Royal FloraHolland

Hogyan vette át a Royal Flora Holland a TOPdesk segítségével a HR folyamatok feletti irányítást

2009-ben a FloraHolland nagyszabású szerkezeti átalakításon ment keresztül. A HRM osztálynak növelnie kellett a hatékonyságot is; mindent digitalizálni kellett. Viszont a részleg az ügyfélbarát hozzáállást a lehető legnagyobb mértékben meg akarta tartani, és ez a TOPdeskkel megoldható volt. Tim Holtkamp, Joeri Keevel és Bart Wijnen az átszervezés folyamán kialakított HR Szolgáltató Központról mesél.

A HR-nek hatékonyabbá kell válnia

“Hatékonyabban kellett dolgoznunk” – meséli Bart Wijnen, a projekt vezetője. “Két évvel ezelőtt Hollandiában hat nagy virágvásárt hoztak össze a FloraHolland neve alatt. A helyszínek egyesítése nagyon sok munkát igényel.”

Ennek a harmonizációs folyamatnak egy része magába foglalta a HR részleg átalakítását. “Korábban minden üzletnek saját HR részlege volt, saját alkalmazottakkal, ezért a foglalkoztatáspolitikával kapcsolatos megoldások helyileg voltak kialakítva” – mondja Wijnen.

A TOPdesk kiválasztása egyszerű volt

Most egy központi HR osztályra volt szükség Aalsmeerben. “Ahhoz, hogy mindent egy helyen végezhessünk, egy szolgáltatásmenedzsment eszközre volt szükségünk” – mondta Tim Holtkamp, a HR osztály alkalmazásgazdája. “A TOPdesk kiválasztása egyszerű volt. Más csomagok nagyon nagyok és drágák voltak, a TOPdesk pedig egy sok lehetőséget kínáló, rugalmas eszköz, és nem is túl bonyolult.”

Mivel a HR szolgáltató központhoz minden kérdés, kérés és megjegyzés egy helyre érkezik, a részleg is jobban áttekinthető. “A HR-t jobban összehangolták, és jobban kontrollálják folyamatait”- állítja Joeri Keevel, ügyfélszolgálati munkatárs. “Például, ha úgy tűnik, hogy sok kérdés merül fel a TOPdeskben a nyugdíjrendszerekkel kapcsolatban, írhatunk egy hírlevelet a témában.”

A változás

Az egységesített HR szolgáltatási központ elindítása hat részfolyamatot tartalmazott. “A TOPdesk elindításának folyamata nagyon gördülékenyen ment” – mondja Holtkamp. Ez részben annak volt köszönhető, hogy az Információs és Automatizálási osztály korábban már dolgozott a TOPdeskkel. “A TOPdesk már ismerte szervezetünk működését, így csak szimplán rákapcsolódhattunk az Információs és Automatizálási osztály számára kialakított folyamatokra.”

Ennek ellenére a folyamatokat nem lehet csak úgy vakon átvenni, mondja Wijnen: „A HR nagyon széles terület, a felmerülő kérdéseket nem olyan könnyű kategorizálni, mint a hibás nyomtatóról szóló jelentéseket. Nem kezelhetők szokványos kérdésekként.” Ezért a HR szolgáltató központ összegyűjti az összes kérdést, majd elküldi a megfelelő csoportba.

Mindenki számára érthető

A vezetők a saját részlegükről továbbítják a jelentéseket. „Az önkiszolgáló pultnál (amely a HR portálon keresztül érhető el) maguk is megnézhetik kérelmeik előrehaladásának állapotát”- magyarázza Holtkamp. “Engedélyeket és feladatköröket állítottunk be, hogy ne változtathassanak a kérelmeken. Tehát nem férnek hozzá mindenhez, de naprakész információkhoz juthatnak.”