Was gibt‘s Neues in TOPdesk? unsere Updates für September und Oktober

Einige lang ersehnte Funktionen haben im September und Oktober ihren Weg in TOPdesk gefunden. Entdecken Sie, wie Sie umfassende Changes über Ihre Aufgabenliste verfolgen, automatisierte Aktionen personalisieren, Bilder bald ganz einfach in Incidents einfügen und vieles mehr.

Aufgabenliste: Verfolgen Sie Ihre umfassenden Changes, ohne den Überblick zu verlieren

Die Koordination umfassender Changes bedeutet, mehrere Aktivitäten in verschiedenen Phasen im Auge zu behalten. Wir freuen uns sehr, mitteilen zu können, dass umfassende Changes jetzt in der neuen Aufgabenliste angezeigt werden, sodass Sie alles, wofür Sie verantwortlich sind, überwachen können, ohne die Übersichten zu wechseln.

Die aktualisierte Aufgabenliste beinhaltet neben Ihren anderen Aufgaben nun auch die umfassenden Changes, die Sie verwalten. Was Sie erwartet:

• Eine klare Übersicht über alle umfassenden Changes, einschließlich der verbleibenden Zeit bis zum geplanten Implementierungsdatum.

Direkte Links zu den zugrunde liegenden Aktivitäten innerhalb jedes umfassenden Changes. Klicken Sie auf den umfangreichen Change, um das Vorschaufenster zu öffnen. Sie finden eine Liste aller Aktivitäten auf der Registerkarte Allgemein. So erhalten Sie sofortige Informationen darüber, wie der Change voranschreitet und ob Maßnahmen erforderlich sind, um das geplante Implementierungsdatum einzuhalten.

Umfassende Changes auf TOPdesk Mobile

Zusätzliche zur Aufgabenliste in der Desktop-Version von TOPdesk, haben wir die gleichen Verbesserungen auch für TOPdesk Mobile vorgenommen. Wenn Sie also immer unterwegs sind, bleiben Sie über alle umfassenden Changes, die Sie verwalten, auf dem Laufenden.

Für weitere Informationen zu umfassenden Changes auf TOPdesk Mobile werfen Sie einen Blick in unser Dokumentationsportal.

Self Service Portal: ein neuer Look für Wissensartikel und Service-Seiten

Drei wichtige Seiten des Self Service Portals haben ein frisches Aussehen erhalten: die Service-Seite, die Übersichtseite der Wissensdatenbank, und die Wissensartikel-Karte.

Wir haben unsere aktualisierten Designstandards auf diese Seiten angewendet, bei denen wir besonderen Wert auf Barrierefreiheit und Reaktionsfähigkeit legen. Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass alle Flows, die mit einer Service-Seite verknüpft sind, jetzt unter Folgende Schritte aufgelistet sind. Ein Header-Text für jeden Abschnitt hilft, die Seite für jeden Benutzer zugänglicher zu machen.

Auf der Wissensartikel-Karte finden Sie ähnliche Änderungen. Wissensartikel, die unter dem geöffneten Artikel in der Struktur Ihrer Wissensdatenbank stehen, sind im Abschnitt Folgende Schritte aufgelistet. Außerdem können Sie mit dem neuen Navigationsbanner oben leicht zu einer Service-Seite zurückfinden.

Sie werden auch feststellen, dass die Schaltfläche zum Kopieren der URL eines Wissensartikels entfernt wurde. Stattdessen kopieren Sie einfach die URL aus der Adressleiste Ihres Browsers, um einen direkten Link zum Artikel zu teilen.

Und schließlich wurde die Übersichtseite der Wissensdatenbank für das SSP auf ähnliche Weise aktualisiert. Die verschiedenen Zweige Ihrer Wissensdatenbank, die nun auch als Ordner bekannt sind, werden in Blöcken anstelle von Spalten angezeigt. Um zu vermeiden, dass einige Blöcke zu groß werden, zeigen sie maximal 10 Artikel an.

One TOPdesk User: mehr Kriterien für die Massenverlinkung und neue API-Karten

Im Rahmen unseres One TOPdesk User-Projekts haben wir zwei wichtige Ergänzungen zu den Stammdaten veröffentlicht.

Mehr Möglichkeiten zur Zuordnung von Bearbeitern und Personen

Im vorherigen Update haben wir den Massenverlinkungsassistenten eingeführt, um Ihnen zu helfen, Bearbeiterkarten mit Personenkarten zu verknüpfen. Er verknüpft automatisch Karten basierend auf ihrem Anmeldenamen, was es Ihnen erleichtert, sich auf die Meilensteine des One TOPdesk User-Projekts vorzubereiten. Inzwischen haben wir die Zuordnungskriterien auf fünf TOPdesk Felder erweitert:

• E-Mail-Adresse
• Mitarbeiternummer
• Netzwerk-Anmeldename
• Mainframe
• Benutzername

Um Ihre Bearbeiter- und Personenkarten abzugleichen, wählen Sie einfach das Feld aus, das auf beiden Karten den gleichen Wert hat.

