Já não é segredo que os avanços tecnológicos têm obrigado as empresas a mudarem, revendo muitos dos seus processos. Mas essas mudanças nem sempre ocorrem de forma simples ou tranquila. É por isso que falar sobre Gmud é tão importante. A sigla Gmud pode parecer estranha, mas seu significado é simples: Gestão de Mudanças. Ela nos lembra de algo que muitas vezes é esquecido dentro das empresas: a importância do planejamento para incorporar mudanças nos processos.
Gmud é eficiente?
Por mais inovadora que seja uma tecnologia, ela pode não ser compreendida pelos usuários imediatamente. Esse ruído na comunicação prejudica o seu uso e em alguns casos a inviabiliza. Não são raros os casos em que uma solução é anunciada com entusiasmo dentro de uma empresa, mas com o passar dos dias, seu uso se mostra desastroso.
Nesse caso, de quem é a culpa? Do setor de compras que investiu na solução errada? Do TI que não orientou adequadamente a compra? Dos usuários que se recusaram a aceitar a novidade?
O mais comum é que a empresa não tenha feito uma ação de Gmud eficiente — e reconhecer isso pode ser mais produtivo do que buscar culpados. Sendo assim, vamos entender como esse processo deve ser realizado?
O que é GMUD?
A Gestão de Mudanças é um conjunto de ações que uma empresa toma para preparar os colaboradores para uma mudança que ocorrerá. Não se trata apenas de tecnologia. Esse conceito pode ser aplicado em qualquer área.
Por exemplo: imagine mudar o endereço do escritório e deixar para comunicar essa mudança na véspera de um dia de trabalho. É lógico que essa falta de planejamento trará prejuízos e fará com que os colaboradores detestem o novo escritório, mesmo sem ter pisado nele ainda.
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Por que a Gestão de Mudanças é importante?
Quando a empresa implementa uma mudança, ela o faz por uma razão específica. Pode ser financeira, estratégica, mercadológica etc. Há um objetivo a ser alcançado.
No entanto,se essa mudança ocorre de uma forma muito abrupta, sem oferecer informações ou uma estrutura adequada, aumentam os riscos de a meta inicial não ser alcançada. Portanto, a GMUD é uma aliada da gestão de riscos associados a essa mudança.
Implementação de uma nova cultura organizacional
Em muitos casos, a Gestão de Mudanças se depara com problemas relacionados à cultura da empresa, que podem dificultar o sucesso das mudanças.
Por exemplo: o sistema que será substituído era quase que sinônimo de determinado processo. Logo, a implementação de uma nova solução precisa ser incorporada a cultura dos funcionários, para que eles a entendam como válida.
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Coordenação da mudança
Para ser devidamente implementada, a mudança requer o cumprimento de uma série de etapas antes de sua implementação. A primeira delas é escolher a solução adequada, ajudando o setor de compras da empresa a fazer o melhor investimento.
Na sequência, o processo de Gmud pode exigir treinamento, tempo de transição entre outras etapas. É por isso que a coordenação dessas etapas é tão importante, pois ela garante correções e dá à empresa a oportunidade de lidar com imprevistos.
Como planejar a GMUD?
Para que o processo de gestão de mudanças seja bem-feito, é necessário se atentar às etapas de planejamento. Essas etapas podem se alterar de acordo com o tipo de mudança que será implementada, mas de modo geral, é possível dividir esse planejamento em cinco etapas.
1. Planejamento
Nessa etapa, a empresa define os objetivos da mudança, suas justificativas e quais recursos são necessários para que ela aconteça.
É importante justificar as decisões tomadas com argumentos sólidos. Logo, estudos podem ser necessários para verificar se a alteração é mesmo uma boa ideia. Reuniões intersetoriais também podem ser necessárias, para que o departamento que deseja a alteração explique a importância da modificação dos processos para o setor de compras ou outro setor que aprovará os eventuais investimentos.
2. Comunicação
Assim que a decisão de mudar o processo for uma certeza e tiver um cronograma de execução, é necessário comunicar a decisão a todos aqueles que serão impactados por ela, mesmo que o processo demore meses para ser finalizado.
3. Treinamento
Todos os profissionais que forem impactados pela mudança deverão receber treinamento adequado. A empresa não pode partir do princípio de que o aprendizado será automático. O treinamento é uma chance de os colaboradores tirarem dúvidas e conhecerem a mudança em um ambiente controlado. Por isso, na TOPdesk, temos como parte da implementação a Consultoria em TI.
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4. Implementação
Nessa etapa, a alteração entra em vigor. Perceba que ela só ocorre após o treinamento.
5. Avaliação
A última etapa pode ocorrer de forma simultânea à anterior. Nessa fase, a empresa avalia o desempenho das mudanças, verificando se correções são necessárias, como novos treinamentos, investimentos em comunicação etc.
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Como a TOPdesk contribui para a GMUD?
A TOPdesk é uma marca que sabe da importância que a Gestão de Mudanças tem para o sucesso de um projeto. É por isso que antes de definir a solução adequada para nossos clientes, realizamos uma consultoria de tecnologia com profissionais altamente especializados.
Além disso, temos um Project Management Office (PMO), pode ser traduzido como “Escritório de Projetos. Assim, podemos fazer uma série de estudos mercadológicos antes da implementação de nossas soluções, como uma análise SWOT.
É só depois de feitos os estudos necessários que nosso time começa a implementar as mudanças de ITSM nos processos de nossos clientes. Durante todo esse processo, nossa equipe estará disponível para sanar todas as dúvidas pelos mais diversos canais de atendimento.
Após a implementação, caso ainda restem dúvidas ou se for constatada a necessidade de fazer uma alteração, nossa equipe estará a postos para entender o que precisa ser modificado. Nós também temos uma Base de Conhecimento sempre atualizada para agilizar seu autoatendimento.
É esse cuidado com a implementação de nossas soluções que faz com que empresas dos mais diversos segmentos tenham sucesso usando nosso software de ITSM, CSC e ESM, para melhorarem a gestão de seus processos de TI — e todos os processos que dependem deles.
Temos uma página com vários cases de sucesso de empresas que fizeram a gestão de mudanças relacionadas a ITSM contando com a parceria do time da TOPdesk.
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