Was gibt‘s Neues in TOPdesk – unsere Juni-Updates

Das Produktupdate in diesem Monat dreht sich vor allem um die optimale Verwaltung Ihrer Daten und Lizenzen in TOPdesk. Um Sie dabei zu unterstützen, haben wir ein brandneues Daten-Dashboard und eine Lizenzübersicht veröffentlicht. Außerdem erfahren Sie alles über unser AI-Beta-Programm, die neuen Entitäten im OData-Feed und alle anderen TOPdesk-Updates.

Optimale Datenverwaltung

Die Verwaltung Ihrer Daten in TOPdesk ist nicht die aufregendste Aufgabe, aber täuschen Sie sich nicht: Es gibt mehr Vorteile, als Sie vielleicht zunächst denken. In unserem jüngsten Blogbeitrag sprechen wir über die Vorteile einer sauberen Datenspeicherung: Sie halten die Datenschutzgesetze ein und Ihre virtuelle Umgebung sauber. Und mit den neuesten Updates für unser Produkt haben Sie die notwendigen Werkzeuge, um diese Vorteile zu nutzen.

Wichtige Einblicke mit dem neuen Datenspeicher-Dashboard

Wenn Sie Ihre Daten besser verwalten wollen, müssen Sie zunächst wissen, welche Art von Daten Sie speichern und wie viel Speicherplatz Sie verbrauchen. In den erneuerten Datenverwaltungs-Einstellungen, die Sie in den funktionalen Einstellungen von TOPdesk finden, befindet sich das neue Datenspeicher-Dashboard. Hier sehen Sie verschiedene Statistiken, die Ihnen mehr Einblick in Ihre aktuelle Situation geben. Werden die Daten, die Sie speichern, hauptsächlich in Incidents hochgeladen oder sind sie mit Ihren Wissensobjekten verknüpft? Und wie alt sind diese Daten? Auf diese Weise können Sie Daten erkennen, die nicht mehr relevant sind, und fundierte Entscheidungen darüber treffen, wie Sie Ihr Datenmanagement verbessern können.

Die neue Übersicht enthält auch Informationen über den Anonymisierungsstatus von Personen und Bearbeitern in TOPdesk. Welche Bearbeiter sind archiviert, aber noch nicht anonymisiert worden? Haben Sie noch (möglicherweise sensible) personenbezogene Daten in TOPdesk, die Sie nicht mehr haben sollten? Wenn Sie diese Informationen nutzen, können Sie Ihre lokalen und organisatorischen Datenschutzbestimmungen einhalten.

Bereinigen Sie Ihre Dateien - ohne die manuelle Arbeit

Im März haben Sie bereits alles über unsere aktualisierten Einstellungen für die Dateipflege erfahren. Damals haben wir sie noch verständlicher gemacht. Sie finden diese Einstellungen jetzt im Bereich „Datenverwaltung“ unter „Datenpflege“. Hier können Sie einen automatischen Prozess zur Bereinigung veralteter Dateien pro TOPdesk-Modul einrichten. Mit den Informationen aus dem Datenspeicher-Dashboard verfeinern Sie die Einrichtung der Datenverwaltung, um sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Verwenden Sie die Schaltflächen auf dem Dashboard, um die entsprechenden Einstellungen direkt zu öffnen.

Persönliche Daten auf TOPdesk-Karten automatisch anonymisieren

Ebenso wichtig sind die Einstellungen zum „Schutz personenbezogener Daten“. Haben Sie viele archivierte Personen oder Bearbeiter auf Ihrem Dashboard gesehen, von denen nur wenige anonymisiert sind? Diese Anonymisierungseinstellungen helfen Ihnen, personenbezogene Daten nach einem bestimmten Zeitraum automatisch zu löschen. Auf diese Weise entfernen Sie alle Informationen über Personen, die nicht mehr für Ihr Unternehmen arbeiten oder nicht mehr Ihre Kunden sind.