Denken Sie an die Meilensteine

Behalten Sie diese wichtigen Termine für das One TOPdesk User-Projekt im Hinterkopf:

• Ab dem 1. November 2025: Neue Bearbeiterkarten müssen mit einer Personenkarte verknüpft werden.
• Mitte Februar 2026: Alle Bearbeiterkarten müssen mit einer Personenkarte verknüpft sein. Nach diesem Datum werden alle nicht verknüpften Bearbeiterkarten automatisch mit einer generierten Personenkarte verknüpft, was zu doppelten Karten und einem Verlust der Incidenthistorie führen kann.

Eine neue Art der API-Kontenverwaltung

Mit den wichtigen Änderungen des One TOPdesk User-Projekts im Hinterkopf und um die allgemeine Benutzerfreundlichkeit von API-Konten zu verbessern, haben wir die neue API-Kontokarte eingeführt. Früher waren API-Konten reguläre Bearbeiterkarten, die speziell für Automatisierungen und Integrationen gekennzeichnet waren. Eine Anmeldung im Bearbeiterbereich ist mit diesen Konten nicht möglich: Sie verwenden sie nur, um über API-Anfragen auf Ihr TOPdesk zuzugreifen. Ein Vorteil dieser API-Konten ist, dass sie keine Bearbeiterlizenzen belegen, selbst wenn sie umfangreiche Berechtigungen haben.

Da es oft keinen Sinn macht, ein API-Konto mit einer Personenkarte zu verknüpfen, und der Button zum manuellen Erstellen einer Bearbeiterkarte kürzlich entfernt wurde, haben wir einen neuen API-Konto-Button zur Modulseite der Stammdaten hinzugefügt. Somit können Sie weiterhin einfach API-Konten erstellen, ohne diese mit einer Person verknüpfen zu müssen.

Auf der neuen API-Kontokarte finden Sie einige wichtige Unterschiede zur regulären Bearbeiterkarte:

• Der TOPdesk-Login-Bereich enthält nur ein Benutzername-Feld, jedoch kein Feld für ein Passwort. Da die Authentifizierung nur über ein Anwendungskennwort erfolgt, hat das reguläre Passwort für API-Konten keinen Wert.
• Ein Anwendungskennwörter-Bereich. Für reguläre Bearbeiterkarten finden Sie dies weiterhin in Meine Einstellungen. Dieser Schritt bedeutet, dass Sie als Applicationmanager sich nicht ständig ab- und wieder anmelden müssen, um neue Anwendungskennwörter zu einem API-Konto hinzuzufügen.

Alle Bearbeiterkarten, die bereits als API-Konten markiert waren, werden automatisch in eine neue API-Kontokarte umgewandelt. Bestehende Anwendungskennwörter werden in den neuen Abschnitt ‚Anwendungskennwörter‘ verschoben.

Wenn Sie eine reguläre Bearbeiterkarte manuell in eine API-Kontokarte ändern möchten, müssen Sie eine neue API-Kontokarte erstellen. Bitte beachten Sie, dass Sie auf dieser Karte neue Anwendungskennwörter erstellen müssen und daher auch diese in Ihren Automatisierungen und Integrationen aktualisieren müssen.

Ausführliche Informationen rund um die neue API-Kontokarte in TOPdesk finden Sie im Wissensartikel KI 18706 auf My TOPdesk.

Bald verfügbar im Incidentmanagement: Bilder in Ihre Incidents kopieren und einfügen

Das Sprichwort ‚Ein Bild sagt mehr als tausend Worte‘ mag etwas übertrieben sein, aber es trifft definitiv auf Serviceanfragen zu. Während das Erklären Ihres Problems mit Worten möglicherweise zur Verwirrung innerhalb Ihres Serviceteams beiträgt, gibt ein Bild oft viele Hinweise darauf, wie man ein Problem lösen kann.

Im Oktober haben wir mit der Veröffentlichung einer lange erwarteten Verbesserung im Incidentmanagement begonnen: Sie können nun Bilder direkt per Copy & Paste in Incidentkarten einfügen.

Das Einfügen von Bildern ist Teil des aktualisierten Rich-Text-Editors im Incidentmanagement. Mit dieser Veröffentlichung ist der neue Editor sowie die Möglichkeit, Bilder direkt in Ihre Nachricht einzufügen, für den Bearbeiterbereich verfügbar. Der neue Editor wurde Mitte Oktober erstmals für TOPdesk Testumgebungen veröffentlicht. Die Funktion wird in den kommenden Wochen in Produktionsumgebungen ausgerollt. Wenn dieser Teil der Veröffentlichung abgeschlossen ist, wird die Funktion für die Incidentkarte im Self Service Portal bereitgestellt.

Aktualisieren Sie Ihre automatisierten Aktionen

Sobald der neue Editor in Ihrer Umgebung verfügbar ist, wird TOPdesk eine aktualisierte Incidentmanagement-API verwenden. Infolgedessen müssen Sie möglicherweise einige Änderungen an Ihren Aktionen und Integrationen vornehmen. Dies betrifft insbesondere Aktionen, die über die API Fortschrittsprotokolle mit Bildern anfordern.

