É comum que quando falamos sobre boas práticas em ITSM, as empresas acreditem que esses processos só estejam relacionados ao departamento de TI. Isso não é verdade.
Se pararmos para pensar que o TI oferece suporte interno, podemos concluir que quando esse setor opera com mais qualidade, isso tem um impacto positivo em todos os departamentos que são atendidos por essa equipe.
ITSM pode solucionar falhas na Comunicação interna
Uma pesquisa publicada no jornal O Estado de Minas mostra que falhas na comunicação são consideradas um problema para 64% das 184 empresas consultadas.
Em muitos casos, essas falhas estão relacionadas à falta de processos eficientes para abertura de solicitações e chamados. É comum que as pessoas recorram a meios informais, como o WhatsApp, para pedir ajuda — e, nem sempre isso funciona.
Uma das razões é que o chamado não é feito dentro de um processo documentado, de modo que ele se torna algo informal, sem que exista um acompanhamento, por exemplo. Ainda que possam parecer ágeis, ferramentas de comunicação como mensageiros e até mesmo o e-mail podem gerar um acúmulo desorganizado de chamados, o que impacta negativamente todos os envolvidos.
Uma forma mais eficientes de resolver isso é apostando em soluções de autoatendimento, como o portal de autoatendimento da TOPdesk, além de investir na padronização do tratamento de chamados dentro do service e do help desk.
Organização de pagamentos
Além da folha de pagamento, as empresas têm outros custos que podem impactar seu fluxo de caixa, como pagamento de profissionais freelancers, fornecedores etc.
É comum que o time financeiro receba notas e gerencie esses pagamentos usando um e-mail. Isso pode funcionar quando o fluxo é pequeno, mas, na maioria das vezes, gera confusão.
Utilizando uma solução ITSM, como a TOPdesk, é possível transformar completamente esse processo, dando ao time mais autonomia para aprovar ou não os pagamentos, além de organizarem documentos relacionados.
Por ser integrável com mais de 90 softwares de forma nativa (e com mais uma infinidade por meio da API) a solução ITSM pode ser somada com outros sistemas já utilizados ou até mesmo com o e-mail.
ITSM ajuda na contratação e gestão de talentos
Uma solução de ITSM pode ser usada para modernizar o processo de seleção de candidatos para uma vaga. Por exemplo: o líder de um setor abre um chamado para o time de seleção especificando todas as características necessárias para preencher a vaga, incluindo o orçamento disponível.
Com tudo isso dentro do chamado, a equipe de Recursos Humanos tem mais segurança para selecionar as pessoas certas para os próximos passos da contratação.
Além disso, esse chamado faz com que essas pessoas tenham critérios para pesquisar no banco de dados da empresa. A ideia do candidato ideal deixa de ser abstrata e vai ganhando forma antes mesmo do processo de seleção começar. Por outro lado, um portal de autoatendimento pode fazer com que os colaboradores consigam fazer mudanças em seus benefícios, pedir treinamentos etc. de forma rápida e simplificada.
Gestão de reserva de equipamentos
As reuniões são partes essenciais da rotina da maioria das empresas. No caso das reuniões presenciais, é preciso fazer uma gestão adequada de recursos limitados, como as salas de reuniões, computadores, projetores etc.
É muito constrangedor quando dois times precisam usar ao mesmo tempo esses itens. Como já citado, a comunicação informal gera mal-entendidos que podem ser muito danosos para as relações entre os profissionais.
Ao configurar a solução TOPdesk para gerir esses recursos, é possível acompanhar a disponibilidade desses itens e fazer as reservas automaticamente.
A mesma lógica se aplica para pedidos de manutenção desses espaços, como troca de equipamentos ou até mesmo a limpeza.
TOPdesk unifica a comunicação e gestão da sua empresa
Até aqui vimos apenas alguns exemplos de como tecnologias ITSM, como a da TOPdesk, podem transformar completamente os processos internos de uma empresa. A mesma eficiência que os times de TI tem ao seguirem seus manuais de boas práticas pode ser estendida a todo o negócio, desde que a companhia use a ferramenta certa.
Essa ferramenta deve ser acessível, ter suporte técnico avançado no Brasil, ser personalizável e segura. Não por acaso, milhares de empresas em todo o mundo escolheram a TOPdesk como a sua solução de ITSM.
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