Robotic Process Automation (RPA): como funciona e quais os benefícios para empresas
A transformação digital é um dos maiores motores de inovação nas empresas, e a Robotic Process Automation (RPA) surge como uma das tecnologias mais promissoras nesse cenário. Ela permite que empresas criem regras de automatização de tarefas para liberar tempo aos colaboradores.
Neste aqui, vamos lhe introduzir à visão sobre RPA de uma forma bem abrangente, explorando seus benefícios, seu conceito e diversas informações concernentes. Você também terá uma visão sobre o futuro do RPA e a geração do que chamamos de Automação Inteligente.
A ideia é que você tenha uma compreensão clara da importância da RPA e considere implementá-lo em sua organização. Vamos lá?
O que é RPA?
Os RPAs são uma tecnologia de softwares robotizados que automatizam tarefas humanas repetitivas. Eles, literalmente, emulam ações humanas ao interagirem com interfaces de outros programas.
São muito eficazes quando é preciso usar um programa, obter certos resultados e aplicá-los em outro software. Isso é muito útil quando determinado departamento ou operação tem uma alta demanda, mas de procedimentos repetitivos. A área de Contas a Pagar da matriz de uma multinacional, por exemplo, precisa verificar e pagar faturas diariamente.
Com o Robotic Process Automation, esse processo pode ser automatizado da seguinte maneira:
- Recebimento de faturas: as faturas são recebidas por e-mail ou através de um portal online.
- Extração de dados: o RPA utiliza tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres. (OCR) para extrair informações-chave para o procedimento (como o número da fatura, data, valor total, detalhes do fornecedor, etc.).
- Validação de dados: os dados extraídos são validados automaticamente pelo RPA, verificando se estão corretos e completos. Qualquer discrepância ou falta de informação é sinalizada para revisão manual.
- Entrada no sistema: estando tudo certo, o RPA insere as informações no sistema de contabilidade da empresa.
- Armazenamento e arquivamento: as faturas, então, são armazenadas e arquivadas digitalmente em uma base de dados, facilitando a consulta futura.
- Notificação e acompanhamento: o RPA envia notificações aos responsáveis sobre o status do processamento das faturas e gera relatórios periódicos para acompanhamento.
Esse é apenas um exemplo, mas o Robotic Process Automation pode ser aplicado em diversos processos repetitivos e baseados em regras em diferentes setores, como atendimento ao cliente, RH, finanças, entre outros.
Benefícios do RPA para as empresas
Implementar um RPA gera diversos benefícios para a empresa. Destacamos três principais a seguir.
Aumento da produtividade
Como o RPA automatiza tarefas repetidas, os funcionários podem assumir outras atividades. Essa automatização executa as tarefas muito mais rapidamente e com extrema precisão, levando a equipe a um aumento significativo de produtividade.
Isso é potencializado ainda mais em operações 24 horas.
Redução de erros humanos
Os robôs de um RPA seguem instruções precisas e consistentes, minimizando erros e retrabalhos comuns em tarefas manuais repetitivas. Segundo a Harvard Business School, erros humanos são responsáveis por um prejuízo de três trilhões de dólares anualmente.
Redução de custos operacionais
A implementação de Robotic Process Automation pode proporcionar à sua empresa uma economia imediata de 25% a 40% nos custos de mão de obra e até 75% nos custos totais. A Formitex conectou uma RPA em sua Central de Serviços Compartilhados (CSCs) e economizou 1.772 horas de trabalho em um ano. São custos sendo economizados.
Na Logística, a consultoria McKinsey estima que 30% dos custos operacionais podem ser eliminados via RPA, principalmente em processos como gestão de estoque e rastreamento de pedidos.
Como o RPA pode ser implementado nas empresas?
A implementação bem-sucedida do RPA requer uma abordagem estratégica e cuidadosa. Veja os principais passos.
Identificação de processos adequados para automação
Primeiramente, é preciso identificar os processos mais adequados para automação. Especialistas recomendam priorizar cenários cujo processo seja bem definido, as ações sejam repetitivas e os dados sejam estruturados.
Seleção da ferramenta de RPA ideal
A escolha da ferramenta de Robotic Process Automation deve ser bem cuidadosa. Você precisa pesquisar e selecionar as que atendem as necessidades da sua empresa. A ferramenta ideal deve se adaptar às complexidades dos seus processos e, ainda mais, permitir escalabilidade para futuras expansões.
