So optimieren Sie Ihr Change Advisory Board für ein schnelleres IT-Changemanagement

Ein Change Advisory Board (CAB) ist für das Management von IT-Changes von entscheidender Bedeutung, aber seien wir ehrlich: Es kann Ihren IT-Changemanagement-Prozess erheblich verlangsamen. In diesem Blogartikel wird erläutert, wie Sie durch die Neugestaltung Ihres Change Advisory Board Ihren IT-Changemanagement-Prozess beschleunigen können, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Das Change Advisory Board verstehen

Das Change Advisory Board, das in der Regel aus Vertretern der IT-Abteilung und des Unternehmens besteht, unterstützt den IT-Changemanagement-Prozess, indem es alle nicht standardmäßigen IT-Changes sorgfältig prüft, genehmigt und überwacht. Sein Hauptziel ist es, sicherzustellen, dass diese IT-Changes mit den strategischen Zielen übereinstimmen und gleichzeitig potenzielle Risiken minimiert werden. Das CAB fungiert in der Regel als Gatekeeper und untersucht vorgeschlagene Changes, um deren Priorität, Durchführbarkeit und potenzielle Auswirkungen auf bestehende Systeme zu bewerten.

Warum Ihr Change Advisory Board nicht funktioniert

Traditionelle Change Advisory Boards können ein zweischneidiges Schwert sein. Theoretisch sind sie eine hervorragende Möglichkeit, Changes in Ihrem Unternehmen zu kontrollieren. In der Praxis verlangsamen sie jedoch Ihren IT-Changegenehmigungs-Prozess.

Es gibt viele Unternehmen, in denen die Bearbeitung von IT-Changes Wochen oder sogar Monate dauert. In einer Welt, in der Agilität und Anpassungsfähigkeit für IT-Organisationen unverzichtbar geworden sind, ist dies inakzeptabel. Aber wie können Sie den Genehmigungsprozess für Changes beschleunigen, ohne die Kontrolle zu verlieren?

Umdenken: Neubewertung der Rolle des Change Advisory Board

Durch die Modernisierung der Rolle des Change Advisory Board wird Ihr IT-Changemanagement-Prozess schneller und agiler . Damit dies jedoch erfolgreich ist, müssen Sie umdenken:

Nicht alle Changes erfordern eine CAB-Bewertung

Nicht jeder Change muss vom Change Advisory Board geprüft werden. Die Festlegung klarer Kriterien für die Entscheidung, welche Changes eine CAB-Prüfung erfordern, kann bereits zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führen. In der Regel sollten Changes mit hoher Auswirkung und hohem Risiko, die kritische Systeme oder Dienste stören könnten, im Fokus des Change Advisory Board stehen. Standardchanges hingegen – also solche mit minimalem Risiko und minimaler Auswirkung – können und sollten ohne das Change Advisory Board bewertet werden. Durch die Einteilung der Changes in hohe, mittlere und geringe Auswirkungen können Unternehmen die Spreu vom Weizen trennen und entscheiden, welche Changes die Zeit und Mühe Ihres CAB wert sind und welche nicht.

Delegieren von Changes mit geringen und mittleren Auswirkungen

Durch die Delegierung von Changes mit geringen und mittleren Auswirkungen an die zuständigen Personen oder Teams können Engpässe drastisch reduziert und die Agilität gefördert werden. Dieser Ansatz beschleunigt Ihren IT-Changemanagementprozess, schafft Verantwortungsbewusstsein und hilft Teams, sich weiterzuentwickeln. So können diejenigen, die den Changes am nächsten stehen, schnell und unter Einsatz ihres Fachwissens handeln, während sich das Change Advisory Board auf Changes mit hoher Priorität konzentriert.

Nicht jeder Change erfordert die Prüfung durch einen Change Advisory Board.

Einführung des Quick Impact Score

Der Quick Impact Score ist ein strukturierter Ansatz zur Bewertung der Auswirkungen vorgeschlagener Changes. Durch die Einstufung von Changes als gering, mittel oder hoch nach vordefinierten Kriterien können Unternehmen ihre Entscheidungsfindung rationalisieren und sicherstellen, dass nur die wichtigsten Changes vom Change Advisory Board bewertet werden.

Als vereinfachte Version einer Wirkungsanalyse für nicht standardmäßige Changes dient der Quick Impact Score dazu, zu bestimmen, ob eine Changeanforderung überhaupt genehmigt werden sollte und wenn ja, von wem.

So führen Sie den Quick Impact Score ein

Schritt 1: Wählen Sie Ihre Auswirkungskriterien

Zunächst einmal sollten wir herausfinden, was bei der Bewertung der Auswirkungen eines Changes zählt. Diese Kriterien geben Ihnen ein klares Bild vom Umfang des Changes und möglichen Folgewirkungen.