Ihr daily reminder: das neue Datenmanagement-Widget

Es ist zwar wichtig, dass Sie Ihre lokalen Datenschutzbestimmungen einhalten, aber das Datenmanagement ist vielleicht nicht immer ganz oben auf der Agenda. Deshalb möchten wir Sie daran erinnern, indem wir ein neues Startseiten-Widget für Applicationmanager einführen. Das Widget fasst zusammen, wie es um das Datenmanagement in Ihrer TOPdesk-Umgebung bestellt ist. Es hebt auch hervor, wie wichtig die oben genannten Einstellungen sind und ob Sie sie bereits aktiviert haben. Ein guter Ausgangspunkt, um den Überblick über den Umgang mit Ihren Daten zu behalten.

Demnächst verfügbar

In den nächsten Wochen werden Sie noch mehr Tools zur Verbesserung Ihrer Datenverwaltung erhalten.

• Vergleichen Sie Ihre aktuelle Datennutzung mit unserer Fair-Use-Richtlinie. Das Dashboard wird um zusätzliche Informationen zur Fair-Use-Richtlinie ergänzt.
• Sie erhalten mehr Details über das gesamte Datenvolumen. Zum Beispiel werden E-Mails als separater Datentyp hinzugefügt.

Übersicht über die Betreiberlizenzen: Behalten Sie Ihre bezahlten Bearbeiter im Auge

Um Ihre TOPdesk-Umgebung sauber zu halten, müssen Sie nicht nur alte Dateien löschen - genauso wichtig ist es, zu wissen und zu kontrollieren, wer Zugang zu Ihrer Umgebung hat. Und wenn Sie die Anzahl der Bearbeiter, für die Sie bezahlen, im Auge behalten, vermeiden Sie so überraschenden Anrufe von Ihrem Accountmanager. Aber wie erhalten Sie diesen Überblick und wie finden Sie heraus, wie viele Bearbeiter Sie laut Vertrag haben dürfen?

Hier kommt die neue Übersicht über die Bearbeiterlizenzen auf der Seite des Stammdatenmoduls zur Hilfe. Sie zeigt alle Informationen an, die Sie über Ihre lizenzierten Bearbeiter haben müssen. Wie viele Bearbeiter dürfen Sie im Rahmen Ihres Vertrags haben? Wie viele haben derzeit Zugang zu Ihrer Umgebung? Und zahlen Sie derzeit für Bearbeiter die TOPdesk schon lange nicht mehr genutzt haben?

Mit einem Klick können Sie alle Personen herausfiltern, die nur über freie Berechtigungen verfügen, die sich nach einem bestimmten Datum angemeldet haben oder die Bearbeiterkarten, die ausschließlich für Automatisierungen verwendet werden. Mit den zusätzlichen Filtern erhalten Sie schnell eine Liste von Bearbeiterkarten, die Sie zur Nachverfolgung Ihrer Bereinigungsaktivitäten verwenden können.

Schaffen für die Zukunft: unser AI-Beta-Programm

Wir müssen Sie wahrscheinlich nicht überzeugen: KI hat einen großen Einfluss auf unsere Welt und insbesondere auf die IT. Wer bittet nicht hin und wieder sein Lieblings-KI-Tool um Rat? Und da Sie TOPdesk nutzen, um die Fragen Ihrer Kunden zu beantworten, ist es nur logisch, eine Verbindung zu KI herzustellen. Aber wie lässt sich KI am besten auf ITSM-Prozesse anwenden?

Gemeinsam mit unseren Kunden wollen wir eine Antwort auf diese Frage finden. Deshalb haben wir vor kurzem unser AI-Beta-Programm gestartet, um zu erforschen, welche Lösungen für unsere Kunden den größten Nutzen bringen.

Wir haben bereits viele Rückmeldungen erhalten, so dass das aktuelle Programm bereits voll ist. Wenn Sie jedoch an einer Teilnahme an einem unserer zukünftigen Beta-Programme interessiert sind, halten Sie die Augen nach weiteren Projekten offen.

