Wie Sie Ihre Daten in TOPdesk verantwortungsbewusst verwalten – ohne manuellen Aufwand

Bei der verantwortungsbewussten Verwaltung Ihrer Daten geht es nicht nur um die Einhaltung von Datenschutzgesetzen, sondern auch darum, dass die Arbeit mit TOPdesk für Ihre Serviceteams reibungsloser funktioniert. Aber warum sollten Sie sich diese Arbeit nicht gleichzeitig erleichtern? Mit diesen neuen Funktionen in TOPdesk sehen Sie genau, wie viele Daten Sie speichern, und können einen automatisierten Prozess zur Bereinigung dieser Daten einrichten.

Warum Daten in TOPdesk bereinigen?

Durch das Löschen von Dateien und die Anonymisierung von Daten in TOPdesk:

• vermeiden Sie die Folgen einer Nichteinhaltung der Datenschutzgesetze.
  Gemäß Datenschutzgesetzen wie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind Sie verpflichtet, Dateien zu löschen und personenbezogene Daten für bereits erbrachte Dienstleistungen zu anonymisieren. Durch Aktivieren der Datenmanagementeinstellungen in TOPdesk erstellen Sie einen automatischen Prozess, der Ihre Datenschutzprüfungen beschleunigt und Ihnen hilft, diese Gesetze einzuhalten.

• schaffen Sie Ordnung in Ihrer TOPdesk Umgebung
  Durch die Bereinigung Ihrer Umgebung erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern die Arbeit. Sie müssen bei der Suche nach bestimmten Informationen nicht mehr irrelevante Anfragen und Dateien durchgehen. Außerdem läuft die Suchfunktion schneller.

• ergreifen Sie Maßnahmen im Bereich der unternehmerischen Sozialverantwortung (CSR)
  Indem Sie nur relevante Informationen in TOPdesk speichern, tragen Sie dazu bei, die CSR-Ziele Ihres Unternehmens und auch unsere eigenen zu erreichen. Wenn Sie Ihre Daten regelmäßig bereinigen, kann TOPdesk die Anzahl der Server reduzieren, die zur Speicherung dieser Daten verwendet werden, und damit den Energieverbrauch senken.

• halten Sie die TOPdesk-Fair-Use-Richtlinie ein
  Unsere Kunden unterzeichnen ein eine Fair-Use-Richtlinie. Diese Richtlinie legt fest, wie viele Daten Sie in TOPdesk speichern dürfen: 2 GB pro bezahltem Bearbeiter. Mit unseren Datenmanagementfunktionen können Sie sehen, wie viele Daten Sie speichern, und diese Zahl reduzieren – so vermeiden Sie, dass Sie kurzfristig überschüssige Daten bereinigen müssen.

Verbesserung der bestehenden Datenmanagementfunktionen in TOPdesk

Angesichts dieser vier Gründe ist klar, dass das Datenmanagement ein entscheidender Prozess in TOPdesk ist. Durch diese Gründe und dank des Feedbacks unserer Kunden über das TOPdesk Benutzerpanel hat die Verbesserung des alten Prozesses einen hohen Stellenwert in unserer Produkt-Roadmap erhalten. Die Kunden im Panel gaben an, dass ihnen eine Übersicht darüber fehlte, wie viele Daten ihre Organisation speichert und anonymisiert. Außerdem wiesen sie darauf hin, dass die alten Einstellungen zum Bereinigen von Dateien nicht klar erklärten, welche Folgen die Aktivierung der einzelnen Einstellungen haben würde -und dass sie nicht flexibel genug waren, um sie zu verwenden. Beispielsweise müssen Kunden manchmal Daten für bestimmte Bearbeitergruppen über einen längeren Zeitraum speichern.

Aufgrund dieses Feedbacks haben wir das Datenspeicher-Dashboard entwickelt. Dieses Dashboard gibt Ihnen einen besseren Einblick in die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen seine Daten verwaltet. Und wenn Sie auf der Grundlage dieser Informationen Maßnahmen ergreifen möchten, haben wir auch die Informationen und Richtlinien zu den Einstellungen zum Bereinigen von Dateien verbessert. Auf diese Weise wissen Sie genau, wie Sie einen Prozess einrichten können, der den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Unsere letzten Verbesserungen – die detaillierteren Optionen zum Bereinigen von Daten – werden im dritten Quartal 2025 eingeführt.

