gbl IT group Kft.

Hogyan támogatja a TOPdesk egy szolgáltató cég működését?

A mai digitalizált világban hatalmas segítséget jelentenek a cégek számára az olyan rendszergazda-szolgáltatást nyújtó partnerek, mint például a gbl IT group Kft. De vajon a TOPdesk rendszere hogyan járul hozzá ahhoz, hogy a hasonló területeken működő vállalkozások még hatékonyabban segítsék ügyfeleiket a mindennapokban? Ebben az esettanulmányban azokat a folyamatokat mutatjuk be, melyek a gbl IT group Kft. munkáját segítik.

A cég fő tevékenysége az informatikai üzemeltetés, IT-support, illetve különböző informatikai projektek lefolyásának támogatása.

A csapatban körül-belül 20 fő dolgozik, nagyságrendileg 60 ügyféllel, melynek köre nagyon szerteágazó, a kisebb cégektől kezdve a nagy vállalatokig.

A következőkben Garami Balázs ügyvezetővel beszélgettünk arról, hogy hogyan támogatja munkájukat a TOPdesk szolgáltatásmenedzsment-rendszere.

Elmondhatom, hogy én nem egy ügyfél vagyok, hanem egy rajongó.

Miért volt szükség egy professzionális rendszerre?

„Már olyan sok egyidejű futó folyamat volt, amennyit már nem lehetett e-mailben, vagy különböző formanyomtatványokon kezelni.”

Mikor a csapat 8-10 főre bővült, egyre többen lettek bevonva ugyanazokba a folyamatokba, és nagy lett az információveszteség abból adódóan, hogy valaki lemaradt egy e-mailről, vagy kimaradt egy telefonhívásból.

Ekkor döntöttek úgy, hogy elkezdenek használni egy nyíltforráskódú rendszert, melyet idővel egy helpdesk- és folyamatkezelő rendszerre cseréltek, így került képbe a TOPdesk. Azért döntöttek egy dobozos rendszer használata mellett, mert bár egy open source rendszer testreszabhatóbb volt, mégis túl sok befektetett energiát és erőforrást igényelt az ő részükről, a TOPdesk pedig modulos szoftverként azonnal egy szinte kész megoldást tudott nyújtani számukra.

A gbl IT group folyamatai a TOPdeskben

A cég kétféle területen használja a TOPdesk-rendszerét, a cégen belüli, és az ügyfeleket érintő folyamatokra.

Cégen belül a ticketing folyamatok mellett az irodai eszközök beszerzését, kategorizálását és nyilvántartását is a TOPdeskben kezelik. Továbbá a licenceket és licencmódosítási kérelmeket szintén a rendszerben vezetik. Ezekhez köthetők a jóváhagyást igénylő folyamatok, például minden egyes eset, mikor ügyfélhez mennek ki.

Idővel a HR-es folyamataikat is a TOPdesk-rendszerében kezdték el követni, mint például munkatársi szerződések, fizetéskérelmek, szabadságolások, illetve beosztások kezelése.
„Jóval túlnyúlik számunkra a TOPdesk azon, hogy ticketing.”

A TOPdesk az ügyfelekkel való folyamatokat több területen is lefedi. Az egyik, mely már a kezdetek óta fennáll, az az e-mailes kommunikáció. A levélben elküldött hibabejelentés azonnal a szoftverben jelenik meg, és onnan adnak rá választ, ezáltal átláthatóvá téve a kommunikációt.

Ezenfelül, a gbl IT group minden futó projektjét a TOPdeskben vezeti, mint például az általuk nyújtott szolgáltatások bevezetése és kivezetése egyes ügyfeleknél. Ehhez nagy segítség még az is, hogy lehetőség nyílik a szerződések nyomon követésére az adott ügyfélnél, illetve a számukra nyújtott riportok lehívására is van mód.

A cég mindennapi működését leegyszerűsíti az, hogy az ügyfelek által használt rendszereket API-n keresztül a TOPdeskkel össze tudják kötni, ezáltal könnyedén vezetve és átláthatóbbá téve egyes ügyfelek hardver és szoftverállományát, illetve azoknak változásait.

A gbl IT group több területen próbálja kihasználni a TOPdesk integrálhatóságát. Az első, melyben már sikerült is lépéseket tenni, a riportálás, ahol a TOPdesk segítségével saját riport modult fejlesztettek a szoftverhez, így még professzionálisabban láthatják a belső kontrolling eredményét, és még hatékonyabban segíthetik ügyfeleiket.

„Szeretjük, fanok vagyunk, és dolgozunk azon, hogy minden egyes porcikáját kihasználjuk!”

Jóval túlnyúlik számunkra a TOPdesk azon, hogy ticketing.

TOPdesk a mindennapi használatban

„A legtöbb, amit elmondhatok a TOPdeskről az az, hogy elképesztő hatékonnyá teszi a mindennapjainkat.”

Balázs véleménye a TOPdeskről az, hogy habár a bevezetési folyamat, az élesítés egy komoly feladat, elkészültével viszont nagyon hatékony. Mindenki látja, hogy éppen ki hol tart egy folyamatban, mindenki tudja, hogy mi az ő feladata, ezzel leegyszerűsítve a mindennapi munkát.
„Egységnyi idő alatt sokkal több feladatot tudunk megoldani a TOPdesk miatt, mint ezelőtt három évvel.”

A kollégák szerint a legnagyobb előnye az, hogy úgy lehet alakítani, hogy mindenki számára a legmegfelelőbb legyen, és a felület mindenki igényei szerint formálható.

„Nagyon jó ebben, hogy ez egy keretrendszer, és mindenki magának állíthatja be, hogyan a legkényelmesebb.”

A közreműködésért köszönet Garami Balázsnak, a gbl IT group ügyvezetőjének!

Felkeltettük érdeklődését?

Próbálja ki a TOPdesket online, és fedezze fel az alkalmazottai, folyamatai és legfőképpen az ügyfelei számára nyújtott előnyeit!

Kérjen ingyenes demo-verziót!
internal