Num mundo cada vez mais conectado, a familiaridade excessiva dos colaboradores com os softwares específicos usados por seus departamentos pode prejudicar a gestão eficaz dos dados que eles produzem, que são essenciais para o funcionamento de outras áreas da empresa. Como evitar que esse cenário cause prejuízos? A resposta é simples: realizando a integração entre sistemas e gerindo essas informações de maneira automatizada.
Continue a leitura e saiba:
- por que integrar sistemas;
- benefícios da integração entre sistemas;
- quais são os tipos de integração de sistemas;
- como o TOPdesk facilita a integração entre sistemas.
Por que integrar sistemas?
A falta de integração entre setores de uma mesma empresa pode causar ruídos na comunicação interna e eventuais prejuízos. No entanto, nem sempre essas falhas ocorrem por má vontade dos colaboradores, mas por falhas de integração entre os softwares utilizados.
Assim, integrar essas ferramentas é fundamental para solucionar problemas que atrapalham o andamento de projetos e prejudicam a eficiência da empresa e de seus funcionários.
Exemplo prático de integração entre sistemas
Imagine que Renato atua no setor de Tecnologia da Informação (TI) e atende chamados gerados pelo Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC). Os chamados chegam via e-mail e se acumulam e ele os atende por ordem de chegada.
No setor de atendimento, muitos profissionais se chateiam porque algumas demandas sérias só são atendidas quando a supervisão do atendimento entra em contato com a supervisão de TI. Renato também se chateia, pois precisa interromper uma tarefa para atender a outra, “mais urgente”, que ele nem sabia da prioridade.
Adotar uma solução que otimize a comunicação entre as áreas, como os sistemas do TOPdesk, resolveria o problema. Assim, e-mails gerados pelo time de atendimento se transformariam automaticamente em chamados, que são organizados pela sua ordem de prioridade.
Quais os benefícios da integração entre sistemas?
Ao entender a importância de integrar sistemas, podemos explorar essa estratégia para revolucionar a eficiência e a transparência dentro das empresas. Abaixo, listamos alguns dos principais benefícios promovidos pela integração entre plataformas na operação de um negócio:
1. Aumento da transparência interna
Integrar os sistemas contribui para a compreensão do contexto geral das prioridades da empresa naquele momento, o que ajuda o colaborador a se sentir mais seguro sobre o próprio papel na companhia.
Isso porque quando os departamentos não conseguem se comunicar, os colaboradores têm dificuldades de entender o que está sendo feito e nem sempre têm a dimensão do que está dando certo ou errado.
2. Melhoria na comunicação interna
Para além dos canais adequados de comunicação organizacional, como boletins internos, a comunicação na empresa torna-se ainda mais eficaz quando todos os colaboradores conseguem entender as suas demandas, sem precisar, sempre, pedir por mais detalhes.
3. Gerenciamento adequado de projetos
Todos nós sabemos que projetos são formados de pequenas tarefas, muitas vezes subestimadas. Ao olhar para as grandes realizações, ignorando os pequenos passos, os times tendem a colocar a execução dos projetos em risco.
Para evitar que esse cenário ocorra, é preciso que os líderes entendam como está o andamento dessas tarefas, em tempo real. Obter esses dados é simples, desde que a empresa esteja usando as ferramentas adequadas, como as soluções do TOPdesk.
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4. Melhor uso dos recursos da empresa
Ao melhorar todos os pontos anteriores, a equipe se torna mais produtiva. Afinal, imagine um time de TI altamente qualificado que passa os dias apenas resolvendo burocracias internas?
Entre os colaboradores pode existir uma visão negativa sobre certas automações, acreditando que ela serve para tomar postos de trabalho. Na realidade, o uso de sistemas existe justamente para que essas pessoas possam ter seus potenciais e conhecimentos empregados na resolução de tarefas mais complexas.
5. Suporte mais especializado
A integração entre diferentes sistemas dentro de uma mesma empresa também dá acesso ao melhor de dois mundos. Implementar duas ou mais ferramentas potentes e funcionais à rotina de sua empresa pode não apenas amplificar a capacidade de cada sistema individualmente, mas também proporcionar uma experiência de suporte mais especializada e adaptada às necessidades específicas do cliente.
Ao integrar essas ferramentas, a empresa garante que o cliente se beneficie de soluções mais completas e eficazes, otimizando processos e elevando a qualidade do serviço oferecido.
Quais são os tipos de integração entre sistemas?
Mesmo que o objetivo comum seja facilitar o dia a dia das empresas, são vários os tipos de integração entre sistemas e suas formas de implementação. Os mais comuns são:
- banco a banco;
- trocas de dados eletrônicos;
- por meio de APIs.
Integração banco a banco
Modelo mais tradicional, a integração banco a banco envolve o uso compartilhado de um banco de dados entre diferentes sistemas, utilizando um software com a finalidade de extrair dados. Este tipo de integração necessita de um profissional conhecido como database administrator (DBA) para sua implementação.
