Houve um tempo em que a tecnologia presente nos escritórios se resumia às máquinas, como FAX, telefones e computadores. Agora, além dos equipamentos eletrônicos ainda existem os sistemas, cada vez mais necessários. Não por acaso, o uso de softwares como TOPdesk tem se tornado tão necessário.
Ferramentas de gestão de chamados, equipamentos e pedidos ajudam as empresas a controlar toda a demanda gerada no consumo de serviços de TI. Portanto, usar um sistema como TOPdesk pode contribuir muito para a melhoria da gestão dos mais diversos processos da sua empresa. Aumentando consideravelmente a eficiência operacional.
1. Automatizando processos
Alguns processos podem ser automatizados, garantindo mais eficiência e aumentando a satisfação do usuário. Por exemplo: a comunicação de um incidente simples pode ser feita por meio de um portal de autoatendimento.
Assim, o time de suporte toma conhecimento dos incidentes e já começa a trabalhar em sua solução de forma mais rápida. Algumas soluções automáticas podem ser tomadas, tentando resolver o incidente sem que ele precise chegar ao atendente.
Isso é muito mais eficiente do que fazer o usuário esperar em um atendimento telefônico ou ter que enviar informações confusas por um sistema, não é mesmo?
A automatização de processos não serve apenas para suporte. Processos como agendamentos e gestão de recursos também podem ser feitos por meio de um portal de autoatendimento.
2. Melhorando a comunicação
Pegando carona no tópico anterior, a comunicação também é beneficiada pelo uso de sistemas como os da TOPdesk. Informações sistêmicas podem ser enviadas aos atendentes de forma automática, ajudando os operadores a entenderem a gravidade do chamado.
Nem sempre o usuário consegue passar esses dados, pois, dependendo da complexidade da solicitação, ele pode não os entender. O problema é que essas informações são importantes para resolver incidentes e encerrar chamados.
A comunicação interna também ganha muito com essa nova operação. As soluções TOPdesk incentivam a integração sistêmica. Isso significa que diferentes setores podem gerar relatórios intersetoriais de forma automática e segura.
3. Aumentando a qualidade do ambiente de trabalho
Uma das queixas mais comuns do time de atendimento é a sobrecarga de trabalho. Além disso, esses profissionais podem lidar com usuários irritados, devido à demora na resolução de seus chamados.
Para ajudar a melhorar o ambiente de trabalho dessas pessoas, é preciso estimular a organização e gerenciamento dos chamados. Se a sua empresa atende por diferentes canais, como e-mail, telefone e WhatsApp, é preciso que esses contatos cheguem aos atendentes de forma organizada.
Assim, os profissionais conseguirão analisar os chamados pelo seu grau de prioridade, que pode ser estabelecido pela empresa. Além disso, eles conseguem armazenar e acessar informações de maneira mais eficiente. Novamente, usar uma solução como TOPdesk se mostra fundamental.
4. Monitorando o desempenho
Quando não há integração sistêmica, é muito difícil monitorar o desempenho dos departamentos. Se a empresa não tiver um grau de maturidade digital, ela dependerá de relatórios para conseguir mensurar o desempenho de cada setor — o que impactará negativamente muitas estratégias, como as metas de SLA e o treinamento dos times,
É por isso que as companhias mais preocupadas com a eficiência operacional integram os softwares usados. Desse modo, os gestores têm acesso a relatórios precisos, de forma ágil, e podem trabalhar para melhorar os indicadores com mais rapidez.
5. Analisando os dados
A análise de dados vai além do monitoramento do desempenho, ainda que esse seja muito importante. Com uma análise adequada, é possível entender quais setores precisam de investimento ou definir o ROI que determinado investimento teve.
Isso é muito importante para que a companhia consiga investir recursos adequadamente, evitando prejuízos.
Ao mesmo tempo, dados do mercado podem ser cruzados com dados internos, criando relatórios que mostrem quais os desafios que a empresa tem e quais as oportunidades que podem ser aproveitadas.
A infinidade de processos e setores que podem ser beneficiados pela análise de dados é gigantesca, como a Logística, o Marketing, Vendas etc. Mas, para que isso dê certo é preciso investir em tecnologia e em integração sistêmica.
Não por acaso, as soluções TOPdesk foram criadas para ajudar essa integração a ocorrer de maneira simplificada.
6. Reduzindo custos
A eficiência financeira da empresa sempre será uma meta — além de interferir na capacidade de investimento do negócio. Por isso, reduzir custos, sem abrir mão da eficiência é algo tão desejado. As soluções da TOPdesk podem ser grandes aliadas nessa missão.
A MDS é uma das principais corretoras de seguros do país. Essa companhia conseguiu ter um departamento de TI mais eficiente usando as soluções da TOPdesk. O resultado foi uma redução de 70% no custo em TI.
É possível ter uma redução de custos considerável sem que isso signifique cortes. Basta usar as soluções tecnológicas que já estão disponíveis no mercado.
7. Preparando-se para o futuro
É natural que as demandas de uma empresa mudem com o tempo. Por isso, é importante que a solução contratada consiga escalar ou se readequar, conforme as novas necessidades da empresa.
Para isso, a empresa contratada deve oferecer diferentes opções, com o objetivo de personalizar o atendimento e garantir que o cliente tem acesso a uma solução adequada para as suas demandas.
Não por acaso, o processo de contratação das soluções da TOPdesk começa com uma consultoria especializada na qual nosso time busca entender o grau de maturidade tecnológica da empresa e como nossas ferramentas podem se adaptar às necessidades do seu negócio. Assim, a eficiência operacional da sua empresa estará sempre garantida!
Como vimos, a TOPdesk é uma aliada das marcas que buscam aumentar a sua eficiência operacional. Temos uma página com as histórias de empresas que tiveram ganhos significativos com a nossa ajuda. Não deixe de se inspirar com esses cases!
Você também pode solicitar um ambiente de teste gratuito e experimentar o TOPdesk por conta própria. Ou, ainda, uma demonstração de um de nossos especialistas.
