5 IT-oppgaver du bør automatisere

Automatisering er en viktig trend for dagens IT-avdelinger. Gjøres det riktig, kan det forbedre kundeopplevelsen, redusere henvendelser til IT-servicedesk med mer enn 40 % og bidra til at sluttbrukerne vender raskere tilbake til arbeidet sitt. Det høres unektelig bra ut. Men hvordan ser automatisering ut i praksis?

Her er 5 IT-oppgaver du bør automatisere:

1. Registrere henvendelser

Korrekt registrering, kategorisering, prioritering og fordeling av henvendelser er avgjørende for enhver IT-avdeling. Men det tar mye tid.
Heldigvis kan AI hjelpe deg. AI lærer av kunnskapen som finnes i IT-avdelingens database og forenkler registreringsprosessen med forslag til passende kategorisering eller gjeldende SLAer.
Med AI som sin høyre hånd gjør IT-medarbeiderne færre feil og får mer tid til kundene. Og fordi nye IT-medarbeidere ikke lenger trenger å huske kategorier for ulike typer henvendelser, kan de ta fatt på oppgavene sine mye raskere.
Ta det første steget mot raskere registrering av henvendelser med TOPdesks autofullføringsfunksjon. Bare begynn å skrive og la TOPdesk fylle ut resten.

2. Tildele oppgaver

AI forenkler ikke bare registreringen av henvendelser, men gjør også oppgavetildelingen til en lek.
Basert på tidligere henvendelser og forespørsler, vurderer AI hvor lang tid det vil ta å løse en sak eller forespørsel. Algoritmen tildeler deretter oppgaver basert på ekspertisenivået til IT-medarbeiderne og hvor tilgjengelige de er.
Hvis en IT-medarbeider for eksempel plutselig har en time til overs, foreslår AI en timelang oppgave.

Oppdag fordelene med servicedesk-automatisering i denne bloggen.

3. Svare på kundespørsmål

“Hvordan logger jeg på det trådløse nettverket?” “Hvordan legger jeg til en delt e-postmappe?” “Hvordan kobler jeg den bærbare datamaskinen min til en skriver?”

Denne typen spørsmål høres sikkert kjent ut for IT-avdelingen din. Men hadde det ikke vært enda bedre om sluttbrukerne kunne finne svar på disse spørsmålene selv?

Det kan de, med litt hjelp fra en chatbot. AI er i stand til å behandle språk. Med kunnskapen til IT-avdelingen din er en chatbot i stand til å forstå kundespørsmål og gi svar.

Men vet du hva som er enda bedre? Chatbots jobber også utenom kontortid – noe som er til stor hjelp nå som kundene har stadig høyere forventninger.

Les om hva chatbots kan utrette for din IT-servicedesk i denne bloggen

4. Gjentakende oppgaver

Rutinemessige gjøremål ødelegger livet til mange IT-folk. De tar mye tid og krefter som kan brukes på andre ting, for ikke å snakke om hvor dyrt det blir. Ta for eksempel tilbakestilling av passord. Forrester anslår at tilbakestilling av ett passord koster ca. 700 kroner.

Strev med repeterende oppgaver, som å tilbakestille passord, kan avhjelpes med automatisering. Dette kan redusere servicedesk-henvendelser med over 40 % og bidra til at det går kortere tid før sluttbrukerne gjenopptar arbeider sitt – noe som raskt fører til betydelige kostnadsbesparelser.

5. Onboarding (og offboarding)

Når nye ansatte begynner, må IT-avdelingen din sørge for at de får maskinvaren, programvaren og tilgangene de trenger for å gjøre jobben sin. Og når ansatte slutter, må IT oppheve den samme tilgangen og finne ut hva slags arbeidsverktøy de benyttet seg av og hvor dette befinner seg nå. (Og at dette ikke alltid er lett, kan du lese i bloggen vår om den bærbare datamaskin som rømte.)

Disse prosessene kan du forenkle med litt automatisering. På denne måten gir du nye medarbeidere umiddelbar tilgang til alle nødvendige systemer, noe som betyr at de kan begynne å jobbe med en gang og ikke trenger å starte sin første arbeidsdag med feilsøking.

På samme måte kan en automatisert prosess for offboarding raskt og enkelt terminere kontoer og tilgangsrettigheter når ansatte slutter.
Onboarding og offboarding innebærer naturligvis ikke bare oppgaver for IT. HR, eiendomsdrift og andre serviceavdelinger er også involvert. Med arbeidsflyter i TOPdesk kan du sette opp en automatisert oppgavekjede for onboarding og offboarding, slik at alle avdelinger vet hva de skal gjøre og når.