Weitere Informationen zu den Änderungen in der Incidentmanagement-API und wie Sie Ihre Aktionen aktualisieren können finden Sie im KI 18044 auf My TOPdesk. Im KI 18723 finden Sie weitere Details zu dieser Funktionalität.

Automatisierte Aktionen: Erstellen Sie persönlichere und informativere Benachrichtigungen

In automatisierten Aktionen sind im Grunde alle relevanten Informationen zugänglich, solange Sie sie zuerst mit einem HTTP-Schritt anfordern. Wir haben mehr Felder bereitgestellt, sodass Ihre Aktionen (wie z.B. E-Mail-Aktionen) weniger Schritte benötigen, um Daten aus Ihrer TOPdesk Umgebung anzufordern.

Um Ihre E-Mails persönlicher zu gestalten, möchten Sie möglicherweise jemanden mit seinem Vornamen ansprechen. Das Feld Vorname ist jetzt direkt für verknüpfte Bearbeiter- und Personenkarten verfügbar. Zum Beispiel können Sie jetzt den Vornamen der zugewiesenen Personen auf einer Asset-Karte über das Menü ‚Wert einfügen‘ hinzufügen.

Die Namen und E-Mail-Adressen von verwandten Niederlassungs-, Standort-, Bearbeiter-, Bearbeitergruppen-, Personen-, Personengruppen-, Lieferanten-, Budgetverantwortlichen- und Servicefensterkarten können jetzt in automatisierten Aktionen verwendet werden.

Bereiten Sie sich mit besserem Logging auf NIS 2 vor

Im Jahr 2024 hat die EU die NIS 2-Richtlinie eingerichtet, um die Cybersicherheitsinfrastruktur in ihren Mitgliedstaaten zu verbessern. Während die Gesetzgebung pro Land noch Gestalt annimmt, haben wir uns angesehen, was von Softwareanbietern erwartet wird.

Wir haben festgestellt, dass insbesondere die Protokollierungsfunktionen einige Anpassungen benötigten, um besser mit den bevorstehenden NIS 2-Vorschriften übereinzustimmen. Dies führte zu einigen Ergänzungen dessen, was tatsächlich in den TOPdesk Log Files protokolliert wird. TOPdesk protokolliert jetzt mehr Informationen über Änderungen in Berechtigungsgruppen, Bearbeitergruppen, Bearbeitern, Filterkonfigurationen und Authentifizierungseinstellungen.

Wie die EU-Mitgliedstaaten die NIS 2-Richtlinien in Gesetze umsetzen, ist derzeit noch teilweise unklar. Daher gehen wir davon aus, in Zukunft weitere Änderungen an TOPdesk vornehmen zu müssen.

Detailliertere Informationen zu den Änderungen, die an unserem Logging in Bezug auf NIS 2 vorgenommen wurden, finden Sie im Wissensartikel KI 18637 auf My TOPdesk.

Weitere Updates

• Verantwortungsvolle Datenverwaltung: Wir haben sowohl die Anonymisierungs- als auch die Dateientfernungseinstellungen aktualisiert:
  • Beide Einstellungsseiten haben ein neues Aussehen erhalten. Insgesamt sind die Seiten übersichtlicher und einfacher zu navigieren. Jeder Kartentyp hat jetzt eine Dropdown-Liste mit Standardwerten zur Auswahl, enthält jedoch weiterhin die Option, einen benutzerdefinierten Wert einzugeben.
  • Der Standardmodus zur Anonymisierung ist jetzt für alle Module auf ‚anonymisieren‘ eingestellt.
  • Der neue Standardaufbewahrungszeitraum für die Anonymisierung beträgt 6 Monate. Für die Dateientfernung ist er auf 1 Jahr eingestellt.
• Unterstützung von Clientzertifikaten: Sie können jetzt ein Clientzertifikat als Authentifizierungsmethode für den Import von Stammdaten (Entra ID als Quelle), den Assetmanagement-Import (Intune als Quelle) und für das Versenden von E-Mails aus TOPdesk verwenden.
• Stammdaten-Import: Verschiedene Attribute sind jetzt für den Stammdaten-Import verfügbar, die Ihnen helfen, von benutzerdefinierten Importen zu Stammdaten-Importen zu migrieren:
  • externalID und importID. Dies sind Active Directory-Felder, die nur für den Import von TOPdesk verfügbar sind und daher nicht manuell in TOPdesk angepasst werden können. Dies garantiert, dass sie nicht verändert werden.
  • Dieses Feld gibt den Security Identifier (SID) eines Benutzers in einem Active Directory an, der einen eindeutigen Wert darstellt.
  • Gruppenmitgliedschaften können jetzt importiert werden, wenn Sie Microsoft Entra ID als Ihre Quelle verwenden, was Ihnen hilft, Entra ID als Quelle zum Verknüpfen von Personen mit Personengruppen zu verwenden. Tun Sie dies, indem Sie das Feld ‚memberOfGroups‘ einem Feld in TOPdesk zuordnen. Darüber hinaus hilft Ihnen die Zuordnung dieses neuen Feldes, fehlende Personengruppen basierend auf ihrem Namen in Ihrer Quelle zu erstellen.