Como a gestão de demandas pode equilibrar a carga de trabalho em equipes?

Carga de trabalho é um assunto delicado. Não dificilmente alguns membros da sua equipe ficam sobrecarregados enquanto outros têm tempo livre, por melhor que seja a sua gestão de demandas.

Acontece que essa desarmonia na distribuição de tarefas gera uma perda na produtividade e, nos casos de sobrecarga, afetar até mesmo a saúde mental dos colaboradores. E aí vira um ciclo vicioso, já que funcionários com problemas individuais não produzem o quanto poderiam.

Nesse sentido, a única solução é trabalhar continuamente a gestão de demandas, pois é o único recurso capaz de transformar completamente a dinâmica do seu time.

O que é gestão de demandas?

A gestão de demandas é o processo de receber, analisar e distribuir as solicitações de trabalho de forma estratégica. Porém, este processo requer do gestor conhecimento sobre as pessoas que estão sob a sua responsabilidade, mais especificamente as habilidades, limitações e diferenciais de cada um.

Assim, a delegação de tarefas combina com as potencialidades de cada um, o que é muito mais inteligente do que distribuí-las aleatoriamente. Quando as demandas são distribuídas adequadamente, é possível notar os seguintes benefícios:

• maior qualidade nas entregas, já que ninguém corre contra o tempo desesperadamente;
• redução de colaboradores estressados por sobrecarga (lembrando que esse tipo de estresse precede o burnout);
• aumento da motivação; e
• redução do turnover (rotatividade de pessoas).

Identificando desequilíbrios na carga de trabalho

Para identificar desequilíbrios na carga de trabalho, você vai precisar notar sinais que nem sempre são óbvios. Para piorar, há dois tipos de sinais: sobrecarga e subutilização.

Como identificar uma sobrecarga

Colaboradores sobrecarregados apresentam padrões específicos que você pode notar nos seguintes fatos:

• Maria sempre entregava relatórios impecáveis, mas nas últimas semanas tem cometido erros básicos;
• João começou a responder e-mails depois das 22h com frequência;
• Ana rejeitou três tarefas importantes por “falta de tempo”; e
• Pedro passou a se atrasar aos compromissos.

É óbvio que a ocorrência isolada de um desses apontamentos é comum. Atente-se, portanto, às mudanças súbitas no comportamento da pessoa.

Como identificar uma subutilização

A subutilização é mais difícil de identificar porque se disfarça de aspectos positivos, como predisposição e antecipação. Quem não quer uma equipe produtiva, com pessoas entregando tudo no prazo ou até antes? Mas observe estes sinais:

• Carla sempre termina suas tarefas com 2 ou 3 dias de antecedência;
• Roberto frequentemente se disponibiliza para ajudar em outros projetos; e
• Ricardo consegue participar de todos os treinamentos opcionais da empresa.

Quando alguém está sobrecarregado, a qualidade diminui, os erros e atrasos aumentam e, inevitavelmente, outras pessoas precisam ajudar. Enquanto isso, colaboradores subutilizados se sentem desvalorizados, pois sentem que têm potencial para produzir muito mais, mas estão limitados a tarefas básicas.

Frustração de um lado e ansiedade de outro. Ambas situações convergem no mesmo ponto: redução na produtividade e no bem-estar da equipe.

Estratégias para equilibrar a carga de trabalho

Há três estratégias fundamentais que podem transformar a gestão de demandas na sua equipe: a priorização de tarefas, a delegação eficaz e o uso de metodologias ágeis. Vamos dar uma olhada.

Priorização de tarefas

Nem todas as tarefas nasceram iguais. Algumas são urgentes e importantes, outras são apenas ruído. Mas como separar o joio do trigo?

A técnica mais eficaz é a Matriz de Eisenhower, que frequentemente aparece nos nossos artigos. Consiste em você priorizar as tarefas utilizando a disposição de uma grade com quatro quadrantes:

• Urgente + Importante: Faça agora
• Importante + Não urgente: Programe
• Urgente + Não importante: Delegue
• Não urgente + Não importante: Elimine

Aqui está um exemplo prático: resolver um bug crítico no sistema sempre será prioridade máxima (urgente e importante). Mas sabe aquele relatório mensal que sempre consome muito tempo? Reflita se ele é realmente necessário para a tomada de decisões. Se não for, talvez esteja na hora de delegá-lo — o que nos leva ao próximo tópico.

Delegação eficaz

Delegar não é "se livrar" de tarefas. É combinar a pessoa certa com o desafio certo no momento certo. Você não pediria para um violinista tocar bateria numa apresentação importante. Portanto, uma delegação eficaz deve conter:

• Clareza: explicação do que precisa ser feito, de como a pessoa pode fazer, do porquê a tarefa é necessária e até quando precisa estar pronta;
• Recursos: ferramentas, orçamento e informações concernentes; e
• Feedback contínuo: reconhecer um trabalho bem feito e sugerir correções para as próximas ocorrências.

Uso de metodologias ágeis

As metodologias ágeis são como um GPS para gestão de demandas, pois mostram onde você está e quão perto/longe a equipe está da realização de algo.

Com o Scrum, por exemplo, todos trabalham em ciclos (sprints, normalmente de 2 a 4 semanas) e no início de cada ciclo avaliam a capacidade real de execução das tarefas. Se houver sobrecarga ou subutilização, é só redistribuir.

Outra metodologia é a visualização das tarefas em Kanban. Trata-se de um quadro visual onde todas as demandas ficam organizadas em colunas "a fazer", "fazendo" e "feito". A mágica acontece quando você consegue visualizar gargalos e rebalancear a carga de trabalho em tempo real.

O mais interessante é que essas metodologias promovem transparência. Todo mundo vê quem está fazendo o quê, eliminando aquela sensação de "eu trabalho mais que fulano".

Revolucione sua gestão de demandas com automação

Sendo a gestão de demandas fundamental para evitar sobrecarga e subutilização de colaboradores, o software TOPdesk surge como uma solução tecnológica que não apenas facilita essa gestão, mas a transforma completamente através da automação inteligente.

O TOPdesk elimina um dos principais desafios da gestão de demandas: a dispersão de solicitações vindas de múltiplos canais. A plataforma proporciona um ponto único de entrada para todas as solicitações, independente de onde elas venham (e-mail, telefone ou WhatsApp). Essa centralização permite que você tenha visibilidade completa sobre todas as demandas, facilitando a identificação de desequilíbrios na carga de trabalho que discutimos aqui.

Uma das grandes vantagens do TOPdesk é sua capacidade de automatizar tarefas repetitivas que consomem tempo valioso das equipes. O sistema permite implementar fluxos de trabalho automatizados que executam processos básicos com mínima ou nenhuma intervenção humana.

O TOPdesk representa, portanto, a evolução natural da gestão de demandas, transformando processos manuais (e propensos a erros) em fluxos automatizados, inteligentes e eficientes. Comece agora um teste grátis de 30 dias.