Importe: Finden Sie den gewünschten Import sofort

Neue Suchleiste in der Importübersicht

Die Importfunktionen in TOPdesk sind sehr leistungsfähig, so dass Sie sie vielleicht schon für viele verschiedene Kartentypen verwenden. Aber die Navigation durch eine lange Liste von Importen ist immer noch mühsam - vor allem, wenn Sie separate Importe für alle Ihre Asset-Typen haben, wird die Liste der Importkonfigurationen lang.

Wir haben sowohl in der Übersicht über den Assetmanagement-Import als auch in der Übersicht über den Import von Stammdaten eine Suchleiste hinzugefügt, damit Sie schnell relevante, bestehende Importe finden können. Geben Sie den Kartentyp oder die Beschreibung ein, um die Liste weiter einzugrenzen.

Personen- und Vertragsdaten zum Personenimport hinzugefügt

Alle Felder, die sich auf Personen- und Vertragsdaten beziehen, sind jetzt für Importe der Kartenart „Person“ verfügbar. Anfang des Jahres haben wir diese Felder mit der neuen Kartenart „Person (Personen- und Vertragsdaten)“ verfügbar gemacht. Da diese Felder nun auch für Importe der ursprünglichen Kartenart „Person“ zur Verfügung stehen, wurde „Person (Personen- und Vertragsdaten)“ nun wieder entfernt.

Die hinzugefügten Felder können nur von Bearbeitern importiert werden, die über die Berechtigung zur Bearbeitung der Registerkarte „Privat“ („Person privat“) und der Registerkarte ‚Vertrag‘ („Person Vertrag“) verfügen, die sich beide im Block „Stammdaten“ der Berechtigungsgruppen befinden.

Neues Wissensmanagement standardmäßig aktiviert

Mit dem Wissensmanagement verfügt Ihr Team über die richtigen Werkzeuge, um wiederkehrende Fragen zu beantworten und neue Informationen zu erfassen. Damit Ihre Melder und Ihre Mitarbeiter die richtige Antwort auf ein Problem finden oder ihr Wissen noch besser mit dem Rest des Teams teilen können, haben wir an einer neuen Version des Wissensmanagements gearbeitet.

Ihre Bearbeiter können über die Modulseite auf die neue Version umschalten. In Kürze werden wir das neue Wissensmanagement standardmäßig einschalten. Auf diese Weise können sich alle Bearbeiter an die neue Oberfläche gewöhnen und von den neuen Funktionen profitieren, z. B. dem direkten Einfügen von Bildern in ein Wissensobjekt.

Vermissen Sie eine Funktion der neuen Version? Keine Sorge, Sie können immer noch zur alten Version zurückwechseln. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns über das Feedback-Formular mitteilen, wie wir das neue Wissensmanagement verbessern können.

Weitere Neuerungen

• Entfernung von Standard-E-Mails aus der Reservierungsverwaltung: Wir haben einige nicht anpassbare E-Mail-Aktionen entfernt, z.B. um jemanden zu informieren, dass eine wiederkehrende Reservierung geändert wurde. Die vollständige Liste der Änderungen und der Alternativen finden Sie in KI 18414 auf My TOPdesk.
• Neue Ergänzungen zum OData-Feed: Damit Sie genau die Berichte erstellen können, die Sie benötigen, sind jetzt neue Felder und Tabellen für OData-Berichte verfügbar. Die vollständige Liste finden Sie unter KI 18441 auf My TOPdesk. Gibt es bestimmte Felder oder Tabellen, auf die Sie nicht warten können? Lassen Sie es uns über TIP wissen.
• Benutzerdefinierte Authentifizierungs-Header für Verbindungen: Wir haben die Option hinzugefügt, beim Einrichten einer Verbindung einen benutzerdefinierten Header-Schlüssel anzugeben, und zwar speziell für die benutzerdefinierte Authentifizierung. Verschiedene Integrationen verwenden nicht den Standard-Header „Autorisierung“, sondern erfordern die Verwendung eines anderen Headers (z. B. „X-AUTH-TOKEN“).