Qual deve ser o custo de uma ferramenta ITSM? Embora esta seja uma pergunta complicada de responder, porque há muitos fatores a serem avaliados, aqui você encontrará diretrizes para ajudar a guiar sua escolha. Se você estiver procurando por uma ferramenta de ITSM, terá muitos quesitos para verificar realizar uma contratação.
Então, o que você precisa considerar ao comparar os preços das ferramentas ITSM? Confira abaixo!
Não foque no preço inicial da ferramenta de ITSM mais barata
Em sua busca pelo software mais barato, algumas organizações podem se concentrar apenas no preço inicial de sua futura ferramenta de ITSM. Por que você não deveria seguir este caminho? Em primeiro lugar, um preço inicial baixo nem sempre é o que parece. Alguns fornecedores de ITSM têm muitos custos ocultos, onde você paga por ativo ou por ticket, por exemplo. É uma boa ideia ter isso em mente ao comparar preços.
Concentrar-se em um preço baixo também significa que você sacrificará benefícios como baixa manutenção, qualidade, flexibilidade, facilidade de uso, inovação, atualizações, segurança e capacidade, e provavelmente pagará por isso no final.
E não se esqueça: implementar uma ferramenta ITSM é um investimento que custa dinheiro, recursos e tempo. E se você escolher o parceiro errado? Você não receberá o retorno desse investimento. É por isso que é importante avaliar vários pontos até encontrar seu fornecedor ideal.
Decida quais recursos você necessita
Primeiro, pense nos recursos que sua organização está necessitando. Alguns dos recursos complementares mais comuns encontrados na compra de uma ferramenta de gerenciamento de serviços de TI incluem:
- Gerenciamento de Incidentes
- Gestão de ativos
- Gerenciamento de operações
- Gerenciamento de Mudanças e Liberações
- Gerenciamento de Problemas
- Gestão do conhecimento
- Gestão de recursos
- Dashboard e relatórios
- Portal de autoatendimento
- Solicitação de cumprimento
- Gerenciamento do Catálogo de Serviços
- Gerenciamento de visitantes
- Gestão de Reservas
- Gestão da propriedade
- Ordens de trabalho
- Gestão de Contratos e SLAs
- Manutenção Preventiva Planejada
E isso é apenas a ponta do iceberg. Como muitos fornecedores de software cobram por recurso, é bom saber quais você realmente precisará com antecedência – tanto para sua situação atual quanto para o futuro. E se você puder pagar por recurso ou tiver que se ater a determinados pacotes que seu fornecedor juntou.
Ferramenta local ou SaaS?
O Software as a Service tem vários benefícios, como obter atualizações frequentes automaticamente e não ter que se preocupar com manutenção técnica. Mas no local, onde o software é instalado e executado em computadores nas instalações de sua própria organização, tem alguns de seus próprios benefícios e ainda é uma opção que você sem dúvida encontrará quando estiver procurando por uma ferramenta de ITSM.
Para algumas organizações, especialmente aquelas que estão vinculadas à legislação, ter uma ferramenta de ITSM instalada no local é obrigatório. Escolher entre SaaS e local terá algumas consequências sérias para o custo total de propriedade (TCO). Portanto, ao listar os diferentes aspectos de preços que você precisará levar em consideração, destacarei as diferenças entre SaaS e on-premises.
Como a instalação e a implementação afetam os custos do software ITSM
Quando alguém nos pergunta quanto custa nosso software de gerenciamento de serviços de TI, a implementação é sempre um fator chave. Pode não haver nada para instalar com um verdadeiro fornecedor de SaaS, mas um fornecedor precisa fazer algumas configurações. O benefício em comparação com uma ferramenta local é que essas são taxas únicas, pois desde o primeiro dia, todas as atualizações serão pequenas e iterativas.
Os sistemas locais exigem uma configuração inicial, mesmo que você não queira personalizar nada ou integrar-se a outros sistemas. Sempre haverá instalação de software, configuração do banco de dados e, claro: verificar se está tudo funcionando. E há uma nova versão do seu software pronta? Espere pagar uma taxa menor, mas ainda significativa, todas as vezes.
Após a instalação, a solução (tanto SaaS quanto on-promises) precisa ser configurada corretamente para obter o máximo de resultados. O custo de implementação de uma ferramenta ITSM geralmente depende de quantos consultores você precisa e quanto tempo leva. O número de recursos que você está usando, o tamanho da sua empresa e o número de departamentos que usarão a ferramenta serão fatores decisivos aqui.
