Adotar metodologias para a implementação e gerenciamento de projetos é fundamental. Dessa forma, empresas conseguem ganhar eficiência em seus processos e aproveitar melhor as tecnologias contratadas. É por isso que a TOPdesk adota um rigoroso processo de análise mercadológica em seu processo de implementação de soluções.
Assim, entendemos o grau de maturidade de processos dos clientes, adaptando a nossa ferramenta para atenderem as reais demandas encontradas. Neste artigo, explicaremos algumas etapas importantes desse processo, que incluem o PMO, Kick Off, Design Thinking e Análise SWOT.
PMO
PMO é uma sigla em inglês que pode ser traduzida como “Escritório de Projetos”. Como explicado em um artigo aqui no nosso blog, “trata-se de uma área dentro da empresa que atua para gerenciar e padronizar os processos dos projetos. Isso é importante para que, entre outras coisas, o investimento que a empresa está fazendo em TI atenda às suas expectativas”.
Com foco na experiência do usuário, a TOPdesk elegeu nove diretrizes para o seu PMO. Desta forma, garantimos a satisfação dos nossos clientes e de seus usuários durante a implementação de nossos projetos.
- Foco nas pessoas;
- Geração de valor com foco no cliente;
- Adaptação às mudanças o mais rápido possível;
- Transparência em todos os níveis;
- Inspeção frequente;
- Fluxo contínuo de entregas;
- Redução do desperdício, priorizando o que é mais importante;
- Antecipação do retorno de investimento com ciclos iterativos e incrementais;
- Busca da perfeição por meio da melhoria contínua.
“Eu entendo que o PMO tem diversos benefícios nos quesitos estratégicos, táticos e operacionais. Nos estratégicos há agregação de valor à empresa, pois a gente consegue entregar uma série de vantagens, como qualidade na realização dos projetos, acesso à informação desses projetos e uma melhora na tomada de decisões relacionadas a eles”, explica Lucas Lima, Host de PMO e Agile Coach na TOPdesk Brasil.
Entre as etapas do PMO que contam diretamente com a participação da empresa contratante da TOPdesk estão os já citados Kick Off, Design Thinking e Análise SWOT, que explicaremos melhor no decorrer deste artigo.
“Tudo isso melhora o nível operacional do projeto, dando ao cliente mais autonomia para informar o sistema sobre os dados relacionados aos processos. Afinal, ninguém conhece melhor os processos internos da empresa do que a própria empresa”, opina Lima.
Projetos são fundamentais | Gestão profissional é um diferencial competitivo
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Kick Off
O Kick Off é uma reunião em que todos os envolvidos em um projeto participam do encontro. O objetivo dessa reunião é alinhar as pessoas, de modo que eles compreendam o que será implementado, o porquê dessa implementação, as expectativas com esse processo, entre outros pontos que podem ser levantados pelos participantes.
Dessa forma, a reunião ganha o ponto de vista de muitas pessoas que serão impactadas pelo projeto, o que faz com que dúvidas sejam levantadas e sanadas logo no início da implementação.
Sem o Kick Off o projeto é implementado com a participação de apenas algumas lideranças de setores. Contudo, depois de implementado, o projeto encontra resistência entre os usuários e falhas que poderiam ter sido corrigidas ainda nas fases iniciais, tornando-se desafios na execução.
É para evitar esse cenário que a TOPdesk inclui um Kick Off bem-estruturado em sua prática de PMO com novos clientes.
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Design Thinking
O Design Thinking é uma abordagem que estimula a criatividade na resolução dos problemas, convidando as pessoas a terem um posicionamento empático, colocando-se no lugar dos usuários.
Não há uma forma exata de se fazer o Design Thinking, mas é interessante voltar várias vezes a uma etapa do projeto, aperfeiçoando-a com a opinião e sugestões levantadas pelos participantes dos projetos e também dos usuários, que podem participar de testes durante a implementação.
A TOPdesk incluiu essa etapa em seu PMO por entender que ela é uma grande oportunidade de coletar informações e tornar a implementação de suas soluções mais criativa, inovadora e eficiente para os clientes.
Onboarding com foco na Integração do time, Kick-Off detalhado para o planejamento do projeto utilizando boas práticas ágeis como Design Thinking faz parte do modelo PMO TOPdesk
Análise SWOT
A análise SWOT é uma análise importante em várias fases de uma empresa, incluindo a criação de seu plano de negócios, realização de novos investimentos e implementação de tecnologias.
Por isso, a TOPdesk incluiu esse estudo em seu processo de PMO para conseguir identificar forças, fraquezas, oportunidades e riscos dentro das iniciativas de seus clientes em relação à gestão de seus serviços de TI. Trata-se de um estudo que consegue, inclusive, apontar melhorias necessárias na cultura da empresa, ajudando o negócio a atingir um nível maior de maturidade empresarial.
Análise SWOT para detalhamento e informações essenciais sobre Gestão de Serviços, como foco na transição para o TOPdesk ou Melhoria de Processos
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Ganhos que essas etapas trazem à implementação dos projetos
Ao criar um cenário que incentive um planejamento altamente personalizado, a TOPdesk oferece aos clientes uma série de ganhos.
Necessidades e objetivos
As etapas citadas dão ao time TOPdesk e à própria empresa uma visão clara das suas necessidades em relação ao TI e quais os objetivos que a adoção das nossas ferramentas terão que atingir.
Isso aumenta a eficiência de todo o processo e traz mais retorno sobre o investimento.
Seleção da solução adequada
Pegando carona no tópico anterior, nosso time pode perceber que a solução pensada inicialmente para a empresa não é a mais adequada, oferecendo uma opção mais condizente com a sua maturidade digital, expectativas e possiblidades de investimento. Tudo isso é possível graças à nossa consultoria em tecnologia, realizada no processo de implementação das nossas soluções.
Configuração e Customização
Os dados coletados ajudarão o time da TOPdesk a adaptar as soluções contratadas à realidade, rotina e expectativas da empresa.
Como nossas ferramentas são altamente personalizáveis e possuem enorme capacidade de integração com outros softwares, esse processo tende a integrar a TOPdesk facilmente à rotina da empresa.
A migração e compartilhamento de dados também é estimulado, por meio de nossa API e pelas 90 integrações nativas que as soluções TOPdesk têm.
Treinamentos e informações
Ao conhecer a empresa profundamente, nosso time de suporte oferecerá materiais de apoio e treinamentos adequados. Isso é fundamental, pois entendemos o quão frustrante pode ser buscar suporte para uma situação específica e não encontrar o devido apoio.
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