Beispiele für Auswirkungskriterien:

• Anzahl der betroffenen Melder: Wie viele Personen sind von dem Change betroffen, wenn etwas schief geht? Je höher die Zahl, desto größer die Auswirkungen.
• Kosten: Welche Kosten würden mit der Umsetzung des Changes verbunden sein? Je höher die Kosten, desto größer die Auswirkungen.
• Anzahl der beteiligten Mitarbeiter: Wie viele Mitarbeiter wären an der Umsetzung des Changes beteiligt? Je mehr Mitarbeiter und Parteien beteiligt sind, desto größer sind die Auswirkungen.
• ITSM-Sicherheit: Welche Sicherheitsrisiken würde dieser Change mit sich bringen? Wenn der Change ein Sicherheitsrisiko darstellen könnte, handelt es sich höchstwahrscheinlich um einen Change mit großen Auswirkungen.
• Gesetze und Vorschriften: Würde der Change in irgendeiner Weise Ihre Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften beeinträchtigen? Wenn die Antwort „Ja” lautet, hat die Changeanforderung wahrscheinlich erhebliche Auswirkungen.

Schritt 2: Definieren Sie die Auswirkungsstufen für jedes Kriterium

Nachdem Sie nun Ihre Kriterien festgelegt haben, ist es an der Zeit, die Einsätze festzulegen. Legen Sie für jedes Kriterium fest, was geringe, mittlere und erhebliche Auswirkungen sind. Ein Change mit geringen Auswirkungen verursacht beispielsweise nur minimale Störungen und kostet fast nichts, während ein Change mit großen Auswirkungen einen großen Kundenstamm betreffen oder erhebliche Compliance-Risiken mit sich bringen kann. Die Unterscheidung dieser Auswirkungsstufen hilft dabei, genaue Bewertungen vorzunehmen und Ressourcen effizient zu verwalten.

Schritt 3: Bestimmen Sie die Genehmiger für jede Auswirkungsstufe

Nachdem die Auswirkungsstufen festgelegt sind, ist es an der Zeit zu bestimmen, wer Changes mit geringen, mittleren und großen Auswirkungen bewertet und genehmigt. Natürlich können Sie dies nach Belieben gestalten, aber es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Qualitätskontrolle und schneller Entscheidungsfindung zu finden. Der Trick besteht darin, nur die notwendigen Personen einzubeziehen.

Für Changes mit geringen Auswirkungen ist möglicherweise keine formelle Genehmigung erforderlich, sodass die Teams schnell vorankommen können. Changes mit mittleren Auswirkungen erfordern möglicherweise die Genehmigung durch eine bestimmte Person, z. B. einen Change- oder IT-Manager, um eine zusätzliche Überprüfungsebene zu schaffen. Änderungen mit hoher Auswirkung erfordern die Hilfe des Change Advisory Board.

Der Quick Impact Score in der Praxis

Angenommen, Sie möchten eine kostenlose Anwendung wie Notepad++ für das gesamte Unternehmen aktualisieren. Dies kann von einem einzigen Applicationmanager in weniger als einem Tag erledigt werden und wirft keine Sicherheits- oder Compliance-Probleme auf. Wie sieht also der Quick Impact Score aus?

1. Bewerten Sie die Changeanforderung anhand Ihrer Kriterien

Sie bewerten die Kriterien wie folgt:

• Anzahl der betroffenen Melder: alle Mitarbeiter => hohe Auswirkung
• Kosten: kostenlos => geringe Auswirkung
• Anzahl der beteiligten Bearbeiter: 1 => geringe Auswirkung
• Sicherheit: keine Sicherheitsrisiken => geringe Auswirkung
• Gesetze und Vorschriften: nicht zutreffend

2. Die höchste Punktzahl ist Ihr Impact Score

Bei der Überprüfung des gesamten Quick Impact Score wird der Impact Score einer Changeanforderung durch den höchsten Wert bestimmt – nicht durch einen Durchschnittswert. In diesem Beispiel sind alle Impact Scores niedrig, mit Ausnahme der „Anzahl der betroffenen Melder”, die hoch ist. Das bedeutet, dass der Impact Score für diese gesamte Changeanforderung hoch ist.

3. Prüfen Sie, ob Sie die Auswirkungen Ihrer Chnageanforderung verringern können

Wenn Sie einen Change Request mit mittleren oder hohen Auswirkungen haben, lautet die Frage: Gibt es etwas, was Sie tun können, um die Auswirkungsbewertung zu senken?