Das Datenspeicher-Dashboard: Entdecken Sie, wie Sie Ihre Daten verwalten

Wenn Sie Ihre Daten in TOPdesk verantwortungsbewusst verwalten möchten, müssen Sie zunächst wissen, welche Arten von Daten Sie speichern und wie viel Speicherplatz diese beanspruchen. Denn nur wenn Sie alle Details kennen, können Sie wirksame Maßnahmen ergreifen.

Das neue Datenspeicher-Dashboard hilft Ihnen dabei, sich einen klaren Überblick über diese Informationen zu verschaffen. Wenn Sie in TOPdesk zu „Einstellungen > Funktionseinstellungen” gehen, finden Sie das Dashboard auf der Registerkarte „Datenmanagement”.
Es zeigt Ihnen:

• Ihren aktuellen Datenspeicher-Status: Sie können beispielsweise sehen, ob die meisten Ihrer gespeicherten Dateien zu Incidents oder zum Wissensmanagement hochgeladen wurden. Oder Sie erhalten einen besseren Einblick in das Alter all Ihrer gespeicherten Dateien.
• den Anonymisierungsstatus von Personen und Bearbeiter in TOPdesk: Sie können sehen, wie viele Mitarbeiter und Bearbeiter archiviert sind, aber dennoch sichtbare personenbezogene Daten in TOPdesk haben.

Anhand dieser Informationen können Sie feststellen, welche Teile des Bereinigungsprozesses Sie zuerst in Angriff nehmen müssen.

Einstellungen zum Löschen von Dateien: Bereinigen Sie Ihre Dateien – ohne manuellen Aufwand

Im Laufe der Zeit speichern Sie und Ihre Kollegen viele Daten in TOPdesk, die vertraulich sind oder später irrelevant werden. Beispielsweise könnte ein Melder Screenshots einer Fehlermeldung auf seinem Laptop zu einem Ticket hinzufügen. Dieser Screenshot wird nach der Lösung des Tickets überflüssig – und enthält zudem personenbezogene Daten und andere sensible Informationen.

Glücklicherweise verfügt TOPdesk in seinen Datenmanagementeinstellungen über zwei Registerkarten, mit denen Sie Ihre Daten und Dateien bereinigen können.
In den Funktionseinstellungen finden Sie unter der Registerkarte „Datenmanagement” die Unterregisterkarten „Schutz personenbezogener Daten” und „Dateibereinigung”. Mit den Einstellungen in diesen Unterregisterkarten können Sie Ihre Daten und Dateien pro TOPdesk Funktion automatisch bereinigen und festlegen, wann veraltete Informationen anonymisiert und/oder gelöscht werden sollen. Dieser automatische Prozess reduziert den manuellen Aufwand, den Sie zur Einhaltung der Datenschutzgesetze und zur Bereinigung Ihres TOPdesk Systems betreiben müssen, erheblich.

Und vergessen Sie nicht: Ab dem dritten Quartal 2025 können Sie Dateien noch detaillierter bereinigen. Bleiben Sie dran!

Häufig gestellte Fragen

Ich habe Angst, Daten zu verlieren, wenn ich diese Einstellungen aktiviere. Muss ich mir Sorgen machen?

Nein, Sie müssen sich keine Sorgen machen. Wir haben die Funktionen zum Bereinigen und Anonymisieren von Dateien in erster Linie entwickelt, um personenbezogene Daten zu bereinigen. Durch Aktivieren der Einstellungen entfernen Sie veraltete Daten und übernehmen gleichzeitig die Verantwortung für die Einhaltung Ihrer Verpflichtungen gemäß den Datenschutzgesetzen.

Wir raten Ihnen jedoch dazu, sich vor dem Aktivieren dieser Einstellungen sorgfältig vorzubereiten. Es ist wichtig zu prüfen, welche Gesetze für Ihr Unternehmen gelten, z. B. die DSGVO oder andere nationale Gesetze. Sie müssen auch berücksichtigen, welche anderen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien Sie einhalten müssen, z. B. die Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens. Diese Gesetze und Vorschriften legen fest, wie lange Ihr Unternehmen Daten aufbewahren muss (die sogenannte Aufbewahrungsfrist).

