O processo de implementação de tecnologia ou de uma nova ferramenta pode ser bastante complexo. É comum que haja uma ansiedade para que a solução comece a operar o mais rápido possível, mas essa pressa pode colocar tudo a perder. Tão importante quanto contratar a solução é implementá-la adequadamente.
Isso porque cada empreendimento funciona de uma maneira. Portanto, o ideal é que os prestadores de serviços adaptem as suas soluções para atender as demandas de cada cliente. É claro que nem todo prestador de serviços B2B conseguirá fazer esse tipo de personalização. Mas, acredite, ela faz toda a diferença — e a TOPdesk é a prova disso.
Posicionamento está de acordo com PMO
O Project Management Office (PMO), que pode ser traduzido como “escritório de projetos”, foca totalmente na satisfação dos usuários da tecnologia que será implementada.
Ao adotar o PMO em sua estratégia de projetos, a TOPdesk se compromete a seguir nove diretrizes fundamentais:
- Foco nas pessoas;
- Geração de valor com foco no cliente;
- Adaptação às mudanças o mais rápido possível;
- Transparência em todos os níveis;
- Inspeção frequente;
- Fluxo contínuo de entregas;
- Redução do desperdício, priorizando o que é mais importante;
- Antecipação do retorno de investimento com ciclos iterativos e incrementais;
- Busca da perfeição por meio da melhoria contínua.
Dessa forma, o processo de implementação se torna mais rápido e eficiente para os clientes. Mais do que isso, a solução contratada vai se tornando mais adaptada às expectativas da empresa. Isso porque, cada detalhe da implementação é debatido com o cliente para que às expectativas sejam devidamente alinhadas.
“Eu entendo que o PMO tem diversos benefícios nos quesitos estratégicos, táticos e operacionais. Nos estratégicos há agregação de valor à empresa, pois a gente consegue entregar uma série de vantagens. Como, por exemplo, qualidade na realização dos projetos, acesso à informação desses projetos e uma melhora na tomada de decisões relacionadas a eles”, explica Lucas Lima, Host de PMO e Agile Coach na TOPdesk Brasil.
O profissional ainda conta que esse posicionamento aumenta a qualidade do nível operacional de cada projeto em que o time da TOPdesk atua. Afinal, a participação do cliente, por meio de reuniões bem-estruturadas, aumenta a qualidade das informações disponíveis.
“Tudo isso melhora o nível operacional do projeto. Dá ao cliente mais autonomia para informar o sistema sobre os dados relacionados aos processos. Ninguém conhece melhor os processos internos da empresa do que a própria empresa.”
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TOPdesk oferece “imersão” do cliente ao seu projeto
Lima ainda detalha que no passado, a implementação era feita de outra forma. O time de implementação estava sempre à disposição do cliente, mas atuava como um suporte.
Agora, o cliente participa ativamente do processo de implementação. Dessa forma, consegue sugerir melhorias que farão toda a diferença para a sua satisfação com a ferramenta.
Não são só os aspectos técnicos que são considerados. Até mesmo a cultura da organização é estudada de forma complexa. Isso faz com que sugestões de aperfeiçoamentos culturais ocorram em alguns casos. É como se o cliente tivesse acesso a uma ampla consultoria de negócios durante a implantação das soluções tecnológicas.
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Kick off
O kick off é um importante passo inicial para garantir a eficiência de execução. Trata-se de uma reunião inicial, em que são estabelecidos os papeis dentro do projeto, as expectativas, o plano de ação e são retiradas dúvidas.
Dessa forma, há um alinhamento entre todos os envolvidos. Isso contribui para a redução de falhas operacionais e aumenta a satisfação com os resultados alcançados.
Design Thinking
O uso de Design Thinking na implementação de tecnologia em projetos também tem tido excelentes resultados, de acordo com o time TOPdesk. Essa estratégia ajuda a criar diferentes cenários para o projeto, testando-os constantemente.
Desse modo, identificam-se erros ainda nas fases iniciais, evitando que essas falhas só fossem percebidas depois dos usuários se queixarem de algo.
Ademais, aplicar esse conceito ainda garante que o projeto está se adaptando às necessidades específicas daqueles usuários. Cria-se a personalização tão desejada pela TOPdesk e tão esperada pelo cliente.
Análise SWOT
A análise SWOT é uma profunda análise sobre a empresa, identificando seus pontos fortes e fracos. Quando feita por especialistas, seus resultados podem indicar os pontos de atenção na implementação de tecnologias novas, ou outros investimentos, aumentando o sucesso de qualquer implementação.
Esse estudo ainda contribui para que o negócio entenda qual solução deve ser contratada e por quê. Dessa forma, a empresa faz investimentos que estejam mais alinhados com a sua estratégia de negócios.
TOPdesk: seu parceiro estratégico na implementação de tecnologia
Como vimos, o time da TOPdesk se dedica profundamente à implementação de tecnologia em novos projetos. Esse posicionamento é fruto de estudos que demonstram que a personalização é capaz de fazer com que as empresas tenham um grande retorno sobre o investimento em novas tecnologias, aumentando o retorno do valor investindo e obtendo mais eficiência em seus processos.
Quando não há esse cuidado durante a implementação de uma tecnologia, é a empresa contratante quem precisa se adaptar à solução. Na maioria dos casos, isso não dá certo, gerando uma insatisfação dos times impactados e prejuízos com a contratação.
Ainda que a empresa faça uso de ferramentas gratuitas, quando elas não são adequadas aos seus processos, o negócio experimenta prejuízos, pois perde em qualidade e segurança, por exemplo.
Inúmeras empresas brasileiras, dos mais diversos segmentos, confiaram não só nas soluções da TOPdesk, mas no nosso processo de implementação.
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