Os benefícios de treinar os funcionários para uma nova ferramenta

24/01/2023

Incluir uma nova ferramenta de trabalho dentro de uma empresa requer planejamento. É preciso garantir que o novo sistema esteja adequado às necessidades da empresa, mas, também, que os profissionais saberão usar o software com facilidade. Os desenvolvedores se esforçam para criarem soluções intuitivas, mas isso não significa que não será necessário treinar os funcionários para entenderem essas soluções.

Contudo, ao contrário do que muitas empresas acreditam, treinar os funcionários para usar novas soluções pode ter uma série de benefícios — muitos deles sem nenhuma relação direta com o sistema.

1. Treinar os funcionários melhora o trabalho remoto

Quando uma pessoa tem dúvidas em relação ao seu trabalho, é natural que ela recorra aos seus colegas de empresa com mais experiência. No entanto, com o trabalho remoto, essa comunicação pode não ocorrer adequadamente, já que as pessoas dependem de e-mails ou aplicativos corporativos, como Slack.

Nesse caso, colaboradores devem ser treinados para usarem as ferramentas de comunicação de maneira adequada, já que é preciso que todos compreendam que a comunicação on-line requer alguns cuidados, como a clareza nas mensagens.

Ao mesmo tempo, o treinamento dos colaboradores deve ser feito com a missão de integrar as pessoas à empresa, solucionando as dúvidas mais comuns, como a forma correta de abrir chamados para o setor de TI, como usar a solução de autoatendimento etc.

Dessa maneira, a empresa consegue dar confiança para que esse funcionário desempenhe suas funções — e isso tem reflexo na qualidade do trabalho remoto.

Uma matéria do portal Terra mostrou que apenas 21% dos entrevistados afirmaram que se sentiam engajados no trabalho remoto. Em muitos casos, esse sentimento se deve ao fato de a empresa não treinar os profissionais adequadamente, o que tende a desmotivá-los.

2. Integra as equipes

Quando todas as pessoas envolvidas em um projeto conseguem trabalhar de forma adequada, usando todo o potencial das soluções que a empresa dispõe, aumentam as chances desses profissionais se sentirem pertencentes a um time.

Não são raros os casos em que cada profissional trabalha de uma forma, em que cada setor atua como uma pequena empresa independente. Esse tipo de cenário é prejudicial à empresa e faz com que a qualidade dos serviços caia.

É por isso que é importante treinar os funcionários para que eles mantenham uma unidade na hora de desempenharem suas tarefas, uma vez que isso integra o trabalho de todos.

3. Reduz ruídos na comunicação

Quando as pessoas não são devidamente treinadas para usarem os sistemas internos, elas podem ter dificuldades até para solicitar suporte. Imagine o caso de um colaborador que não consegue logar e que não sabe a quem recorrer.

O tempo que essa pessoa levará tentando entender como agir poderia ser usado para a solução do incidente. É por isso que milhares de empresas, em todo o mundo, usam as soluções da TOPdesk, pois elas incentivam o autoatendimento e reduzem os ruídos na comunicação interna.

Ademais, quando o profissional realmente precisa abrir um chamado técnico, o time de TI tem acesso a uma comunicação clara, detalhada, que o ajuda a entender o que está acontecendo — algo que não é possível usando soluções de mensagem, como o WhatsApp.

4. Incentiva o profissional

Treinar os funcionários é o mesmo que investir neles — e eles sabem disso. Por isso, é natural que colaboradores que tenham recebido treinamento se sintam motivados a darem o seu melhor, pois compreendem a que a empresa fez um investimento na sua formação.

5. Melhora os indicadores

Por fim, falemos do ganho mais imediato em relação ao ato de treinar funcionários: a melhora na performance. Quando as pessoas entendem as ferramentas usadas na empresa, elas conseguem usar essas soluções em todo o seu potencial. Isso faz com que o retorno dessas soluções seja maior, de modo que os sistemas consigam contribuir para a melhoria dos processos, atingindo à expectativa da empresa.

Diferencial TOPdesk

Uma forma de treinar os funcionários adequadamente é adquirindo soluções ITSM ou ESM que estejam de acordo com a sua empresa, com os processos já existentes. É por isso que a TOPdesk oferece uma consultoria especializada na implementação do software aos novos clientes. Assim, a solução adquirida será adequada às necessidades da empresa, onde os operadores poderão conhecê-la no processo de implementação. Intuitivo, nosso software pode ser personalizado exatamente de acordo com as suas necessidades.

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