Im Fall der Aktualisierung von Notepad++ prüfen Sie, ob Sie die Anzahl der betroffenen Melder verringern können. Vielleicht indem Sie die Aktualisierungen außerhalb der regulären Arbeitszeiten durchführen. Oder indem Sie zunächst eine Einführung in einer kleinen Testgruppe durchführen. Wenn dies erfolgreich ist, senken Sie auch die Auswirkungen der Aktualisierung der App für den Rest des Unternehmens.

Wie sich der Quick Impact Score auf das Change Advisory Board auswirkt

Wenn Sie den Quick Impact Score implementieren, werden in der Regel etwa 80 Prozent aller Anfragen als Anfrage mit geringen Auswirkungen und 10 bis 15 Prozent als Anfragen mit mittleren Auswirkungen eingestuft. Das bedeutet, dass Ihr Change Advisory Board nur 5 bis 10 Prozent der Chnage Requasts bearbeiten müsste, die es derzeit bearbeitet. Lassen Sie das einen Moment auf sich wirken: Ihr Change Advisory Board hätte nur noch 5 bis 10 Prozent der derzeitigen Arbeitslast. Wie wäre es damit für einen schnelleren IT-Changemanagementprozess?

Widerstände gegen ein modernes Change Advisory Board überwinden

Bei der Umstellung auf agilere Prozesse ist es wichtig, die Mitglieder des Change Advisory Board mit ins Boot zu holen. Ihre Unterstützung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen IT-Changemanagement. Aber Widerstände sind natürlich, wie gehen wir also damit um?

Umgang mit häufigen Einwänden von Mitgliedern des Change Advisory Board

Das Change Advisory Board könnte befürchten, die Kontrolle zu verlieren, wenn das Unternehmen auf den Quick Impact Score umstellt. Es ist wichtig, ihnen zu versichern, dass diese Umstellung lediglich dazu dient, ihre Zeit und Energie auf kritische, wirkungsvolle Changes zu konzentrieren, anstatt ihre Kontrolle zu verringern. Dieser Ansatz steigert tatsächlich die Effizienz, indem er die Governance des CAB auf das Wesentliche konzentriert und gleichzeitig Verzögerungen bei der Bearbeitung von Changes mit geringer Wirkung reduziert.

Förderung einer Kultur der Agilität und Effizienz

Um die Vorteile agiler Arbeitsweisen wirklich zu vermitteln, sollten Sie klar kommunizieren, wie optimierte Prozesse zu schnelleren Genehmigungszeiten und schnelleren Reaktionen auf geschäftliche Anforderungen führen. Durch die Hervorhebung dieser Zeitersparnisse können die Mitglieder des Change Advisory Board erkennen, wie sie dadurch mehr Zeit für strategischere, hochwertigere Aufgaben gewinnen und ihren Gesamtbeitrag zum Unternehmen steigern können.

Best Practices für ein agileres Change Advisory Board

Um Ihr Change Advisory Board noch agiler zu machen, ist es wichtig, einige Best Practices zu beherzigen. Die Straffung von Besprechungen, der Einsatz von Technologie und die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung sind wichtige Strategien, die es zu berücksichtigen gilt.

1. Optimierung effektiver CAB-Sitzungen

Effektive Change Advisory Board-Sitzungen beginnen mit einer gut durchdachten Tagesordnung. Achten Sie bei der Vorbereitung dieser Tagesordnung darauf, dass Sie Changes mit großer Wirkung priorisieren, und verteilen Sie sie im Voraus. Halten Sie die Diskussionen straff, indem Sie sich an wesentliche Themen mit festgelegten Zeitlimits halten, und konzentrieren Sie sich auf dringende Themen, um schnellere und entschlossenere Ergebnisse zu erzielen.

2. Nutzung von Technologie und Tools

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Technologie, um die Ergebnisse des Change Advisory Board zu verbessern, beispielsweise mit einer IT-Changemanagement-Software, die Change Requests verfolgt, Routineschritte automatisiert und eine nahtlose Kommunikation zwischen den CAB-Mitgliedern ermöglicht.

3. Kontinuierliche Verbesserung und Feedbackschleifen

Bleiben Sie agil durch kontinuierliche Verbesserung. Bewerten Sie regelmäßig die Leistung des Change Advisory Board und sammeln Sie Feedback von den Mitgliedern. So können Sie Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und sicherstellen, dass der Managementprozess mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.

Was Sie aus diesem Blogartikel mitnehmen sollten

Die Neugestaltung Ihres Change Advisory Board ist der Schlüssel zu einem schnelleren und agileren IT-Changemanagement-Prozess. Durch die Einführung des Quick Impact Score und die Förderung einer Kultur, die Qualitätskontrolle und schnelle Entscheidungsfindung in Einklang bringt, kann Ihr Unternehmen interne Widerstände effektiv angehen und schneller auf geschäftliche Anforderungen reagieren.

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