gantt: aprenda a usar esse recurso na gestão de projetos
Diariamente, gestores de projetos ao redor do mundo arrancam os cabelos para lidar com dezenas de tarefas relacionadas, múltiplos profissionais envolvidos e prazos apertados. O desafio é transformar essa complexidade em um fluxo de trabalho organizado e previsível. Para isso, a modalidade mais eficiente é o diagrama de Gantt.
Criado por Henry Gantt no início do século XX, este diagrama influenciou a forma como visualizamos e gerenciamos projetos até hoje. Sua popularidade se deve à capacidade do diagrama de organizar informações complexas sobre o escopo e cronograma de um projeto em uma visualização simples e de fácil compreensão.
O diagrama de Gantt se tornou o padrão para planejar o andamento de projetos em praticamente todas as indústrias. Então, neste artigo vamos explorá-lo para que você entenda os benefícios de utilizá-lo na sua gestão de projetos.
O que é o diagrama de Gantt?
O diagrama de Gantt é uma ferramenta visual de gestão de projetos, utilizada para visualizar todo o cronograma em forma de barras horizontais. Cada barra representa uma tarefa e todas ficam empilhadas verticalmente. O comprimento das barras indicam a duração estimada da atividade.
A popularidade do diagrama de Gantt deve-se à sua capacidade de organizar informações complexas relacionadas a cronogramas em representações visuais facilmente compreensíveis. Com um simples vislumbre, todas as partes interessadas podem entender o escopo do projeto, o cronograma e o status atual.
Como o gráfico de Gantt funciona na gestão de projetos?
O gráfico mapeia cada tarefa em uma linha separada, com barras horizontais que se estendem pela linha do tempo, exibida na parte superior da visualização. Caso haja setas conectando algumas barras significa que somente após a conclusão de uma tarefa é que outra iniciará. Assim, é fácil identificar a sequência de atividades que compõem um projeto.
Essa é a configuração básica do diagrama de Gantt, mas as ferramentas atuais incluem funcionalidades que enriquecem ainda mais o gráfico, por exemplo:
- indicadores de progresso, que mostram quanto de cada tarefa já foi concluído;
- alocação de recursos, que aponta o responsável por cada atividade; e
- marcos importantes, que destacam eventos ou entregas significativas no projeto.
Essas características transformam o diagrama em um painel de controle completo para o gerenciamento do projeto.
Qual o benefício de utilizar o diagrama de Gantt?
O diagrama de Gantt oferece diversos benefícios pontuais na gestão de projetos, mas, em essência, sua contribuição está no vislumbre do progresso do projeto segundo o cumprimento das tarefas.
Com um simples olhar é possível identificar os status de todas as tarefas e, assim, comparar o progresso real com o planejado. Obviamente, também é possível observar quanto trabalho resta para a conclusão do projeto e o deadline. Isso possibilita aos líderes tomarem decisões para “tocar” as tarefas e recolocar o projeto no eixo caso ele esteja em probabilidade de atrasar.
Outro benefício relacionado à visualização do progresso do projeto está no fato de que, novamente com um rápido olhar, é possível detectar os pontos no cronograma que possuem muitas atividades simultâneas, configurando um possível gargalo se houver muitas tarefas dependentes.
Resumindo: essa visibilidade imediata estimula gerentes e equipes a manterem o controle do projeto, simplesmente porque todo o escopo é apresentado de maneira intuitiva.
Como criar um diagrama de Gantt?
Criar um diagrama de Gantt eficaz requer planejamento e compreensão dos elementos envolvidos no projeto. A partir disso, você pode desenvolver seu gráfico seguindo as orientações detalhadas a seguir.
Passo a passo para criar um gráfico de Gantt simples
Construir um diagrama de Gantt básico pode ser feito seguindo estes passos fundamentais:
- Liste todas as tarefas do projeto: comece identificando todas as atividades necessárias para concluir o projeto. Seja o mais específico possível. Uma boa dica é decompor grandes tarefas complexas em pequenas tarefas simples.
- Estime a duração de cada tarefa: determine quanto tempo cada atividade demandará. Use experiências anteriores, consulte especialistas ou aplique técnicas de estimativa como a PERT (Program Evaluation and Review Technique).
- Estabeleça a sequência e as dependências das tarefas: identifique quais tarefas devem ser concluídas antes que outras possam começar e quais podem ser executadas simultaneamente.
- Defina datas de início e término: com base nas dependências e durações, estabeleça quando cada tarefa deve começar e terminar. Aqui o cronograma começa a ganhar forma.
- Atribua recursos: determine quem será responsável por cada atividade e quais recursos (equipamentos, materiais, etc.) serão necessários.
- Crie o gráfico visual: finalmente, utilize uma ferramenta para organizar as tarefas verticalmente e representá-las como barras horizontais em uma linha do tempo.
- Adicione marcos importantes: identifique e destaque eventos significativos ou pontos de verificação no cronograma.
Este processo básico proporciona a estrutura de um diagrama de Gantt funcional.
Gráfico de Gantt simples vs. Gráfico de Gantt avançado
Um gráfico de Gantt simples geralmente inclui apenas os elementos fundamentais, que são os que falamos até aqui: as barras horizontais representando a disposição das tarefas em uma linha do tempo.
Essas versões básicas são ideais para projetos pequenos, com poucas dependências e um número limitado de recursos. Já um gráfico de Gantt avançado incorpora elementos como:
- gestão de dependências complexas entre as tarefas, indo além do fim-início;
- múltiplas camadas de informação, como folgas, prazos reais e planejados e alertas de atrasos;
- geração de relatórios personalizados para diferentes necessidades de gestão e comunicação;
- indicadores visuais de progresso em cada barra;
No final das contas, a essência do gráfico não muda. Apenas recursos adicionais são utilizados para melhorar o gerenciamento de muitas tarefas e responsáveis. Por isso, a escolha entre um gráfico simples ou avançado deve considerar fatores como a complexidade do projeto, o nível de experiência da equipe e as necessidades de comunicação.
Ferramentas para criar gráficos de Gantt
As ferramentas para criação de diagramas de Gantt são indispensáveis na gestão de projetos, porém apresentam um desafio significativo: a integração. Quando as empresas utilizam soluções isoladas para criar o diagrama, enfrentam dificuldades para conectar o planejamento visual com os demais processos organizacionais.
A solução para esse desafio está no software de gestão de projetos da TOPdesk, que proporciona “uma clara overview gráfica de todas as fases do projeto”, incluindo a visualização em gráfico de Gantt.
Esta abordagem integrada garante que mudanças no cronograma sejam refletidas automaticamente na gestão de serviços (ESM) ou na Central de Serviços Compartilhados (CSC), por exemplo.
Gráfico de Gantt no software TOPdesk
Ao integrar funcionalidades típicas do Gráfico de Gantt, o TOPdesk vai além de um simples software estático para cronograma, transformando o gráfico em uma ferramenta interativa que apoia a tomada de decisões e a adaptação contínua do planejamento.
Assim, o grande trunfo de utilizar o diagrama de Gantt com o TOPdesk é sua união à uma plataforma que automatiza processos, melhora a comunicação entre equipes e oferece uma visão holística e atualizada dos projetos. Isso potencializa a gestão de serviços e projetos, garantindo que as organizações possam planejar, monitorar e ajustar suas operações com agilidade e precisão, conforme preconizado pelas melhores práticas de gestão de projetos.
Inspire os outros, compartilhe este post
