A palavra automação tem origem no latim. Automatus que significa mover-se por si só, e nada mais é do que um sistema automático pelo qual os mecanismos verificam seu próprio funcionamento. Este mecanismo pode trazer inúmeros benefícios para a automação do service desk, ao oferecer autonomia ao sistema e para os seus agentes.
Dentre as vantagens que a automação pode trazer para o service desk, citamos mais tempo disponível para os colaboradores criarem projetos e resolver questões mais complexas. Afinal, as tarefas mecânicas ficam por conta da automação. De quebra, ainda vem o aumento da produtividade da equipe e melhoria na satisfação e experiência do usuário.
Como a automação pode garantir mais autonomia no service desk
Para automatizar alguns processos e facilitar o trabalho da equipe de service desk – sem comprometer a entrega de serviços e experiência do usuário –, separamos quatro dicas práticas! Você encontra todos os recursos indicados na ferramenta da TOPdesk:
1. Portal de Autoatendimento
Não seria ótimo se os seus solicitantes fossem mais autônomos e autossuficientes?
O Portal de Autoatendimento da TOPdesk é uma base de conhecimento, loja virtual e canal de solicitantes, tudo em um. Ele ajuda seus clientes a encontrar rapidamente as informações que precisam, para tirar dúvidas e minimiza aquela ansiedade do dia a dia.
Comumente, se os colaboradores tiverem dúvidas sobre os sistemas utilizados pela sua empresa, ou os próprios clientes com relação a quais serviços você oferece, na maioria dos casos a solução é entrar em contato com o setor de service desk.
Com o TOPdesk, o processo é facilitado para que as respostas sejam encontradas com autonomia no Portal de Autoatendimento.
> Confira 5 passos para criar um portal de autoatendimento eficiente!
2. Base de Conhecimento
Já pensou em atender um chamado antes mesmo que ele seja aberto? Com a TOPdesk isso é possível.
Se você também já se perguntou: “Como reduzir o número de entrada de ligações e a duração média das chamadas que recebemos?” A resposta é com a Gestão do Conhecimento.
Com uma Base de Conhecimento de qualidade, o solicitante pode buscar a solução para o seu problema por palavras-chave. Além disso, é possível informar se aquele item foi útil ou não, o que nos permite fazer análises de melhoria contínua.
Isso alivia a fila da central de atendimento e facilita o acesso à informação, dando autonomia ao solicitante na resolução de chamados e muita agilidade ao processo, com aumentos de satisfação dos clientes.
3. Relatórios agendados
O agendamento permite que você possa automatizar o envio de seus relatórios na frequência que você definir.
Os relatórios são enviados com as informações atualizadas automaticamente, sem que seja necessário editá-los a cada período. Você pode enviar os relatórios automaticamente semanalmente ou uma vez ao mês, ou ainda todos os dias. Dessa forma, a gestão fica muito mais inteligente e eficiente.
Nós sabemos que muitas empresas possuem desafios no cumprimento dos Acordos de Serviço, ou SLAs na gestão de satisfação de seus usuários e, principalmente, em fornecer dados na tomada de decisões estratégicas.
Com a TOPdesk é possível automatizar a criação dos seus relatórios de maneira simples e, assim, você dedicar a sua energia apenas na análise das métricas e da construção.
4. Disparo de e-mail automático
Já aconteceu de precisar enviar um e-mail em um momento específico e isso acabar sendo esquecido?
Foi pensando em situações como esta que a Gestão de Ações e Eventos foi desenvolvida na solução da TOPdesk. Com ela é possível configurar o disparo de envio de e-mail em situações especificas.
Como por exemplo, para realizar uma pesquisa de satisfação após o fechamento de um chamado. Ou que tal o pedido de atualização para o solicitante depois de um número específico de dias sem resposta. Também é possível realizar o fechamento automático do chamado, depois de resolvido.
Dessa forma, temos a diminuição de tarefas repetitivas e padronização dos processos.
Automatizando o service desk na prática
Quer ver como essas automações funcionam na prática com o uso da ferramenta da TOPdesk na sua empresa?
Assista agora mesmo nosso webinar e veja todo o poder que um service desk de qualidade, robusto e inteligente pode oferecer para a sua gestão, empresa, clientes e resultados de negócios.
Você também pode solicitar um ambiente de teste gratuito, e experimentar por conta própria. Veja como o TOPdesk pode guiar sua empresa para a excelência de serviços.
TESTE A SOLUÇÃO TOPDESK GRATUITAMENTE