Integração com sistemas existentes
Já falamos em outros artigos sobre integração de softwares e, neste aqui, vamos manter o discurso de que se não houver integração com os programas que você já usa, a solução que você está considerando implementar não é a ideal.
Proporcionar a integração pode envolver o desenvolvimento de interfaces personalizadas ou a utilização de APIs para facilitar a troca de dados entre os robôs do RPA e os sistemas.
Desafios na implementação do RPA
Implementar um RPA traz alguns desafios — e é importante que você os tenha em vista.
Resistência à mudança organizacional
Sempre que um sistema ou framework chega a uma empresa, gera uma mudança organizacional, e com o RPA não é diferente. Muitos colaboradores podem ver a automação como uma ameaça aos seus empregos, gerando resistência na adoção da tecnologia.
Cabe à empresa, então, realizar um trabalho de conscientização e capacitação que mostre como o RPA pode melhorar as condições de trabalho.
Custos iniciais e ROI
Apesar do RPA gerar economias significativas a longo prazo, seus custos de implementação não necessariamente serão acessíveis. No geral, é preciso adquirir hardware e software e contratar uma empresa de capacitação para todos os colaboradores.
Então, antes de bater o martelo, faça uma análise detalhada de viabilidade considerando o ROI da implementação.
Manutenção e escalabilidade do sistema
Uma vez implementado, o Robotic Process Automation necessita de manutenção e de escalabilidade. Por isso, é preciso estabelecer processos para monitorar e atualizar os robôs continuamente, para que eles sempre se mantenham alinhados conforme os processos evoluem na sua empresa.
Além disso, você precisa considerar a escalabilidade do sistema desde o início. Caso contrário, estará implementando um fator limitante ao crescimento.
Casos de uso de RPA em diferentes setores
Todo processo digital operado por humanos é passível de ser automatizado por um RPA. Vejamos exemplos dessa aplicação em diferentes áreas da empresa.
Finanças e contabilidade
Os robôs podem ser programados para extrair informações de faturas, como detalhamos no início deste artigo, e dar a devida procedência. Isso acelera consideravelmente o ciclo do setor de Contas a Pagar.
Recursos Humanos
O departamento pode configurar robôs para fazerem a triagem inicial de currículos através da já citada tecnologia de OCR para detectar palavras-chave específicas. Isso separa os candidatos que atendem aos requisitos mínimos e já é um grande ganho de tempo para o recrutador.
Consequentemente, todo o processo de seleção fica mais ágil.
Atendimento ao Cliente
O RPA pode responder a perguntas comuns dos clientes nos chats da empresa, como solicitações de status de pedidos, e direcionar rapidamente as questões mais complexas aos operadores humanos.
Qual o futuro do RPA?
O futuro do RPA abraça a inovação e se integra às tecnologias emergentes. Isso é relativamente diferente dependendo do porte da empresa. Vamos por partes.
Integração com Inteligência Artificial (IA)
A tendência mais significativa no futuro do RPA é sua integração com IA e Machine Learning (ML), pois cria um novo conceito chamado Automação Inteligente.
Esta revolução vai permitir os robôs irem além da automação baseada em regras e os capacita a analisar dados para tomar decisões. Dessa forma, a tecnologia vai possibilitar a automação de processos mais complexos, como análise preditiva de dados.
Evolução do RPA em empresas de diferentes portes
À medida que a tecnologia avança, o Robotic Process Automation fica mais acessível para empresas de todos os tamanhos. Em grandes empresas, a tendência é a implementação de RPAs sofisticados e abrangentes, devidamente integrados nas operações.
Enquanto isso, PMEs podem se beneficiar de soluções mais fáceis de implementar e darem início à automação de processos.
TOPdesk e RPA
O software TOPdesk oferece funcionalidades como automação de fluxo de dados, portal de autoatendimento e relatórios detalhados, que se alinham perfeitamente com os RPAs. Ao automatizar tarefas repetitivas e processos complexos, a RPA contempla as capacidades do TOPdesk e permite que as equipes de suporte se concentrem em chamados mais críticos.
Essa combinação ganha voos ainda mais altos quando pensamos nas integrações do TOPdesk. Automatizando o encaminhamento de chamados e notificações, a RPA melhora o operacional da sua equipe enquanto o TOPdesk fornece uma base sólida para gerenciar esses processos.
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