Aumentar a produtividade da equipe é um dos temas corporativos que mais aparecem nas reuniões, não é mesmo? Isso porque o aumento de produtividade pode estar associado a um ganho de eficiência do setor. Sendo assim, trata-se de uma meta importante a ser alcançada.
Para isso, gestores costumam pesquisar por ferramentas que facilitem o trabalho e a comunicação dos colaboradores — e existem muitas opções no mercado, para o desespero do setor de compras.
Como uma ferramenta pode aumentar a produtividade da equipe
1. Não foque em soluções complexas, caso a sua empresa não precise
Existem softwares que são extremamente eficientes para aquilo que se propõem a fazer. Contudo, todo esse potencial só valerá o investimento se as pessoas o usarem corretamente, não é mesmo?
Caso contrário, é como ter um carro com motor potente andando sempre a 40 Km/h. Não teria sido mais econômico adquirir um automóvel menos potente?
O setor de compras precisa ter como premissa as necessidades da empresa e não as possibilidades do mercado de softwares, pois elas são gigantescas.
Não são raros os casos em que pequenas empresas, por euforia, assinam serviços robustos, indicados às grandes marcas. Sem demanda para os serviços, eles se tornam prejuízo, ainda que sejam mesmo eficientes. Por outro lado, também acontece de a empresa necessitar de soluções completas, embora esteja usando uma que esteja aquém das suas necessidades. Seja qual for o caso, a ferramenta não aumenta a produtividade da equipe e possivelmente gere prejuízos.
É por isso que a TOPdesk só define a solução que será implementada na rotina dos seus parceiros após uma consultoria técnica. O objetivo, entre outras coisas, é definir o grau de maturidade digital da empresa, oferecendo um sistema adequado a ela.
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2. Prefira soluções intuitivas
Para conseguir aumentar a produtividade da equipe, é preciso que as pessoas consigam usar as soluções de forma rápida e segura. Adorar um sistema intuitivo e fazer uso de uma base de conhecimento, certamente irá corroborar para o aprendizado da equipe – mesmo que seja um funcionário recém-contratado. Isso porque, a base de conhecimento trata-se de um sistema que centraliza dados e informações importantes relacionadas à empresa. Para exemplificar, é uma biblioteca on-line de autoatendimento de informações sobre um produto, serviço, departamento ou tópico.
3. Estimule a integração
São raros os casos em que um setor da empresa não dependa dos dados gerados pelos outros departamentos. Isso significa que os sistemas escolhidos para dobrar a produtividade da equipe devem estar integrados.
Isso evita a necessidade de um profissional precisar aguardar e emissão de um relatório por período, por exemplo, pois esses dados já estarão na sua tela.
É por isso que as soluções TOPdesk já têm integração nativa com as soluções mais populares do mercado. Além disso, por meio da nossa API, o time de TI da empresa pode fazer quantas integrações achar necessário.
4. Estimule o autoatendimento
Dúvidas cotidianas a aberturas de chamados menos complexos não deveriam gerar filas, prejudicando a produtividade da equipe.
É por isso que grandes empresas já usam portais de autoatendimento para melhorar o dia a dia dos seus colaboradores. Por exemplo: gestão de reservas, aberturas de chamados para o RH, chamados para a TI etc. podem ser feitos pelo próprio usuário.
Isso aumenta a produtividade da equipe que prestará o suporte, mas também melhora a produtividade do colaborador que precisa desse atendimento.
5. Opte por soluções que se adéquem à sua empresa
Talvez, a sua empresa tenha levado anos para desenvolver os processos que usa hoje. Nesse caso, pode ser contraprodutivo mudar tudo apenas para que esses processos se adaptem à nova solução contratada. Isto é, o que acontecerá com a rotina dos profissionais, caso a companhia decida mudar de sistema em um futuro breve? Todos os processos mudarão de novo?
Esse cenário é exatamente o oposto do que queremos quando o assunto é aumentar a produtividade da equipe.
O ideal é que a ferramenta contratada permita alguma personalização. Isso fará com que a sua implementação seja o menos estressante possível.
As soluções da TOPdesk, por exemplo, permitem até que os operadores personalizem seus ambientes de trabalho, pois sabemos que cada pessoa pode ser mais produtiva em um layout diferente.
TOPdesk auxilia no aumento de produtividade da equipe
Com essas dicas será mais fácil escolher uma ferramenta para ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe! O segredo está em pesquisar as opções com calma, escolhendo aquelas que se destacam no mercado e têm um time de suporte eficiente!
Na TOPdesk, temos um objetivo muito simples: ajudar empresas como a sua a criar experiências espetaculares para o cliente.
Com quase 30 anos de experiência trabalhando com empresas como a sua, os consultores da TOPdesk têm muitas das melhores práticas de mercado na manga. Eles ficarão felizes em compartilhar a experiência deles com você para tornar o fornecimento de seus serviços ainda mais bem-sucedida – agora e no futuro.
Se você quiser melhorar o planejamento estratégico da sua empresa, recomendamos a leitura do nosso e-book sobre esse tema.
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