Ferramentas de TI: 5 questões a pensar antes de contratar!

28/03/2023

O mercado de softwares está crescendo em todo o mundo. De acordo com um relatório publicado pela Associação Brasileira de Empresas de Software (Abes), esse segmento cresceu 11% em 2021. Isso ocorre porque existem ferramentas  de TI para inúmeros processos. Todas com o objetivo de facilitar a rotina de empresas e pessoas.

Com tantas opções de ferramentas de TI, qual escolher?

1. Qual é o objetivo das ferramenta de TI?

Quando uma empresa percebe que seus concorrentes estão com um processo de digitalização acelerado, é natural que modernizar os processos interno se torne uma meta.

No entanto, assim como em outros investimentos, é preciso que exista um objetivo muito bem-definido para essa compra. Caso contrário, é difícil até mensurar o seu ROI.

Então, uma dica para acertar na compra de uma ferramenta de TI é analisar os processos internos e não só a movimentação externa do mercado.

Por exemplo: se o departamento de atendimento ao cliente apresenta resultados insatisfatórios e se os atendentes têm queixas sobre o sistema atual, esse cenário justifica a aquisição de uma nova ferramenta de TI — e não o fato de os concorrentes terem trocado de sistema.

Antes de contratar uma solução, identifique os problemas e defina os objetivos desse sistema.

2. Como é o suporte da empresa contratada?

Por se tratar de um prestador de serviços de uma área altamente complexa, os empreendedores precisam ter certeza de que a empresa contratada conseguirá prestar suporte adequado.

Em primeiro lugar, é recomendado que ela tenha escritório e time de suporte no Brasil. Além disso, o time de TI interno precisa ter contato com profissionais altamente treinados, que consigam entender claramente as eventuais queixas.

Por se tratar de uma solução diretamente envolvida em determinados processos, a abertura e gestão dos chamados deve ser o mais ágil possível, já que erros em TI podem representar falhas de segurança.

3. Qual é o custo da ferramenta de TI?

Uma pergunta óbvia, mas que não pode deixar de ser feita pelo time financeiro. É aqui que muitos líderes precisam ter argumentos fortes para defenderem seus pontos de vista.

É preciso comparar o ROI do investimento e seu impacto positivo na modernização dos processos, além de ganhos secundários, como a proteção de dados da empresa e usuários.

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É natural que setores distantes da TI tenham dificuldade em entender termos relacionados a esses ganhos que a ferramenta de TI trará. Nesse caso, cabe aos líderes do setor demonstrarem esses benefícios por meio de relatórios e apresentações didáticas.

Também é fundamental que esses profissionais deem consultoria ao setor de compras, acompanhando as reuniões com os fornecedores, sem passar por cima da autoridade do departamento de compras, logicamente.

4. A ferramenta de TI é flexível?

A forma como negócios são feitos muda constantemente. Isso significa que processos também mudam e as soluções usadas não podem ser engessadas.

É por isso que a ferramenta de TI contratada deve ser o mais flexível possível, podendo ser integrada a outras soluções sempre que for necessário.

As soluções TOPdesk, por exemplo, fornecem um nível elevado de integração. Por meio de uma API, que pode ser configurada pelo time interno da sua empresa, nossas poderosas soluções de suporte e atendimento podem ser somadas a diferentes softwares.

Além disso, nossos sistemas já têm integração nativa com mais de 90 ferramentas.

Outro fator que ilustra a flexibilidade das nossas soluções é que só definimos o sistema que será usado pelos nossos clientes após a realização de uma consultoria especializada. Um dos objetivos dessa consultoria é definir o grau de maturidade da empresa em relação à TI. Assim, oferecemos a ferramenta de TI ideal para aquele momento, podendo alterá-la, caso a empresa apresente um cenário de crescimento rápido, por exemplo.

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5. Qual a reputação do fornecedor das ferramentas de TI?

Uma outra pergunta que o setor de compras faz repetidamente. A verdade é que a reputação de uma empresa é um ativo que ela constrói e que tem mais peso no fechamento dos negócios do que qualquer campanha publicitária.

Cabe ao setor de compras analisar o momento do fornecedor e fazer as devidas ponderações. Uma excelente opção é consultar o Gaertner, que classifica fornecedores com base na opinião de clientes. Lá, é possível explorar alternativas e lições aprendidas em todas as etapas do processo de compra por meio de avaliações e classificações detalhadas. O TOPdesk, por exemplo, possui avaliação 4,5 de 5 – resultado de 923 classificações.

Outra opção válida é verificar as revisões de software, da TrustRadius. Assim como no Gaertner, lá você encontra o feedback do produto que você precisa, dado por pessoas como você. Neste, o TOPdesk tem pontuação 8,6 de 10 – com base em 289 avaliações e classificações. Além disso, contamos com selo de mais votado. Na TrustRadius, os produtos com altos índices de satisfação do cliente podem ganhar um selo de melhor classificação. Nosso software de Gerenciamento de serviços de TI (ITSM), por exemplo, está entre os três mais bem avaliados na plataforma em 2021.

Ferramentas de TI: TOPdesk proporciona soluções à sua empresa

Como vimos, contratar uma ferramenta de TI envolve muito planejamento e pouca euforia. Ainda que a rapidez das mudanças assuste gestores, é preciso escolher com calma os fornecedores, para que esse investimento valha a pena.

Ter alguns cuidados para contratar novas tecnologias pode ser o diferencial para o sucesso do investimento. Planejar, avaliar e analisar todas as possibilidades é primazia. Porém, uma questão superimportante é contar com o apoio de especialistas. Nesse caso, a consultoria em TI traz inúmeros benefícios.

Um fator que ilustra a flexibilidade das nossas soluções é que só definimos o sistema que será usado pelos nossos clientes após a realização de uma consultoria especializada. Assim, oferecemos a ferramenta de TI ideal para aquele momento, podendo alterá-la, caso a empresa apresente um cenário de crescimento rápido, por exemplo.

“O objetivo é ensinar e capacitar os participantes e responsáveis dos nossos parceiros para que tenham independência e total controle de parametrizações da TOPdesk, sendo treinados durante a implementação”, Victor Marabeli, consultor de implementação TOPdesk

Agora que você compreendeu a importância do planejamento para adotar novas tecnologias, veja como a TOPdesk pode ajudar.

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