So setzen Sie Changemanagement-Prozesse erfolgreich um

Veränderungen sind essenziell für das Wachstum und die Weiterentwicklung von Unternehmen. Trotzdem ist das Changemanagement immer noch der ITIL-Prozess, der viele vor Herausforderungen stellt. Mit der richtigen Herangehensweise können Sie diese jedoch erfolgreich bewältigen. Hier sind vier entscheidende Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie Changemanagement-Prozesse in Ihrem Unternehmen einleiten.

1. Was ist ein Change und wie soll der Prozess ablaufen?

Der Beginn jedes Changemanagement-Prozesses birgt das größte Fehlerpotenzial. Schnell stellen Sie fest, dass jeder eine andere Vorstellung davon hat, was genau ein "Change" ist und wie der Prozess ablaufen sollte. Klären Sie daher bereits im ersten Meeting die Frage: „Weiß jeder, was wir unter einem Change verstehen?“

Auch wenn ITIL klare Definitionen für Change-Prozesse liefert, ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis davon haben. Nicht jeder in Ihrem Team hat umfassende Kenntnisse über ITIL oder die genauen Anforderungen, die ein Changemanagement-Prozess mit sich bringt. Diese Klarheit ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Start.

2. Warum ist dieser Change notwendig?

Noch bevor Sie mit der Umsetzung eines Changemanagement-Prozesses beginnen, müssen Sie die Frage beantworten: „Warum ist dieser Change notwendig?“ Ohne eine klare Antwort auf diese Frage laufen viele Projekte Gefahr, von Anfang an zum Scheitern verurteilt zu sein.

Bei manchen Projekten ist es einfach nur erforderlich, dass alles, was kein Incident oder Problem ist, den Change-Prozess durchläuft. Somit kann eine Aufzeichnung sämtlicher Aktivitäten vorgenommen werden. Eine solche Aufzeichnung ist nützlich, um dem Management zu zeigen, dass Sie nicht nur Feuerwehr spielen. Sie zeigen auf, dass Sie sich auch um andere Dinge kümmern. Bei komplexeren Projekten wird von Anfang an nach Möglichkeiten gesucht, Incidents im Vorfeld zu verhindern, umfangreichere Reports zu erstellen, die Bearbeitung von Standardanfragen zu vereinheitlichen, etc. Das Verständnis, warum der Change erforderlich ist, hilft dabei, möglichen Widerstand zu überwinden und ihn erfolgreich zu implementieren.

3. Welche Anforderungen haben wir an den Changemanagement-Prozess?

Um Changemanagement-Prozesse effizient zu gestalten, sollten Sie klare Ziele und Anforderungen definieren. Verzichten Sie auf unnötige Datenaufzeichnungen und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Wenn beispielsweise alle Change Requests über ein Formular eingereicht werden, stellen Sie nur relevante Fragen, die zur Verbesserung des Prozesses beitragen. In diesem Blogartikel geben wir Ihnen 4 Tipps für das Erstellen erfolgreicher Formulare.

Indem Sie die Anforderungen klar kommunizieren, vermeiden Sie unnötige Arbeiten und stellen sicher, dass sich alle Beteiligten auf die wichtigen Aspekte konzentrieren. Ein gut strukturierter und auf die Bedürfnisse abgestimmter Changemanagement-Prozess erleichtert den Arbeitsalltag und trägt zur erfolgreichen Umsetzung bei. Denn wenn jedem bewusst ist, was sie machen und warum sie es machen, wird niemand Zeit mit dem Messen unnützer Dinge oder mit Arbeiten an unnötigen Teilen des Prozesses, verschwenden.

4. Sind sich alle über den Changemanagement-Prozess einig?

Treten Sie einem Projekt bei, in dem ein Change bereits in vollem Gange ist, kann es vorkommen, dass niemand den kompletten Überblick hat. Es ist daher wichtig, dass alle Beteiligten auf demselben Wissensstand sind und während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden gehalten werden.

Eine transparente Kommunikation und regelmäßige Updates sind essenziell, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen. Stellen Sie bzw. der Changemanager sicher, dass alle Stakeholder – vom Melder bis hin zum CIO – stets über den aktuellen Stand informiert sind. Nur so kann der Change reibungslos umgesetzt werden.

Für eine erfolgreiche Durchführung von Changemanagement-Prozessen sind eine gute Planung und Dokumentation unerlässlich. Eine klare Führung und transparente Kommunikation helfen dabei, den Prozess strukturiert zu gestalten und sicherzustellen, dass jeder Schritt reibungslos verläuft.

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