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Como as licenças e assinaturas afetam os custos do software ITSM
Você está considerando um software local? Então você provavelmente está olhando para uma licença perpétua: por uma única taxa, você poderá usar uma versão específica do seu software ITSM favorito perpetuamente. Há também a opção de alugar seu software ou assiná-lo, o que significa que você terá uma taxa anual.
Escolher um sistema SaaS significa que você será cobrado mensalmente, anualmente ou até mesmo a cada dois anos. Obviamente, se você optar por se inscrever por um período mais longo, poderá obter um desconto maior. Ao calcular seu TCO, cuidado: não há nada que impeça seu fornecedor de aumentar suas taxas.
Como a migração de dados afeta os custos da ferramenta ITSM
Se você já está usando uma ferramenta de ITSM ou trabalha com planilhas e e-mail: sempre há dados que você não quer ou não pode deixar para trás. A migração de seus dados depende muito de quantos dados existem e do formato que você tem. Algumas migrações serão fáceis, mas às vezes você terá que converter todos os seus dados em outro formato. Para SaaS e local, espere pagar uma taxa única.
Como o treinamento afeta os custos do software ITSM
Se você deseja que a implementação de um novo software de gerenciamento de serviços seja um sucesso, você precisa preparar seus usuários e agentes. Muitas vezes, os fornecedores oferecem algum tipo de treinamento (interno) para que os funcionários, agentes e gerentes de aplicativos fiquem atualizados. Isso pode ser qualquer coisa, desde um curso de um ou dois dias, um webinar ou um programa de e-learning. Os custos dependerão de quantos funcionários sua organização possui.
Não se esqueça da manutenção e suporte
Ao pesquisar diferentes fornecedores, você pode perceber que a maioria dos fornecedores de SaaS não menciona nenhuma taxa de manutenção ou suporte. Isso não significa que não existam: eles estão apenas incluídos na sua taxa de assinatura. Tenha cuidado, porém, porque na maioria das vezes isso só é verdade para suporte e manutenção básicos. Se você precisar de suporte adicional, geralmente há uma taxa separada.
O software local geralmente vem com um contrato de manutenção anual, que inclui suporte, mas também atualizações, patches, bugs e correções. Espere pagar em qualquer lugar cerca de 20% de seus custos de licenciamento perpétuo. E, assim como os custos de licenciamento para software SaaS, os fornecedores podem decidir aumentar os custos de sua manutenção local assim que seu primeiro contrato expirar.
Além disso, há muitas empresas que não oferecem suporte em português, o que acaba dificultando o atendimento para algumas pessoas. Antes de contratar uma solução avalie se este não é um ponto importante para você.
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Como o hardware afeta os custos do software ITSM
Você está procurando soluções SaaS? Então isso não será uma grande preocupação para sua organização. Mas os compradores locais podem precisar atualizar ou investir em novo hardware para executar seu novo software sem problemas.
Pense em novos servidores de banco de dados, estações de trabalho ou infraestrutura. E não se esqueça dos custos de hospedagem. Seus custos reais aqui dependem do tamanho de sua organização e da condição em que seu hardware atual está.
Como a equipe afeta os custos do software ITSM
Por fim, se você estiver procurando por SaaS ou no local, precisará dedicar uma ou mais pessoas em sua organização ou contratar novos funcionários para manter seu software em funcionamento. No mínimo, você precisará de um gerenciador de aplicativos que fique de olho nas coisas importantes.
Lembre-se de que uma solução de gerenciamento de serviços adequada também pode economizar custos com pessoal, porque você poderá trabalhar com mais eficiência, economizando muito tempo que pode dedicar a outro lugar.
Um custo muitas vezes ignorado pelos compradores locais é o suporte e a manutenção dedicados necessários para a manutenção dos servidores. Gerenciar suas próprias atualizações (e testar todas as alterações) também é uma tarefa que recairá sobre sua própria equipe de TI.
Como você pode ver, há muitas coisas a serem consideradas ao comparar os preços do software ITSM. Espero que esta lista facilite a seleção de uma ferramenta adequada para o seu negócio. E não se esqueça: o preço é apenas um aspecto a ser considerado ao analisar novas soluções de ITSM.
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