O TOPdesk se conecta apenas a bancos de dados SQL Server, além de normalmente utilizar este tipo de integração apenas para a importação de dados de outros sistemas.
Trocas de dados eletrônicos
Um avanço comparado ao modelo banco a banco, as trocas de dados eletrônicos exigem softwares especializados na tradução e padronização entre sistemas. A solução coleta informações de outros sistemas e os aloca em um único sistema. Este modelo requer um gerenciamento eficaz e profissionais experientes para sua implementação.
Integração via API
Por fim, a integração por meio de APIs (sigla em inglês para Interface de Programação de Aplicação), a mais moderna e popular das três, é também a mais versátil. Ela permite o uso tanto interno, com a troca de recursos por colaboradores, quanto externo.
A ferramenta de integração do TOPdesk é baseada neste tipo, que é o modelo mais seguro e ágil, já que conta com criptografia de dados. Nossa solução também possui APIs para os principais módulos.
Como as soluções TOPdesk facilitam a integração entre sistemas?
O TOPdesk pode ser integrado a mais de 90 sistemas já existentes no mercado, por isso promove processos de integração fluidos, sem mudar drasticamente as rotinas dos colaboradores. Em alguns casos, eles continuarão usando a mesma ferramenta de sempre, com a diferença de que ela passará a gerar dados e relatórios completos.
Em outros casos, o TOPdesk se adapta à empresa por meio de sua API, o que garante a personalização dos nossos serviços às necessidades da companhia. Em resumo: não é a sua empresa que se adapta às soluções TOPdesk, mas o contrário.
Dentro das possibilidades de integração do TOPdesk às ferramentas de monitoramento, podemos destacar as seguintes:
1. TOPdesk e SCOM – Integração de Incidentes
A partir desta integração, registramos e processamos incidentes Microsoft System Center Operation Manager (SCOM) no TOPdesk. Assim, as informações de incidentes registrados no TOPdesk são atualizadas no SCOM. Os benefícios são vários, como:
- automatização e integração do processo de incidente operacional no TOPdesk;
- fácil configuração e manutenção;
- redução do trabalho manual intensivo;
- redução de custos.
2. TOPdesk e Integração N-Central
Com o N-Central – TOPdesk Integration, o registro de tickets N-Central no módulo de incidentes do TOPdesk é automatizado e isso economiza muito tempo não apenas no registro, mas também no acompanhamento. Além disso, outros benefícios desta integração entre sistemas são:
- agilidade tanto no registro quanto no acompanhamento de tickets;
- configuração flexível, detalhada por cliente ou dispositivo;
- sincronização em ambos os sentidos com o Solarwinds local e a solução N-Able / N-Central baseada em SaaS.
3. TOPdesk e gerenciamento de eventos – Network Edition
A integração da Martello com o TOPdesk surge como uma proposta inovadora, possibilitando a harmonia entre ferramentas de rede como SolarWinds, PRTG, Zabbix, Nagios e WhatsUp Gold. O objetivo da integração é transformar a maneira como sua empresa entrega serviços de TI, minimizando interrupções e otimizando a satisfação do usuário.
Entre os principais benefícios desta solução estão:
- entrega otimizada de serviços, com direcionamento de alertas críticos ao TOPdesk;
- menos ruído de alerta, concentrando-se em incidentes que realmente importam;
- monitoramento do status dos serviços de negócios em tempo real;
- identificação de problemas antes que afetem os usuários, reduzindo chamadas em até 50%;
- redução pela metade no tempo de resolução de incidentes;
- análise rápida, com o início imediato da investigação da causa raiz.
4. Conector TOPdesk (integração SCOM e Alerta do Azure)
O TOPdesk Connector é usado por nossos clientes em todo o mundo para integrar SCOM e Alertas do Azure com o processo de gerenciamento de incidentes do TOPdesk. Entre os principais benefícios da solução estão:
- configuração flexível para dar controle sobre o grau de geração automatizada de tickets;
- agilidade no preenchimento dos alertas gerados pela ferramenta de monitoramento;
- necessidade de se concentrar em apenas uma lista de problemas.
Conheça as possibilidades de integração entre sistemas do TOPdesk
Acima apresentamos algumas das integrações entre sistemas com ferramentas de monitoramento oferecidas pelo TOPdesk, que somam mais de 90 possibilidades de integração com ferramentas diversas.
Nesse cenário, mesmo que a integração entre sistemas continue um desafio do mundo corporativo, desatar esse nó está cada vez mais simples. Para isso, a empresa deve recorrer a soluções SaaS criadas especificamente para tornar o seu dia a dia mais fácil, como é o caso do TOPdesk.
Converse com um consultor TOPdesk e descubra como está a maturidade da sua empresa e como ela se beneficiará integrando sistemas.