Einige Daten könnten bei der Lösung zukünftiger Incidents hilfreich sein. Können wir weiterhin auf diese Informationen zugreifen, wenn wir mit der automatischen Bereinigung von Dateien beginnen?

Ja, das ist möglich, aber möglicherweise müssen Sie Ihren Prozess ändern.

Das Wichtigste zuerst: Sie und Ihr Team können weiterhin auf alle anonymisierten Karten zugreifen. Die standardmäßigen Anonymisierungsfunktionen entfernen nur personenbezogene Daten aus TOPdesk Karten, E-Mails und Anhängen – entsprechend den von Ihnen gewählten Einstellungen. Gelöschte Dateien sind jedoch tatsächlich nicht mehr zugänglich.

Aus diesem Grund können Sie alle nützlichen Informationen aus abgeschlossenen Incidents im TOPdesk Wissensmanagement speichern. Dabei handelt es sich um eine zentrale Wissensdatenbank, in der Sie Informationen in Wissensartikeln sammeln können – bereit für den Austausch mit Ihren Meldern und Kollegen. Sobald Sie die Informationen vorbereitet und alle personenbezogenen Daten entfernt haben, können Ihre Melder über das Self Service Portal selbst darauf zugreifen, während Ihre Kollegen sie zur Lösung zukünftiger Anfragen nutzen können.

Wichtig zu beachten ist, dass TOPdesk sich hervorragend für die Unterstützung Ihrer Servicebereitstellung eignet. Es wurde entwickelt, um Incidents zu lösen und Wissen auszutauschen. Wenn Sie jedoch Daten und Dateien langfristig archivieren müssen – beispielsweise für 20 Jahre oder länger –, empfehlen wir Ihnen, sich nach einem Dokumentenmanagementsystem umzusehen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Servicebereitstellung mit dem Wissensmanagement effizienter gestalten können? Wenden Sie sich gerne an Ihren Berater oder Account Manager. Sie helfen Ihnen gerne weiter!

Ich weiß nicht, was passiert, wenn ich diese Einstellungen aktiviere. Können Sie mir weitere Informationen geben?

Wenn Sie in TOPdesk gehen und dort die Einstellungen zum Bereinigen und Anonymisieren von Dateien aufrufen, finden Sie zusätzliche Informationen und Richtlinien für jeden Schritt des Prozesses. In diesen Registerkarten können Sie auch die unterstützende Dokumentation für jede Einstellung öffnen.

Können Sie diese Einstellungen nicht für mich aktivieren?

Leider können wir das nicht. TOPdesk ist das perfekte Tool, um Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, die Datenschutzgesetze und -vorschriften einzuhalten. Letztendlich sind Sie jedoch dafür verantwortlich, zu wissen, welche Gesetze und Vorschriften für Ihr Unternehmen gelten und welche Aufbewahrungsfristen Sie einhalten müssen. Eine ausführlichere Erklärung finden Sie im Wissensartikel KI 18479 auf My TOPdesk.

Starten Sie mit dem Datenmanagement in TOPdesk

Eine verantwortungsvolle Verwaltung Ihrer Daten hilft Ihnen nicht nur dabei, Datenschutzgesetze einzuhalten, sondern ermöglicht Ihren Kollegen auch, Informationen schneller zu finden. Das Datenspeicher-Dashboard und die Datenmanagementeinstellungen machen die Bereinigung Ihrer Daten zum Kinderspiel, liefern Ihnen die benötigten Einblicke und automatisieren den Bereinigungsprozess.

Möchten Sie noch heute mit dem Datenmanagement beginnen? Überprüfen Sie zunächst über Ihr Datenspeicher-Dashboard, wie viele Daten Ihr Unternehmen speichert. Wenn Sie sofort Maßnahmen ergreifen möchten, gehen Sie zu den Einstellungen in Ihrer TOPdesk Umgebung und aktivieren Sie noch heute die Datenbereinigung und Anonymisierung.