Qu’est-ce que l’IT Asset Management ?

Travailler avec un processus d’Asset Management présente quatre avantages essentiels : vous évitez les pénalités, vous augmentez l’efficacité et réduisez les coûts, vous améliorez la sécurité et vous augmentez la flexibilité de votre organisation. Examinons de plus près chacun de ces avantages :

• Éviter les pénalités. Le logiciel ITAM vous aide à suivre vos obligations légales, contractuelles et réglementaires. C’est particulièrement utile si vous devez faire face à des audits réguliers. Par exemple, si vous avez enregistré toutes vos licences de logiciels, vous avez moins de chances de les dépasser. L’ITSM rend également les audits moins coûteux. Supposons que votre entreprise fasse l’objet de deux audits par an. Et deux employés à temps plein ont besoin d’un mois pour répondre. Cela coûte rapidement plus de 7 000 euros rien qu’en frais de personnel, pour un salaire annuel moyen de 44 000 euros. Un processus ITAM mature permettra à vos employés de gagner du temps et de réduire considérablement les coûts de l’audit.
• Augmenter l’efficacité et réduire les coûts. Savez-vous quel matériel et quels logiciels vos employés utilisent ? Ou plus important encore : qu’ils n’utilisent pas ? L’ITAM vous aide à comprendre comment et où votre logiciel est utilisé. Et aussi quelle technologie n’est pas utilisée. Évitez les achats inutiles en retirant de la circulation les biens que vous n’utilisez pas et en les stockant. Cela permet non seulement d’économiser des coûts en termes de maintenance, d’assistance et de consommation d’énergie, mais aussi de réduire l’empreinte carbone de votre organisation.
• Améliorer la sécurité. Saviez-vous que votre équipe de sécurité informatique sécurise, met à jour, vérifie et inspecte chaque bien informatique ? Chaque bien informatique redondant que vous pouvez retirer de votre liste est une application de moins qu’ils doivent examiner. Mais il y a un autre aspect à cet avantage. Grâce au logiciel ITAM et parce que vous savez qui utilise quoi, vous découvrez également qui a accès à des informations sensibles. De plus, il permet de définir les droits des utilisateurs de manière plus logique.
• Augmenter la flexibilité. Comment déterminez-vous les achats IT ? En vous fiant à une impression ? Ou plutôt à des connaissances ? Avec l’ITAM, la connaissance est la clé du pouvoir. Vous pouvez suivre la manière dont votre organisation utilise les biens au fil du temps. Grâce à ces données, vous pouvez prendre des décisions en fonction du besoin opérationnel et de la valeur stratégique et commerciale.

Vous voulez voir comment la gestion des biens fonctionne en pratique ? Regardez la vidéo de TOPdesk sur la gestion des biens.

Dans le cadre ITIL, la gestion des biens fait partie des étapes du cycle de vie de la transition des services. Il s’agit de l’une des cinq étapes du cycle de vie du cadre ITIL. Les transitions des services aident votre organisation à planifier et à gérer le changement d’état d’un service au cours de son cycle de vie. Vous voulez en savoir plus sur le cadre ITIL ? Découvrez-en davantage sur les tenants et aboutissants d’ITIL.

La gestion des biens informatiques se concentre sur tous les aspects du matériel, des logiciels et des licences de logiciels. Cela inclut la gestion des licences de logiciels, la gestion du cycle de vie du matériel et des logiciels, et les économies réalisées grâce à la normalisation de vos biens informatiques.

La gestion des biens de service et des configurations (ou SACM, Service Asset and Configuration Management) est plus vaste et vous permet de gérer efficacement tous les biens nécessaires à la fourniture des services. Que sont les biens de service ? En fait, chaque aspect d’un service est considéré comme un bien de service. Cela peut donc concerner l’infrastructure, les applications et les données, mais aussi les personnes, l’organisation et la gestion.

En bref, la SACM fait la même chose que l’ITAM, mais pour tous les biens de service, pas seulement le matériel et les logiciels. Dans une base de données ITAM, par exemple, vous pouvez voir que votre organisation possède une certaine imprimante. La SACM vous permet de déterminer quelles personnes travaillent avec cette imprimante.

Une base de données de gestion des configurations (ou CMDB, Configuration Management Database) fait partie de la gestion des configurations et de la gestion des biens. C’est en fait le lieu central où vous gérez tous vos éléments de configuration, tels que les biens informatiques. Pensez par exemple aux serveurs d’applications, aux claviers et aux imprimantes.

La CMDB est l’endroit où vous enregistrez les informations pertinentes sur ces éléments, notamment le type, la marque, le propriétaire, la version et les relations (de dépendance) avec d’autres éléments. En gros, la CMDB est le centre d’où tous vos processus ITIL tirent leurs informations, qu’il s’agisse de la gestion des incidents, des problèmes ou des biens.

La grande différence, si on peut l’appeler ainsi, est que la gestion des biens est un concept plus large que la CMDB. Là où la CMDB stocke les rapports de configuration, la gestion des biens utilise la CMDB pour gérer les ressources : les éléments qui représentent une valeur financière pour une organisation. Cela implique de suivre les informations tout au long du cycle de vie des biens informatiques, en se concentrant sur des questions telles que les garanties, les contrats, les inventaires et la valeur.

La gestion des biens est un élément crucial de TOPdesk depuis des décennies. Grâce à nos années d’expérience, nous avons pu mettre au point les meilleures pratiques pour la gestion des biens informatiques qui rendent l’implémentation d’ITAM très facile. En voici les cinq plus importantes :

• N’enregistrez pas tout. Si vous débutez avec l’ITAM, vous voudrez peut-être enregistrer tout votre matériel et vos logiciels en une seule fois. Ne cédez pas à cette envie. Demandez-vous plutôt, pour chaque élément, pourquoi vous devriez l’enregistrer et s’il est suffisamment important.
• Enregistrez les bons aspects. Vous souhaitez enregistrer vos imprimantes et vos ordinateurs portables ? Déterminez tout d’abord quels aspects doivent être documentés pour vos processus. La règle de base ? Limitez-vous au minimum et n’ajoutez pas de détails supplémentaires que vous n’utiliserez jamais, mais que vous devrez mettre à jour en permanence.
• Maintenez vos biens à jour. L’enregistrement des biens n’est qu’une petite partie de l’Asset Management. Pour chaque bien que vous enregistrez, vous avez également besoin de processus pour le créer, le modifier et le supprimer. Si vous n’êtes pas prêts à le faire pour votre ITAM, il vaut mieux ne pas commencer.
• N’oubliez pas les droits et les rôles. Vos processus ne sont pas la seule chose qui intervient dans la maintenance d’une base de données parfaite. Qui a accès à vos biens ? Ont-ils le droit de faire des changements ? Ces changements sont-ils journalisés ? Veillez à le savoir afin de ne pas avoir de surprises.
• Surveillez tout ce que vous faites. A-t-il été convenu d’enregistrer certains matériels ou logiciels ? Assurez-vous que votre responsable de processus peut démontrer au propriétaire du processus que cela a été fait. Définissez les bons ICP et rapports pour étayer votre histoire.